Kalkulator wpłat na PFRON
Policz koszty PFRON za sierpień 2026
Sprawdź, ile twoja firma wpłaca na PFRON. Przekonaj się, co możesz zrobić, żeby tę kwotę legalnie obniżyć.
Kalkulator automatycznie pobiera aktualne przeciętne wynagrodzenie, więc wynik jest zawsze aktualny.
3 654 zł
Tyle mniej wpłacisz w sierpniu 2026 do PFRON, gdy zatrudnisz jednego nowego pracownika z orzeczeniem.
15 316 zł
Tyle zaoszczędzisz miesięcznie, gdy zwiększysz zatrudnienie o jedną osobę ze znacznym stopniem niepełnosprawności i schorzeniem szczególnym. To najskuteczniejszy sposób na obniżenie wpłaty
W skrócie
- Co liczy: obowiązkową wpłatę na PFRON dla firmy, która nie osiąga 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
- Wynik: liczba etatów brakujących do progu 6% oraz kwota wpłaty miesięcznie i rocznie.
- Kogo dotyczy: pracodawców od 25 etatów (w przeliczeniu na pełny wymiar), którzy nie zatrudniają wymaganych 6% osób z orzeczeniem.
- Wzór: 40,65% × przeciętne wynagrodzenie × liczba etatów brakujących do progu 6%.
- Podstawa kwoty: przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału, ogłaszane przez Prezesa GUS. Dziś jest to 9 562,88 zł. Kwota zmienia się co trzy miesiące, a kalkulator automatycznie pobiera obowiązującą.
- Co obniża wpłatę: zatrudnienie osób z orzeczeniem. Jedna nowa osoba to 3 654 zł mniej miesięcznie, a przy stopniu znacznym ze schorzeniem szczególnie utrudniającym wykonywanie pracy 15 316 zł.
- Ulgi poza zatrudnieniem: certyfikat dostępności obniża samą wpłatę o 5%, jeżeli firma nie jest podmiotem publicznym. Zakup u uprawnionego sprzedającego, udokumentowany informacją INF-U, obniża najwyżej 50% wpłaty za dany miesiąc.
- Podstawa prawna: art. 21 ustawy o rehabilitacji dla samej wpłaty, art. 22 dla obniżenia za zakupy, rozporządzenie z 18 września 1998 r. dla schorzeń obniżających wskaźnik.
- Gdzie się rozliczasz: wynik to szacunek, formalnie rozliczasz się deklaracją DEK w e-PFRON2. Termin na deklarację i przelew to 20. dzień miesiąca następującego po tym, którego wpłata dotyczy. Po tej dacie od zaległości naliczają się odsetki od zaległej wpłaty.
- Aktualność: stan na sierpień 2026. Kwota bazowa zgodna z komunikatem Prezesa GUS o przeciętnym wynagrodzeniu w poprzednim kwartale. Przepisy sprawdziliśmy w sierpniu 2026.
Dla kogo jest kalkulator?
Kalkulator odpowiada na pytanie – czy twoja firma ma obowiązek wpłaty i ile on wynosi. Najczęściej sięgają po niego firmy, w których zatrudnienie właśnie przekroczyło 25 etatów i temat pojawił się pierwszy raz. Skorzystają z niego najbardziej:
- Pracodawcy z zatrudnieniem od 25 etatów w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
- Firmy, w których osoby z orzeczeniem zajmują mniej niż 6% etatów.
- Działy kadr i płac, którym potrzebna jest kwota razem z wyliczeniem, nie sama kwota.
- Pracodawcy rozważający zatrudnienie osoby z orzeczeniem, którzy chcą wiedzieć, o ile spadnie wtedy wpłata.
Próg 25 liczy się w etatach, nie w osobach. Trzydzieści osób na pół etatu daje piętnaście etatów, więc obowiązek nie powstaje. Nie powstaje też przy wskaźniku 6% i wyższym.
Uczelnie, szkoły, przedszkola, żłobki i placówki opiekuńczo-wychowawcze mają własny próg 2% (art. 21 ust. 2b ustawy o rehabilitacji) i rozliczają się drukiem DEK-1-b. Wpłatę przy tym progu policzy kalkulator PFRON dla szkół.
