Kalkulator wpłat na PFRON
— policz koszty PFRON w lipcu 2026
Sprawdź, ile Twoja firma wpłaca na PFRON w lipcu 2026 — i co możesz zrobić, żeby tę kwotę legalnie obniżyć.
Kalkulator automatycznie pobiera aktualne przeciętne wynagrodzenie, więc wynik jest zawsze aktualny.
3 654 zł
Tyle mniej wpłacisz w lipcu 2026 do PFRON, gdy zatrudnisz jednego nowego pracownika z orzeczeniem.
15 316 zł
Tyle zaoszczędzisz miesięcznie, gdy zwiększysz zatrudnienie o jedną osobę ze znacznym stopniem niepełnosprawności i schorzeniem szczególnym. To najskuteczniejszy sposób na obniżenie wpłaty
Zainteresowany obniżeniem wpłaty?
📌 W skrócie
- Co liczy: miesięczną i roczną wpłatę na PFRON dla firmy, która nie osiąga 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością.
- Kogo dotyczy: pracodawców od 25 etatów (w przeliczeniu na pełny wymiar), którzy nie zatrudniają wymaganych 6% osób z orzeczeniem.
- Wzór: 40,65% × przeciętne wynagrodzenie × liczba brakujących etatów do 6%
- Podstawa kwoty: przeciętne wynagrodzenie 9 562,88 zł, które PFRON aktualizuje co kwartał na podstawie komunikatu GUS. Kalkulator podstawia bieżącą wartość sam.
- Co obniża wpłatę: zatrudnienie osób z orzeczeniem (najmocniej znaczny lub umiarkowany stopień ze schorzeniem szczególnie utrudniającym pracę), certyfikat dostępności (−5%) oraz ulga za zakupy z dokumentu INF-U (do 50% wpłaty należnej).
- Podstawa prawna: art. 21 i art. 22 ustawy o rehabilitacji oraz rozporządzenie z 18 września 1998 r. o schorzeniach obniżających wskaźnik.
- Gdzie się rozliczasz: deklaracja DEK w systemie e-PFRON2, do 20. dnia miesiąca po miesiącu, którego wpłata dotyczy.
- Aktualność: stawki i przeciętne wynagrodzenie na lipiec 2026, pobierane automatycznie z oficjalnego źródła.
- Wynik: brakujące etaty do 6%, obowiązkową wpłatę na PFRON w ujęciu miesięcznym i rocznym.
Dla kogo jest kalkulator?
Jeśli zastanawiasz się, czy i ile Twoja firma wpłaca na PFRON, to narzędzie pomoże Ci to ustalić i zrozumieć. Przyda się zwłaszcza wtedy, gdy zatrudnienie właśnie przekroczyło 25 etatów i temat wpłaty pojawił się pierwszy raz. Skorzystają z niego najbardziej:
- Pracodawcy z zatrudnieniem co najmniej 25 etatów w przeliczeniu na pełny wymiar — liczą się etaty, nie liczba osób.
- Firmy, w których wskaźnik zatrudnienia osób z orzeczeniem jest niższy niż 6%.
- Działy kadr i płac, które chcą szybko sprawdzić kwotę i jej źródło.
- Pracodawcy rozważający zatrudnienie osób z orzeczeniem i ciekawi, jak zmieni to wpłatę.
Obowiązek nie dotyczy firm poniżej 25 etatów ani tych, które osiągają wskaźnik 6% lub wyższy. Wtedy wpłata wynosi 0 zł. Osobny próg zatrudnienia wynoszący 2% zamiast 6% dotyczy m.in. publicznych i niepublicznych uczelni, szkół, przedszkoli i żłobków (art. 21 ust. 2b ustawy o rehabilitacji).
Co nim policzysz?
Zobaczysz pełny obraz sytuacji firmy wobec PFRON — bez wertowania przepisów. Kalkulator pokazuje:
- Wpłatę miesięczną i jej wartość w skali roku.
- Wskaźnik zatrudnienia osób z orzeczeniem na skali do 6%.
- Ile etatów brakuje, by zejść do zera lub blisko zera.
