Jak ubiegać się o dofinansowanie wynagrodzeń PFRON krok po kroku?

Zatrudniasz osobę z niepełnosprawnością albo planujesz to zrobić? Czy jednak wiesz, jak dostać od państwa wsparcie z PFRON? Wiele firm nie korzysta z tej pomocy, bo procedury wydają się im zbyt zawiłe.

W tym artykule pokażę Ci, jak ubiegać się o dofinansowanie wynagrodzeń PFRON krok po kroku, jakie dokumenty trzeba przygotować, gdzie złożyć wniosek i jak uniknąć najczęstszych błędów. Nie zagłębiaj się w prawnicze formułki – zastosuj poniższą wiedzę w swojej firmie.

Kto może ubiegać się o dopłaty do wynagrodzeń z PFRON?

Dofinansowanie do wynagrodzeń mogą otrzymać pracodawcy, którzy zatrudniają osoby z orzeczoną niepełnosprawnością na podstawie umowy o pracę. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz duży zakład, małą firmę rodzinną, czy jednoosobową działalność z jednym etatem. Liczy się status pracownika i Twój brak zaległości wobec państwa.

Aby ubiegać się o dopłatę, trzeba spełniać m.in. te warunki:

1. zatrudniać osobę z aktualnym orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności (lekkim, umiarkowanym lub znacznym).
2. być zarejestrowany w systemie SODiR PFRON (System Obsługi Dofinansowań i Refundacji).
3. nie zalegać z podatkami, składkami ZUS i należnościami wobec PFRON.
4. prowadzić działalność gospodarczą w Polsce i wypłacać pensję zgodnie z przepisami prawa pracy i ustawą [Dz.U. 1997 nr 123 poz. 776, art. 26a ust. 1–6; PFRON, 2024].

Nie potrzebujesz do tego prawnika ani księgowej z PFRON-owego doświadczenia. Wystarczy, że zarejestrujesz się w systemie i złożysz wniosek, o czym za chwilę.

Jak złożyć wniosek o dopłatę do wynagrodzenia z PFRON?

Zanim złożysz pierwszy wniosek, zarejestruj się w PFRON. Zrobisz to osobiście lub wysyłając dokumenty pocztą.

Po rejestracji co miesiąc będziesz korzystał z SODiR. To bezpłatny system udostępniany przez PFRON – dostępny pod adresem https://sod.pfron.org.pl. Cały proces odbywa się on-line. Nie musisz niczego drukować ani wysyłać pocztą (choć możesz też wybrać drogę papierową). W praktyce wszystko załatwisz z poziomu komputera, korzystając z podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego [PFRON, 2024].

Dofinansowanie wynagrodzeń PFRON. Instrukcja krok po kroku

1. Zaloguj się do SODiR i wybierz opcję „Nowy wniosek Wn-D”.
2. Wypełnij dane firmy – nazwa, NIP, REGON, adres, numer konta bankowego.
3. Wprowadź dane pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności – imię, nazwisko, PESEL, numer orzeczenia, stopień niepełnosprawności i data jego ważności.
4. Podaj wysokość wynagrodzenia brutto oraz wymiar etatu każdego pracownika.
5. Zaznacz schorzenia specjalne (jeśli dotyczą konkretnej osoby).
6. Dołącz INF-D-P, czyli informację o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników niepełnosprawnych.
7. Sprawdź poprawność danych, podpisz wniosek profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
8. Wyślij online.

Uwaga
Nawet drobna pomyłka w numerze orzeczenia, datach lub kwotach może wydłużyć proces, lub spowodować odmowę. Dwa razy sprawdzaj dane przed wysyłką. Jeśli błąd już się zdarzy, nie panikuj — możesz złożyć korektę wniosku, o czym napiszę dalej [Dz.U. 1997 nr 123 poz. 776, art. 26a ust. 7 —10].

Jakie dokumenty trzeba przygotować i dołączyć do wniosku o dofinansowanie PFRON?

Aby PFRON wypłacił Ci dopłatę do wynagrodzenia, musisz przygotować kilka podstawowych dokumentów (zwykle w formie skanu lub pliku PDF).

Najważniejsze z nich to:

1. Wniosek Wn-D – główny formularz, w którym wpisujesz dane firmy, pracowników i wynagrodzenia.
2. Formularz INF-D-P – informacja o zatrudnieniu i wynagrodzeniach osób niepełnosprawnych; składasz go razem z każdym wnioskiem.
3. Kopia orzeczenia o niepełnosprawności każdego pracownika, którego dotyczy dopłata.
4. Umowa o pracę (jeśli PFRON tego zażąda podczas kontroli lub weryfikacji).
5. Potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia – np. wyciąg z konta lub lista płac, jeśli urząd poprosi o udokumentowanie płatności.