Co nim policzysz?
Kalkulator zamienia dwie liczby z Twoich kadr na kwotę i pokazuje, co nią rusza. Nie musisz przy tym wertować przepisów. Zobaczysz:
- Wysokość wpłaty miesięcznej i tę samą kwotę w skali roku.
- Wskaźnik zatrudnienia osób z orzeczeniem na skali do progu 6%.
- Liczbę etatów brakujących do progu, czyli to, za co wpłata jest naliczana.
- Cztery drogi obniżenia wpłaty. Trzy prowadzą przez zatrudnienie i różnią się stopniem oraz schorzeniem, czwarta przez zakupy u uprawnionego sprzedającego z ulgą INF-U.
Każdy scenariusz pokazuje oszczędność miesięczną i roczną, więc wybór opierasz na porównaniu kwot, nie na przeczuciu.
Jak kalkulator liczy wpłatę PFRON?
Kalkulator liczy wpłatę wzorem z art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji:
K = 0,4065 × PW × [(ZOG × 0,06) − ZON]
- K – kwota wpłaty
- PW – przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału, ogłaszane przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim (art. 2 pkt 4 ustawy o rehabilitacji w związku z art. 20 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS). Dziś jest to 9 562,88 zł
- ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełne etaty, z miesiąca sprawozdawczego
- 0,06 – wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, czyli 6%
- ZON – stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełne etaty, z tego samego miesiąca
Gdy wśród zatrudnionych są pracownicy ze schorzeniem szczególnie utrudniającym wykonywanie pracy, wskaźnik liczy się drugim wzorem (art. 21 ust. 4 ustawy oraz rozporządzenie z 18 września 1998 r.):
WO = (3 × ZS + 2 × US + ZON) / ZOG
- WO – wskaźnik zatrudnienia po uwzględnieniu schorzeń szczególnych
- ZS – pracownicy ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym, w etatach
- US – pracownicy ze stopniem umiarkowanym i schorzeniem szczególnym, w etatach
W praktyce jeden etat ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym zmniejsza niedobór o cztery etaty, bo waży potrójnie w liczniku i dodatkowo wchodzi do ZON. Etat ze stopniem umiarkowanym i takim schorzeniem zmniejsza go o trzy.
Stany zatrudnienia podaje się z dwoma miejscami po przecinku, liczbę brakujących etatów z czterema, a samą kwotę wpłaty zaokrągla się do pełnych złotych matematycznie, więc końcówka poniżej 50 groszy spada w dół. Zaokrąglanie daniny zawsze w górę jest błędem.
Nasz kalkulator sprawdza, ilu etatów brakuje do progu 6%, i mnoży ten niedobór przez 40,65% przeciętnego wynagrodzenia. Wpłata roczna to wynik miesięczny razy dwanaście. Przeciętne wynagrodzenie podstawia z komunikatu GUS obowiązującego w dniu odczytu, więc kwota nie wymaga ręcznej aktualizacji.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. 1997 nr 123 poz. 776, t.j. Dz.U. 2026 poz. 884), art. 21.
Jak korzystać z kalkulatora krok po kroku
Wystarczą cztery kroki. Ty wpisujesz dane, a kalkulator robi resztę. Przy każdym polu jest wyjaśnienie, co dokładnie w nim wpisać.
- Wpisz stan zatrudnienia ogółem. Podajesz etaty w przeliczeniu na pełny wymiar, nie liczbę osób. Okres rozliczeniowy kalkulator ustawia sam. Domyślnie jest to bieżący. Zmieniasz go tylko wtedy, gdy liczysz wcześniejszy kwartał.
- Rozpisz pracowników z orzeczeniem. Ich etaty wpisujesz w podziale na stopnie, każdy w swoim polu. Jeśli nikogo z orzeczeniem nie zatrudniasz, zostaw zera.
- Zaznacz ulgi, jeśli je masz. Certyfikat dostępności obniża wpłatę o 5%, a kwotę ulgi za zakupy przepisujesz z informacji INF-U. Bez nich pomijasz ten krok.
