Efekt zachęty PFRON od A do Z. Kompletny informator dla pracodawców

W obszarze zatrudnienia osób z orzeczeniem pojawiają się liczne nowe terminy, które nie dla wszystkich są oczywiste. Aby ułatwić pracodawcom i innym osobom zajmującym się rynkiem pracy osób z dysfunkcjami podejmujemy kolejne ważne tematy i omawiamy terminologię zawartą w obrębie Ustawy o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych.

Każdy ubiegający się o dofinansowanie z PFRON do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych musi spełnić określone warunki. Jednym z tych warunków jest ustalenie efektu zachęty.

To właśnie na tym terminie skupimy się w dzisiejszym artykule. Przedstawiamy: czym jest efekt zachęty,  kiedy go należy wykazać? Jakimi metodami można to zrobić i kiedy ustaje?

Efekt zachęty — definicja

Termin “efekt zachęty” dotyczy działań beneficjentów pomocy publicznej. Określa wszelkie działania, wobec określonych grup lub zadań, które bez wsparcia finansowego nie zostałyby podjęte. Przyznanie pomocy ze strony państwa jest określony ściśle w wytycznych Komisji Europejskiej.

Efekt zachęty w obszarze zatrudnienia osób niepełnosprawnych, który nas interesuje, podlega obiektywnej ocenie. Pracodawca musi go obliczyć przed złożeniem wniosku i wykazać w momencie ubiegania się o dofinansowanie wynagrodzeń osób niepełnosprawnych z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Co oznacza wykazany efekt zachęty PFRON?

Jeżeli pracodawca wykaże efekt zachęty, może ubiegać się o dofinansowanie PFRON na dofinansowanie wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.

Jeżeli natomiast pracodawcy nie uda się z datą złożenia wniosku świadomie ustalić efektu zachęty metodą ilościową lub jakościową, nie może takiego pracownika wykazywać w składanych dokumentach, czyli w miesięcznej informacji (INF-D-P). Tym samym nie przysługuje mu pomoc finansowa, mimo że niepełnosprawny pracownik podjął pracę.

Przykład
Pracodawca zatrudnia pracownika od 01.10.2023 r. Zatrudniany nie informuje o tym, że jest niepełnosprawny. Jednocześnie Pracodawca nie domyśla się, że nowy pracownik posiada orzeczenie (jest niepełnosprawny) i zgłasza go do ZUS, jako osobę bez niepełnosprawności. Pomimo że pracownik w dniu 01.12.2023 r. przynosi orzeczenie o stopniu niepełnosprawności i nabywa wszelkie uprawnienia z tego tytułu, Pracodawca nie ma prawa już wystąpić o dofinansowanie wynagrodzenia tej osoby, gdyż nie jest w stanie wykazać efektu zachęty żadną metodą.

Wykazywanie efektu zachęty PFRON — metody

PFRON dopuszcza 2 metody obliczania efektu zachęty: ilościową i jakościową.

Efekt zachęty PFRON metodą ilościową oznacza, że zatrudnienie nowego pracownika niepełnosprawnego przyczynia się do wzrostu zatrudnienia ogółem w firmie, w stosunku do średniego zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy. Metoda ilościowa tym samym polega na zatrudnieniu nowego pracownika z dysfunkcją, który zwiększy ilość wszystkich dotychczasowych pracowników w stosunku do średniej z poprzednich 12 miesięcy.

Przykład
Pracodawca zatrudnił osobę niepełnosprawną 1 marca 2023 r. Efekt zachęty metodą ilościową wykaże, gdy zatrudnienie w firmie ogółem w marcu 2023 r. wzrosło w odniesieniu do zatrudnienia ogółem w okresie od marca 2022 r. do lutego 2023 r., czyli w ostatnich 12 miesiącach.