- Warianty obniżenia wpłaty: przez zatrudnienie oraz przez zakupy z ulgą (INF-U).
Pod wynikiem kalkulator podpowiada też, które rozwiązanie daje największy efekt przy Twojej strukturze zatrudnienia.
Jak kalkulator liczy wpłatę PFRON?
Kalkulator oblicza wpłatę według wzoru określonego w art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji:
K = 0,4065 × PW × [(ZOG × 0,06) − ZON]
Znaczenie symboli:
- K – kwota wpłaty
- PW – przeciętne wynagrodzenie (ogłaszane co kwartał przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS)
- ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy z miesiąca sprawozdawczego
- 0,06 – wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych (6%)
- ZON – stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy z miesiąca sprawozdawczego
Jeżeli wśród zatrudnionych osób niepełnosprawnych są pracownicy ze schorzeniami szczególnymi, wartość ZON zastępuje się wskaźnikiem obliczonym według art. 22 ust. 4 ustawy:
WO = (3 × ZS + 2 × US + ZON) / ZOG
Znaczenie dodatkowych symboli:
- WO – wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych po uwzględnieniu schorzeń szczególnych (wartość podawana z dokładnością do czterech miejsc po przecinku)
- ZS – liczba pracowników ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy
- US – liczba pracowników ze stopniem umiarkowanym i schorzeniem szczególnym w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy
W praktyce oznacza to, jeden etat ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym odpowiada czterem brakującym etatom (mnożnik ×3 z ZS + 1 z ZON), a jeden etat ze stopniem umiarkowanym — trzem brakującym etatom (mnożnik ×2 + 1 z ZON).
Źródło: pfron.org.pl, art. 21 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 913 z późn. zm.)
Przygotowany przez nas kalkulator liczy wpłatę, uwzględniając bieżące przeciętne wynagrodzenie. Pokazuje więc kwotę zgodną z danymi obowiązującymi w dniu odczytu.
Narzędzie sprawdza, ilu etatów brakuje do wymaganego wskaźnika 6%, a potem mnoży ten niedobór przez stawkę zależną od przeciętnego wynagrodzenia. W skrócie: wpłata miesięczna = 40,65% przeciętnego wynagrodzenia × liczba etatów brakujących do wskaźnika 6%, a wpłata roczna to wynik miesięczny razy dwanaście.
Etaty osób ze schorzeniem szczególnym wlicza się do zatrudnienia osób z wyższym wskaźnikiem. Dlatego zatrudnienie osób z orzeczeniami, które jednoznacznie potwierdzają wystąpienie schorzeń szczególnych (lub posiadają zaświadczenie od lekarza specjalisty potwierdzające posiadanie takiego schorzenia) szybciej zbliżają firmę do progu i szybciej obniżają wpłatę.
Przeciętne wynagrodzenie kalkulator pobiera automatycznie z danych GUS.
Jak korzystać z kalulatora krok po kroku
Przejdź przez cztery proste kroki. Przy każdym kalkulator podpowiada, co wpisać.
- Wpisz stan zatrudnienia ogółem — liczbę wszystkich etatów w firmie w przeliczeniu na pełny wymiar (to nie to samo co liczba osób). Okres rozliczeniowy kalkulator ustawia sam według bieżącego przeciętnego wynagrodzenia. Zmieniasz go tylko, gdy liczysz wcześniejszy kwartał.
- Dodaj pracowników z orzeczeniem — wpisz ich etaty według stopnia niepełnosprawności. Jeśli żadnego nie zatrudniasz, zostaw zera. Schorzenie szczególne zaznacz w osobnym polu — taki etat liczy się korzystniej.
- Zaznacz ulgi, jeśli je masz — certyfikat dostępności i kwotę ulgi za zakupy z INF-U. Nie masz ich? Pomiń ten krok.
- Odczytaj wynik i zobacz, jak go obniżyć — sprawdź wpłatę miesięczną i roczną oraz wskaźnik na pasku. Pod wynikiem kalkulator pokazuje warianty obniżenia wpłaty.
Jak czytać wynik?