- Odczytaj wynik i sprawdź, jak go obniżyć. Zobaczysz wpłatę miesięczną i roczną oraz wskaźnik zatrudnienia na pasku. Pod wynikiem znajdziesz cztery scenariusze obniżenia wpłaty, każdy z oszczędnością miesięczną i roczną.
Jak czytać wynik?
Kalkulator pokazuje kilka liczb naraz. Każda odpowiada na inne pytanie.
- Pasek wskaźnika pokazuje, jak blisko progu 6% jest twoja firma. Im wyżej sięga, tym niższa wpłata, a po osiągnięciu progu obowiązek znika.
- Wpłata miesięczna to kwota należna przy obecnym zatrudnieniu. Od niej zaczynasz planowanie.
- Wpłata roczna to prognoza, czyli wynik miesięczny razy dwanaście. Pokazuje skalę kosztu, ale nie jest kwotą pewną. Zmiana zatrudnienia, przeciętnego wynagrodzenia albo zakresu ulg przesunie ją w trakcie roku.
- Sekcja o obniżeniu wpłaty podaje, ilu etatów osób z orzeczeniem brakuje, żeby obniżyć wpłatę praktycznie do zera. Pokazuje też, ile zakupów u uprawnionego sprzedającego trzeba udokumentować, żeby zmniejszyć ją maksymalnie o połowę. Pojedyncze zatrudnienie policzysz dokładniej w kalkulatorze, który pokazuje, o ile spadnie wpłata po zatrudnieniu jednej osoby.
Gdy wiesz, skąd bierze się każda liczba, łatwiej zdecydować, czy zostawiasz wpłatę bez zmian, czy obniżasz ją przez zatrudnienie.
Przykłady różnych firm
Trzy firmy, które policzyły wpłatę i zdecydowały się na zatrudnienie pracowników z orzeczeniem. Każda zaczynała w innym miesiącu i przy innej skali zatrudnienia, ale ruch był ten sam. Firmy nie osiągały wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, czyli wymaganych 6%. Dokonywały więc co miesiąc wpłaty na PFRON.
Piekarnia z trzema punktami sprzedaży
Piekarnia zatrudniała 38 osób w przeliczeniu na pełne etaty i nikogo z orzeczeniem. Do osiągnięcia wskaźnika 6% brakowało jej 2,28 etatu, więc za listopad 2025 zapłaciła 8 108 zł.
W grudniu zatrudnienie podjęły dwie osoby ze stopniem lekkim, obie na pełny etat. Jedna stanęła za ladą, druga do pakowania zamówień na wynos. Do wskaźnika brakowało już 0,4 etatu, a wpłata za grudzień wyniosła 1 426 zł. Co miesiąc w kasie piekarni zostaje 6 682 zł.
Sieć sklepów ogrodniczych
Sieć zatrudniała 92 osoby w przeliczeniu na pełne etaty, wszystkie bez orzeczenia. Do osiągnięcia wskaźnika 6% brakowało 5,52 etatu, a wpłata za styczeń 2026 wyniosła 19 683 zł.
W kwietniu zatrudnienie podjęły dwie osoby, obie na pełny etat. Pierwsza ma stopień znaczny i schorzenie szczególne. Pracuje z domu i prowadzi sklep internetowy sieci. Opisuje produkty, obsługuje media społecznościowe. Zajmuje się też mailingiem do klientów. Druga ma stopień lekki i kompletuje zamówienia w magazynie.
Ustawodawca przewidział preferencję dla pracodawców zatrudniających osoby ze schorzeniami szczególnymi, dzięki której firma dochodzi do wymaganego wskaźnika szybciej. Właśnie dlatego dwa etaty wystarczyły tam, gdzie brakowało ponad pięciu. Do wskaźnika brakowało już 0,64 etatu, a wpłata za kwiecień wyniosła 2 393 zł. Wpłata na PFRON zmniejszyła się o 17 290 zł miesięcznie, czyli o 207 480 zł w skali roku
Zakład produkcyjny
Zakład zatrudniał 274 osoby w przeliczeniu na pełne etaty, w tym dwie osoby ze stopniem lekkim. Większość załogi pracuje przy maszynach, reszta na magazynie i w logistyce. Do osiągnięcia wskaźnika 6% brakowało 14,44 etatu, a wpłata za kwiecień 2026 wyniosła 53 990 zł.
