Podpowiadamy, jak rozliczyć zbiórkę publiczną. Poznaj terminy, rodzaje i zasady sprawozdań
Przebrnąłeś przez proces organizacji zbiórki, dokonałeś jej rejestracji i przeszedłeś do działania. Zatrzymaj się! Przed Tobą jest jeszcze trochę formalności. Zanim Twoja zbiórka dobiegnie końca, przygotuj się i odrób jeszcze jedną lekcję. Dzisiaj podpowiemy Ci, jak rozliczyć zbiórkę publiczną i jakie sprawozdania powinieneś złożyć. Chcemy, by zarządzanie Twoją zbiórką było faktycznie proste i bezstresowe.
Przeczytaj nasz poradnik dzięki, któremu unikniesz problemów związanych ze złożeniem rozliczenia zbiórki publicznej. Sprawdź terminy oraz rodzaje sprawozdań i informacji, które musisz koniecznie przekazać Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji. Niezależnie od tego, czy prowadzisz zbiórkę krótkoterminową, czy długoterminową, znajdziesz tutaj wszystkie niezbędne informacje, które pomogą Ci prawidłowo rozliczyć każdą zebraną złotówkę i każdy dar rzeczowy.
Co zawiera wzór sprawozdania z przeprowadzonej zbiórki?
We wzorach sprawozdań z przeprowadzonej zbiórki publicznej odejdziesz pola do uzupełnienia, w których zamieścisz:
- podstawowe informacje o zbiórce i okresie sprawozdawczym,
- dane organizatora,
- wysokość i rodzaj zebranych ofiar z podziałem na dary rzeczowe i środki pieniężne,
- informacje o poniesionych kosztach organizacji zbiórki publicznej z podziałem na: koszty puszek, identyfikatorów, wykorzystanego sprzętu, kampanii informacyjnej i reklamowej, czy koszty administracyjne oraz wynagrodzeń,
- dane o wysokości i rodzaju rozdysponowanej gotówki i darów rzeczowych.
Jakie są rodzaje sprawozdań?
Niezależnie od tego, jakiego typu organizatorem jesteś oraz czy prowadziłeś zbiórkę krótkoterminową i ona się zakończyła, czy prowadzisz zbiórkę długoterminową, masz obowiązek do cyklicznego przedkładania sprawozdań. Dotyczą one 2 rodzajów rozliczeń:
- rozliczenia przeprowadzonej zbiórki (z zebranych środków i darów),
- rozliczenia z rozdysponowania zebranych ofiar.
Sprawozdania te mogą być całościowe, częściowe i końcowe. Gdy przedkładasz sprawozdania częściowe, ujmujesz tylko kwoty i dary, które otrzymałeś lub rozdysponowałeś w danym przedziale czasu.
Jakie są zasady sprawozdania ze zbiórki publicznej dla organizacji?
Będąc przedstawicielem fundacji lub stowarzyszenia każdą zbiórkę publiczną jesteś zobowiązany rozliczyć. Sprawozdanie powinieneś zamieścić Portalu Zbiórek Publicznych. Zrobisz to drogą elektroniczną dzięki podpisowi elektronicznemu lub profilowi zaufanemu. Możesz także przesłać sprawozdanie wydrukowane na papierze i podpisane przez organizatorów zbiórki lub wszystkich pełnomocników. Pamiętaj, że obowiązują Cię w zależności od charakteru zbiórki odpowiednie terminy.
Do kiedy trzeba rozliczyć zbiórkę długoterminową?
Zbiórka publiczna trwająca ponad rok jest zbiórką długoterminową. Z tego typu zbiórki jako przedstawiciel organizacji rozliczasz się co pół roku. Pierwsze sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki powinieneś przedłożyć do 30 dni po pierwszych 6 miesiącach trwania zbiórki publicznej. Kolejne dostarcz po upływie 24 miesięcy (masz na to także 30 dni). Sprawozdanie końcowe złóż w ciągu 30 dni od ostatniego sześciomiesięcznego okresu jej trwania.
Twoim obowiązkiem jest także złożyć informację o rozdysponowaniu zebranych ofiar. W tym przypadku obowiązują Cię inne terminy. Rozliczasz przekazywanie datków w cyklu rocznym. Po każdych kolejnych 12 miesiącach masz 30 dni na złożenie sprawozdania. Gdy już wszystkie zebrane ofiary zostały rozliczone, poinformuj, że jest to sprawozdanie końcowe. Bez informacji, że jest to rozliczenie ostateczne, zbiórka nie będzie uznana za rozliczoną.
Pamiętaj, sprawozdań nie składaj zbyt wcześnie. Mają one dotyczyć całego okresu sprawozdawczego zarówno z przeprowadzonej zbiórki, jak i z rozdysponowania zebranych środków.
Ile czasu ma organizacja, by rozliczyć zbiórkę krótkoterminową?