Wynik to nie tylko kwota — poniżej tłumaczymy, co znaczy każda liczba i co możesz z nią zrobić.
- Pasek wskaźnika pokazuje, jak blisko wskaźnika 6% jest Twoja firma. Im bliżej progu 6%, tym niższa wpłata — po jego osiągnięciu obowiązek znika.
- Wpłata miesięczna to kwota należna co miesiąc przy obecnym zatrudnieniu — punkt wyjścia do planowania.
- Wpłata roczna najczęściej dopiero uświadamia realną skalę kosztu i pokazuje, ile firma może odzyskać, zbliżając się do progu.
- Sekcja „jak obniżyć” mówi konkretnie, ilu etatów osób z orzeczeniem brakuje, by zejść niemal do zera. Wskazuje ile ulgi za zakupy trzeba nabyć, by obniżyć wpłatę nawet o połowę.
Gdy rozumiesz wynik, łatwiej podjąć świadomą decyzję — zostawić wpłatę bez zmian albo ją obniżyć.
Przykłady różnych firm
Zobacz, ile realnie płacą trzy różne firmy, i ile mogą zaoszczędzić, zatrudniając osoby z orzeczeniem. Każdy wynik wyliczył ten sam kalkulator, uwzględniając aktualne przeciętne wynagrodzenie.
Rodzinna sieć piekarni
Trzy osiedlowe piekarnie pod jednym szyldem, 38 etatów. Obowiązek wpłaty pojawił się po przekroczeniu progu 25 etatów. W listopadzie 2025 piekarnia wpłacała do PFRON 4 552 zł miesięcznie.
Właściciel zatrudnił 2 osoby z orzeczeniem o lekkim stopniu, w wymiarze 1,25 etatu. Od grudnia 2025 wpłata spadła do 374 zł — to 4 178 zł mniej co miesiąc, czyli 50 136 zł oszczędności w skali roku.
Sieć sklepów ogrodniczych
Regionalna sieć sklepów ogrodniczych z własnym magazynem i dostawami, 92 etaty, ze szczytem na wiosnę. W styczniu 2026 wpłata sięgała 12 551 zł miesięcznie.
Wystarczyła jedna zmiana kadrowa. Firma zatrudniła 1 osobę ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym, w wymiarze 0,75 etatu. Od kwietnia 2026 wpłata spadła do 2 112 zł. To 10 439 zł mniej miesięcznie, czyli firma obniżyła koszty o 125 268 zł rocznie.
Producent narzędzi
Zakład produkcji narzędzi ogrodniczych pod Ożarowem Mazowieckim. Produkcja, magazyn i logistyka, łącznie 274 etaty. Przy tej skali wpłata była najwyższa z całej trójki. W kwietniu 2026 wynosiła 46 512 zł miesięcznie.
Po zatrudnieniu 3 osób ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym, każdej na pełny etat, od czerwca 2026 wpłata spadła do 2 410 zł. To 44 102 zł mniej miesięcznie i 529 224 zł oszczędności rocznie. Firma obniżyła więc koszty o ponad pół miliona złotych rocznie.
Pytania, które pojawiają się najczęściej
Czy do 25 etatów wliczam zlecenia i współpracę B2B?
Przy wyliczaniu wskaźnika zatrudnienia uwzględnia się wyłącznie umowy o pracę przeliczone na pełne etaty. Umowy zlecenia i współpraca B2B nie wchodzą do tego stanu.
Co, jeśli mam dokładnie 25 etatów?
Obowiązek dotyczy zatrudnienia od 25 etatów włącznie. Przy 25 etatach i wskaźniku poniżej 6% wpłata już Cię obejmuje.
Kiedy i jak zgłosić ulgę za zakupy z INF-U?
Ulgę dokumentuje druk INF-U wystawiony przez sprzedającego. Od 1 marca 2026 nabywca musi wcześniej złożyć sprzedającemu jednorazowy pisemny wniosek. Niewykorzystaną część rozliczysz przez kolejne sześć miesięcy.
Dlaczego wpłata jest inna niż w poprzednim miesiącu?