W czerwcu zatrudnienie podjęły cztery osoby ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym. Każda na pełny etat i każda zdalnie. Dwie przyjmują zamówienia telefonicznie i mailowo. Dwie zajmują się sprzedażą w internecie. Piszą opisy produktów w sklepie, prowadzą blog firmowy i profil na LinkedIn. Odpowiadają też za wysyłkę powiadomień mailowych.
Od czerwca 2026 zakładowi nie brakuje już ani jednego etatu do osiągnięcia wskaźnika 6%, więc nie musi dokonywać wpłat na PFRON. Wpłata przestała obciążać budżet, a wynik finansowy zakładu poprawił się o 53 990 zł miesięcznie i o 647 880 zł w skali roku.
Sprawdź to na swoich liczbach
Nasz kalkulator liczy dokładnie tak samo. Ustaw miesiąc, wpisz etaty ogółem i etaty pracowników z orzeczeniem. Zobaczysz, ilu etatów brakuje twojej firmie do wskaźnika 6% i ile wynosi wpłata. Potem dopisz jeden albo dwa etaty w polach ze stopniami i sprawdź, jak zmieni się kwota. To ta sama droga, którą przeszły trzy firmy wyżej.
Poradniki, które wyjaśniają temat głębiej
Pytania, które pojawiają się najczęściej
Czy do 25 etatów wliczam zlecenia i współpracę B2B?
Nie. Do stanu zatrudnienia wchodzą wyłącznie osoby zatrudnione na umowę o pracę, przeliczone na pełne etaty. Umowy zlecenia, umowy o dzieło i współpraca B2B nie liczą się ani do progu 25 etatów, ani do wskaźnika 6%. Działa to w obie strony, bo zatrudnienie osoby z orzeczeniem na zleceniu również nie podniesie wskaźnika.
Co, jeśli mam dokładnie 25 etatów?
Obowiązek już cię obejmuje. Ustawa mówi o zatrudnieniu co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, więc próg liczy się z 25 włącznie. Przy wskaźniku poniżej 6% wpłata jest należna.
Kiedy i jak zgłosić ulgę za zakupy z INF-U?
Informację INF-U wystawia sprzedający, ale najpierw trzeba złożyć mu wniosek. Wniosek składasz jednorazowo, w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a sprzedający wystawia informację po każdej fakturze. Niewykorzystaną część kwoty obniżenia rozliczysz w kolejnych wpłatach przez sześć miesięcy, licząc od dnia otrzymania informacji. Obniżenie nie może przekroczyć połowy wpłaty za dany miesiąc.
Dlaczego wpłata jest inna niż w poprzednim miesiącu?
Bo zmieniło się przeciętne wynagrodzenie, które Prezes GUS ogłasza co kwartał. Kalkulator liczy na kwocie obowiązującej w dniu odczytu, więc ta sama firma dostaje inną wpłatę w innym kwartale. Druga przyczyna leży po twojej stronie, bo wpłata reaguje na każdą zmianę stanu zatrudnienia.
Czy kalkulator wystarczy do rozliczenia z PFRON?
Nie, kalkulator daje szacunek do planowania. Formalnie rozliczasz się w systemie e-PFRON2, składając deklarację DEK-1-0, a w szczególnych przypadkach DEK-1-a albo DEK-1-b. Przy wątpliwościach potwierdź wynik z doradcą albo bezpośrednio z PFRON.
Podstawa prawna i źródła
Kalkulator wpłat na PFRON opiera się na przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Wysokość wpłaty, próg 25 etatów, wymagany wskaźnik 6% i wszystkie drogi obniżenia kwoty wynikają wprost z ustawy i aktów wykonawczych. Poniżej masz komplet przepisów z informacją, którą część narzędzia każdy z nich reguluje.
Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. 1997 nr 123 poz. 776, t.j. Dz.U. 2026 poz. 884).