Prowadzisz zbiórkę krótkoterminową, jeżeli nie trwa ona dłużej niż 12 miesięcy. Sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki, w tym przypadku jako przedstawiciel organizacji, masz obowiązek złożyć do 30 dni, licząc od dnia zakończenia zbiórki. Zbiórkę tego typu rozliczasz zawsze po jej zakończeniu.
Obok informacji o wysokości i rodzaju otrzymanych darów trzeba, abyś złożył drugie sprawozdanie i wykazał na co, w jakiej wysokości (ilości) lub do kogo trafiły zebrane ofiary.
Całościowe sprawozdanie z rozdysponowania musisz przedłożyć w terminie do 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Jeżeli w pierwszym sprawozdaniu tylko częściowo wykazałeś, jak rozdysponowano zebrane datki, to składasz kolejne aż do skutku, gdy wszystkie ofiary będą już rozdzielone. Wtedy informujesz, że jest to sprawozdanie końcowe. W tym momencie Ministerstwo uzna zbiórkę za rozliczoną.
Jakie są zasady sprawozdania ze zbiórki publicznej dla komitetu społecznego?
Zasady rozliczenia dla komitetów społecznych zbiórek są całkiem podobne do zasad, którym podlegają organizacje.
Do kiedy komitet może rozliczyć zbiórkę długoterminową?
Zbiórkę długoterminową rozliczysz, składając w pierwszej kolejności sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki publicznej w cyklu półrocznym. Kiedy upłynie pierwsze pół roku od rozpoczęcia zbiórki, masz 30 dni na złożenie pierwszego sprawozdania. Kolejne złożysz po upływie kolejnych 6 miesięcy i tak będziesz postępował do zakończenia zbiórki.
Twoim obowiązkiem jako przedstawiciela komitetu społecznego jest rozliczenie się z tego, jak zostały wydatkowane zebrane ofiary lub przekazane dary w naturze. Dlatego złóż częściowe sprawozdanie z rozdysponowania zebranych ofiar w ciągu 30 dni po roku trwania zbiórki. Następne złożysz po kolejnych 12 miesiącach. Końcowe sprawozdanie złóż dopiero po zakończeniu zbiórki.
Ile czasu ma komitet, by rozliczyć zbiórkę krótkoterminową?
Zbiórkę krótkoterminową komitetu rozliczysz, składając sprawozdanie z przeprowadzonej zbiórki do 30 dni od daty jej zakończenia. Natomiast sprawozdanie dotyczące rozdysponowania zebranych datków masz obowiązek przedłożyć do 30 dni od upływu roku po zakończeniu zbiórki. Jeżeli wcześniej składałeś sprawozdania częściowe z przekazania darów to kolejne złóż po upływie następnego roku.
Gdy rozdysponujesz wszystkie środki i dary, które zebrałeś w ostatnim sprawozdaniu zamieść informację, że jest ono końcowe.
Zdobądź wiedzę o zbiórkach publicznych. Zapraszamy do cyklu artykułów poświęconych temu tematowi. Przeczytaj, m.in.:
Przejrzyj inne wpisy w witrynie My Wspieramy i poszerzaj swoją wiedzę!
Kiedy sprawozdanie będzie opublikowane na Portalu Zbiórek Publicznych?
Twoje sprawozdanie będzie zamieszczone na Portalu Zbiórek Publicznych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji niezwłocznie. Jeżeli nie ma uchybień w dokumentach, które dostarczyłeś, sprawozdanie zostanie opublikowane maksymalnie:
- do 3 dni roboczych w przypadku sprawozdań elektronicznych,
- w terminie 7 dni, gdy wyślesz dokumenty pocztą.
Jeżeli Ministerstwo wezwie Cię do uzupełnienia braków, powinieneś w ciągu 14 dni dosłać odpowiednie dokumenty lub dokonać odpowiednich korekt. Jeżeli nie zastosujesz się do wezwania, konsekwencją będzie brak zamieszczenia przesłanego sprawozdania na Portalu Zbiórek Publicznych. Tym samym Twoja zbiórka publiczna nie będzie rozliczona.
Podstawowe informacje, jak rozliczyć zbiórkę publiczną
Prawidłowe rozliczenie zbiórki publicznej wymaga staranności i dokładności. Niezależnie od tego, czy prowadzisz zbiórkę krótkoterminową, czy długoterminową, musisz przestrzegać określonych terminów i zasad sprawozdawczości. Zawsze musisz przygotowywać i złożyć sprawozdania dotyczące zarówno zebranych środków, jak i ich rozdysponowania. Sprawozdania te wyślesz elektronicznie za pośrednictwem Portalu Zbiórek Publicznych lub pocztą w formie papierowej.
Pamiętaj, że każda zbiórka, aby została uznana za rozliczoną, musi być opatrzona końcowym sprawozdaniem. Przestrzeganie wytycznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz terminowe składanie sprawozdań pozwoli uniknąć problemów prawnych i administracyjnych, a także zapewni transparentność działań.