Bo zmienia się przeciętne wynagrodzenie ogłaszane co kwartał przez GUS. Kalkulator bierze kwotę obowiązującą w dniu odczytu, więc ten sam profil firmy daje inną wpłatę w innym kwartale. To aktualizacja zmiennej, nie błąd.
Czy kalkulator wystarczy do rozliczenia z PFRON?
Kalkulator daje rzetelny szacunek przydatny do planowania, ale nie zastępuje oficjalnego rozliczenia. Obowiązek formalny wypełniasz w systemie e-PFRON2, składając deklarację DEK-I-O (lub DEK-I-a/DEK-I-b zależnie od sytuacji). W razie wątpliwości skonsultuj wynik z doradcą lub bezpośrednio z PFRON.
Podstawa prawna i źródła
Kalkulator wpłat na PFRON opiera się na przepisach o rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych. Wysokość wpłaty, próg 25 pracowników, wymagany wskaźnik 6% oraz wszystkie drogi obniżenia kwoty wynikają wprost z ustawy i aktów wykonawczych. Poniższe przepisy definiują, co dokładnie liczy narzędzie i skąd bierze każdą wartość.
Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 1997 r. nr 123 poz. 776, tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 913).
- art. 21 ust. 1 – obowiązek miesięcznej wpłaty dla pracodawcy zatrudniającego co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty i sam wzór: iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby brakujących etatów. Reguluje pole „stan zatrudnienia ogółem” i wynik miesięczny.
- art. 21 ust. 2 – zwolnienie z wpłaty przy wskaźniku co najmniej 6%. Reguluje pasek zatrudnienia i stan „0 zł”.
- art. 21 ust. 2 w związku z ust. 7 – obniżenie wskaźnika, gdy zatrudniasz osoby ze schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy (ust. 7 to delegacja do rozporządzenia niżej). Reguluje korzystniejsze liczenie etatów przy stopniu znacznym i umiarkowanym ze schorzeniem (efektywna waga ×4 i ×3).
- art. 21 ust. 8 – obniżenie wpłaty o 5% dla pracodawcy z certyfikatem dostępności. Reguluje przełącznik „certyfikat dostępności”.
- art. 22 – obniżenie wpłaty z tytułu zakupu usługi lub produkcji od uprawnionego sprzedawcy, do 50% wpłaty należnej, potwierdzane informacją INF-U (niewykorzystaną część rozliczasz przez 6 miesięcy). Reguluje pole „ulga za zakupy”.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania (Dz.U. z 1998 r. nr 124 poz. 820).
- § 1 – zamknięta lista schorzeń szczególnie utrudniających pracę.
- § 2 – sposób obniżania wskaźnika. Razem rozstrzygają, które orzeczenia dają w kalkulatorze wagę ×4 lub ×3 i jak przekłada się to na liczbę brakujących etatów.
Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. z 2024 r. poz. 1411).
- art. 19 – certyfikat dostępności wydawany firmie na cztery lata. To źródło certyfikatu, który przez art. 21 ust. 8 uruchamia obniżenie wpłaty o 5%.
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON przez pracodawców zobowiązanych do wpłat (Dz.U. z 2023 r. poz. 995).
- Wzory deklaracji DEK (m.in. DEK-I-0 i roczna DEK-R) – oznaczenia komórek zatrudnienia oraz pozycja z liczbą brakujących etatów. To formularz, na który przenosisz wynik; wpłatę składasz w systemie e-PFRON2 do 20. dnia następnego miesiąca (art. 49 ust. 2 ustawy).
Przeciętne wynagrodzenie we wzorze (Pw) to przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce za poprzedni kwartał, ogłaszane przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim. Kalkulator pobiera je automatycznie, więc kwota odpowiada stanowi na dzień odczytu.
Poradniki, które wyjaśniają temat głębiej
Masz pomysł na lepszą wersję?
Jeśli zauważyłeś błąd, nieaktualną informację albo są dane, których tu brakuje, napisz przez formularz poniżej. Każda uwaga pomaga utrzymać kalkulator w zgodzie z aktualnymi przepisami.
<!-- banery -->