Efekt zachęty można również wykazać metodą jakościową. Jest tak, gdy zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością odbyło się na wakat zwolniony z przyczyny rozwiązania umowy z innym pracownikiem:

1. za porozumieniem stron,
2. za wypowiedzeniem złożonym przez pracownika,
3. z upływem czasu, na który została zawarta,
4. na skutek przejścia pracownika na rentę z tytułu niezdolności do pracy,
5. z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

Jeżeli to nie jest możliwe, wykazanie efektu zachęty odbywa się metodą jakościową na skutek:

• zmniejszenia wymiaru etatu na wniosek zatrudnionego dotychczas na pełny wymiar czasu pracy,
• wygaśnięcia umowy o pracę.

Ustalanie efektu zachęty. Jakich pracowników nie wlicza się do stanu zatrudnienia?

Podczas ustalania efektu zachęty do aktualnego stanu zatrudnienia nie wlicza się:

• praktykantów na podstawie umowy o praktyce, (nie obejmuje to osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego),
• studentów odbywających szkolenie zawodowe na podstawie umowy o szkoleniu zawodowym,
• osób przebywających na urlopie macierzyńskim, ojcowskim, wychowawczym,
• osób na urlopach bezpłatnych,
• osób pobierających świadczenie rehabilitacyjne.

Efekt zachęty w miesiącu podjęcia zatrudnienia osoby z dysfunkcją

Prowadzący działalność gospodarczą musi wykazać efekt zachęty, gdy dofinansowanie wynagrodzeń osób niepełnosprawnych stanowi dla niego pomoc publiczną. Spełni go wtedy, gdy w momencie rekrutacji wie o niepełnosprawności kandydata, a najpóźniej w dniu podpisania umowy dysponuje dokumentem potwierdzającym występowanie niepełnosprawności u zatrudnianego.

Może być to:

• orzeczenie o stopniu niepełnosprawności,
• decyzja o przyznaniu renty lub orzeczenie wydane na podstawie prawa innych państw,
• oświadczenie pracownika o tym, że jest osobą niepełnosprawną,
• samodzielnie sporządzone oświadczenie, że niepełnosprawność zatrudnianego pracownika jest widoczna, przykładowo porusza się na wózku inwalidzkim.

Brak formalnego dokumentu – orzeczenia – w dniu zawarcia umowy o pracę z niepełnosprawnym pracownikiem nie wyklucza możliwości ubiegania się o dofinansowanie PFRON do wynagrodzeń w terminie późniejszym po otrzymaniu orzeczenia o stopniu niepełnosprawności lub pokrewnego.

W takiej sytuacji pracodawca ubiega się o dofinansowanie z miesiącem, w którym otrzymał orzeczenie. Efekt zachęty oblicza zaś metodą ilościową lub jakościową zgodnie z datą zatrudnienia pracownika.

Przykład
Pracodawca zatrudnił pracownika 02.01.2024 r. Pracownik oświadcza, że posiada orzeczenie, ale nie może go znaleźć. Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności ostatecznie Pracodawca otrzymuje 15.03.2024 r. W związku z tym może on wystąpić o dofinansowanie wynagrodzenia tego pracownika dopiero od 15.03.2024 r.
Aby jednak otrzymać to dofinansowanie, musi wykazać efekt zachęty. Pracodawca w związku z tym bada efekt zachęty na miesiąc zatrudnienia pracownika, czyli na styczeń za 2024 r.

Efekt zachęty przy zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

Efekt zachęty należy wykazać jednokrotnie w momencie zatrudnienia osoby niepełnosprawnej i podpisania nowej umowy. Trwa on do momentu rozwiązania z nią umowy o pracę lub utraty przez nią orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.

Efekt zachęty istnieje gdy:

1. w momencie zatrudniania pracodawca wie o niepełnosprawności pracownika,
2. w miesiącu zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością pracodawca wykazał efekt zachęty metodą ilościową lub jakościową,
3. dofinansowanie dla pracodawcy jest pomocą konieczną i bez niego nie zatrudniłby osoby niepełnosprawnej.