- art. 2 pkt 4 – definicja przeciętnego wynagrodzenia użytego we wzorze. Rozstrzyga, którą kwotę podstawia kalkulator i kiedy się ona zmienia.
- art. 2 pkt 6 – wskaźnik zatrudnienia liczony w przeliczeniu na pełne etaty po obu stronach ułamka. Stąd kalkulator pyta o etaty, nie o liczbę osób.
- art. 21 ust. 1 – obowiązek miesięcznej wpłaty przy zatrudnieniu co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty oraz sam wzór, czyli iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby brakujących etatów. Reguluje pole „stan zatrudnienia ogółem” i wynik miesięczny.
- art. 21 ust. 2 – zwolnienie z wpłaty przy wskaźniku co najmniej 6%. Reguluje pasek wskaźnika i wynik 0 zł.
- art. 21 ust. 4 i ust. 7 – obniżenie wymaganego wskaźnika przy zatrudnieniu osób ze schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy, wraz z delegacją do rozporządzenia niżej. Stąd korzystniejsze liczenie etatów przy stopniu znacznym i umiarkowanym ze schorzeniem, czyli efektywne wagi ×4 i ×3.
- art. 21 ust. 8 – obniżenie wpłaty o 5% dla pracodawcy innego niż podmiot publiczny, posiadającego certyfikat dostępności. Reguluje przełącznik „certyfikat dostępności”.
- art. 22 – obniżenie wpłaty z tytułu zakupu produkcji lub usługi od uprawnionego sprzedającego, potwierdzane informacją INF-U. Obniżenie sięga połowy wpłaty za dany miesiąc (ust. 3), a niewykorzystaną część rozliczasz przez sześć miesięcy od dnia otrzymania informacji (ust. 4). Reguluje pole „ulga za zakupy z INF-U”.
- art. 49 ust. 2 – termin. Deklarację składasz i wpłaty dokonujesz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania (Dz.U. 1998 nr 124 poz. 820 ze zm.).
- § 1 – zamknięty katalog schorzeń. Schorzenie o zbliżonym ciężarze, którego w wykazie nie ma, nie uruchamia obniżenia.
- § 2 – wzór na wskaźnik obniżający. Razem z § 1 rozstrzyga, które orzeczenia zmieniają liczbę brakujących etatów i o ile.
Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. 2019 poz. 1696, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1411).
- art. 19 ust. 1 – certyfikat dostępności. Jego posiadanie uruchamia obniżenie wpłaty z art. 21 ust. 8 ustawy o rehabilitacji.
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. 2023 poz. 995).
- Wzory deklaracji, w tym miesięcznej DEK-1-0 i rocznej DEK-R. Rozporządzenie ustala oznaczenia komórek zatrudnienia oraz pozycję z liczbą brakujących etatów, czyli miejsce, do którego przenosisz wynik. Deklarację składasz w systemie e-PFRON2.
Przeciętne wynagrodzenie we wzorze (PW) to przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za poprzedni kwartał, ogłaszane przez Prezesa GUS w formie komunikatu w Monitorze Polskim. Kalkulator podstawia kwotę obowiązującą w dniu odczytu.
Widzisz błąd?
Jeśli coś się nie zgadza, jakaś kwota jest nieaktualna albo brakuje danych, których szukasz, napisz przez formularz poniżej. Sprawdzamy każde zgłoszenie, a trafne uwagi nanosimy na stronę. Przepisy się zmieniają, a jedno zgłoszenie od czytelnika bywa szybsze niż nasza kolejna kontrola.
Jeden dodatkowy etat
o tyle spadnie twoja miesięczna wpłata na PFRON, gdy zwiększysz zatrudnienie o jedną osobę z orzeczeniem
gdy ten pracownik ma stopień znaczny
i schorzenie szczególne
miesięczny koszt takiego etatu przy płacy minimalnej
Stan na sierpień 2026.
Szukasz pracownika z orzeczeniem? Znajdziemy kandydata i pomożemy w rozliczeniach z PFRON.
Kandydatów dobieramy do stanowiska. Nie wysyłamy przypadkowych zgłoszeń.