Kiedy następuje wygaśnięcie efektu zachęty?

Efekt zachęty wygasa gdy:

1. nastąpi utrata ciągłości zatrudnienia – efekt zachęty należy ustalić po raz kolejny w miesiącu ponownego zatrudnienia pracownika niepełnosprawnego,
2. pracownik utraci status osoby niepełnosprawnej — aby zachować efekt zachęty, pracownik musi dostarczyć kolejne orzeczenie.

Efekt zachęty — wzór wypełnienia wniosku?

Wykazując stany zatrudnienia przedsiębiorca we wniosku WN-D musi zwrócić uwagę na pozycję 9, odpowiadając czy prowadzi działalność gospodarczą.

Informacje na temat efektu zachęty wpisuje się również w miesięcznej informacji o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych (INF-D-P):

• poz. 46 zatrudniający zaznacza, czy dofinansowanie stanowi dla niego pomoc publiczną (odpowiedź twierdząca),
• poz. 47 zatrudniający zaznacza czy prowadzi działalność gospodarczą,
• poz. 48 wykazanie efektu zachęty (odpowiedź twierdząca).

Warto tu zaznaczyć, że pracodawcy nieprowadzący działalności gospodarczej nie mają obowiązku wykazania efektu zachęty przy ubieganiu się o dofinansowanie.

Kalkulator efektu zachęty – czy może pomóc w obliczeniach PFRON?

Mówiąc efekcie zachęty, warto wspomnieć o kalkulatorze, który na etapie prac przygotowawczych może wesprzeć obliczenia, przyczyniając się do osiągnięcia celów projektu zatrudnienia niepełnosprawnych. Aplikacja ta pomaga pracodawcom zrozumieć najważniejsze zagadnienia dotyczące dofinansowań wynagrodzeń. Co najistotniejsze, pomaga obliczyć efekt zachęty, aby pracodawca mógł go wykazać we wniosku. 

W kalkulatorze działa metoda ilościowa. Aplikacja oblicza na dany okres sprawozdawczy wzrost stanu zatrudnienia ogółem w miesiącu zatrudnienia osoby niepełnosprawnej w stosunku do przeciętnego zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy. Aplikacja jest darmowa i dostępna na stronie: kalkulatorPFRON.pl 

Metoda jakościowa nie wymaga obliczeń, a jedynie istotne jest wykazanie, że osoba niepełnosprawna została zatrudniona na wakacie zwolnionym przez innego pracownika.

Przedsiębiorcy korzystający z pomocy PFRON mają obowiązki umowne względem instytucji. Zaciągając prawnie wiążące zobowiązanie, powinni w swoim wniosku świadomie i rzetelnie wykazywać swoje prawo do dofinansowania wynagrodzeń.

Podsumowanie

Zatrudniając osobę niepełnosprawną, przedsiębiorca na realizację projektu może uzyskać pomoc finansową na warunkach określonych w Ustawie.

Efekt zachęty PFRON to niezbędny warunek przy ubieganiu się o dofinansowanie wynagrodzeń osób niepełnosprawnych przez pracodawców. Można go wykazać:

• metodą ilościową, czyli zatrudnienie osoby niepełnosprawnej powoduje wzrost zatrudnienia ogółem w stosunku do przeciętnego zatrudnienia w ciągu ostatnich 12 miesięcy,
• metodą jakościową, czyli zatrudnienie osoby niepełnosprawnej odbywa się na zwolniony wakat.

Efekt zachęty pracodawca wykazuje, gdy dofinansowanie stanowi dla niego pomoc publiczną i jest konieczne dla zatrudnienia osoby niepełnosprawnej.

Efekt ustala się w dniu zawarcia umowy z pracownikiem z orzeczeniem i trwa przez cały okres jego pracy, chyba że utraci status osoby niepełnosprawnej lub ciągłość zatrudnienia zostanie przerwana. W takiej sytuacji należy ponownie ustalić efekt zachęty.