Warto też mieć pod ręką:

1. Zaświadczenie o niezaleganiu z ZUS i US, bo PFRON może to sprawdzić automatycznie, ale czasem żąda potwierdzenia [PFRON, 2024].
2. Dokument rejestracyjny firmy (np. wydruk z CEIDG lub KRS).
3. Pełnomocnictwo, jeśli wniosek wysyła księgowa lub inna osoba w Twoim imieniu [Dz.U. 2011 nr 127 poz. 721, art. 33].

PFRON nie wymaga już dostarczania dokumentów papierowych, chyba że pojawią się wątpliwości podczas weryfikacji. Całość procesu przebiega online, więc dobrze opisane i nazwane pliki (np. Orzeczenie_Kowalski.pdf) naprawdę ułatwiają życie.

Jakie są terminy składania wniosków do PFRON?

Wniosek o dopłatę (formularz Wn-D) oraz załącznik INF-D-P powinieneś złożyć do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą wynagrodzenia.

Przykład: za wynagrodzenia wypłacone w styczniu 2025 r. wnioskuj do 25 lutego 2025 r. Jeśli dzień 25 przypada na weekend lub święto – termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Terminy składania wniosku i dokumentów są kluczowe. Jeśli je przegapisz, wsparcie może być opóźnione lub utracisz je.

Wskazówka
Ustal sobie wewnętrzny termin np. do 20 dnia miesiąca na przygotowanie dokumentów — wtedy masz kilka dni zapasu na sprawdzenie i wysłanie.

Co zrobić, gdy wniosek zostanie odrzucony?

Jeśli Twój wniosek zostanie odrzucony, sprawdź najpierw, z jakiego powodu. PFRON zawsze wysyła uzasadnienie. Znajdziesz je w systemie SODiR. Może chodzić o:

1. błędny numer lub datę orzeczenia,
2. niewłaściwie wskazany stopień niepełnosprawności,
3. rozbieżności między kwotą wynagrodzenia a danymi w ZUS,
4. brak podpisu elektronicznego lub pełnomocnictwa,
5. złożenie wniosku przed faktyczną wypłatą pensji.

W takiej sytuacji masz możliwość złożenia korekty wniosku. W praktyce wygląda to tak:

1. Zaloguj się do systemu SODiR i odszukaj swój wniosek.
2. Wybierz opcję „Złóż korektę”.
3. Popraw błędne dane, załącz brakujące dokumenty lub uzupełnij podpis.
4. Wyślij ponownie podpisany wniosek.

Korektę możesz złożyć do 3 miesięcy od dnia złożenia pierwotnego wniosku [Dz.U. 1997 nr 123 poz. 776, art. 26a ust. 8]. Po tej dacie dokument zostanie uznany za ostateczny i nie będzie można już go poprawić.

Jeżeli jednak PFRON odrzuci wniosek z przyczyn merytorycznych — np. uzna, że pracownik nie spełnia warunków dofinansowania — możesz złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Czas na to 14 dni od dnia otrzymania decyzji [Dz.U. 2021 poz. 573, art. 127 § 3 k.p.a.]. W praktyce warto w takim piśmie jasno wyjaśnić, dlaczego decyzja jest nieuzasadniona i dołączyć dowody (np. aktualne orzeczenie lub potwierdzenie zatrudnienia).

Uwaga
Jeśli wniosek został odrzucony z powodu zaległości wobec ZUS, US lub PFRON, to nawet po ich spłacie musisz odczekać miesiąc rozliczeniowy, zanim złożysz kolejny wniosek o dofinansowanie [PFRON, 2024].

Dofinansowanie z PFRON to wsparcie, które naprawdę warto wykorzystać

Ubieganie się o dofinansowanie wynagrodzeń PFRON nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać. Wystarczy, że wiesz, kto może je dostać, jakie dokumenty trzeba przygotować i kiedy złożyć wniosek. Cały proces możesz załatwić online.

Jeśli dopiero zaczynasz, zrób pierwszy krok: zarejestruj się w PFRON, załóż konto w systemie SODiR, sprawdź dane i spróbuj złożyć wniosek za bieżący miesiąc.

Ile zyskasz i od czego to zależy?

Kwota, którą możesz dostać z PFRON w 2025 r., zależy głównie od stopnia niepełnosprawności pracownika, a także od tego, czy posiada tzw. schorzenie specjalne.

* „Schorzenia specjalne” w rozumieniu ustawy: choroba psychiczna, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe, epilepsja oraz niewidomi [Dz.U., art. 26a ust. 1b].

FAQ

Źródła

1. PFRON – Dofinansowanie wynagrodzeń: https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen
2. PFRON – Wysokość dofinansowania do wynagrodzeń: https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/wysokosc-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych
3. PFRON – Warunki ubiegania się o dofinansowanie: https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/warunki-ubiegania-sie-o-dofinansowanie-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych
4. PFRON – Przygotowywanie i wysyłanie dokumentów w SODiR: https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/aplikacja-sodir-dofinansowanie-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/przygotowywanie-i-wysylanie-dokumentow-w-sodir-dofinansowanie-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych
5. Logowanie do systemu e-PFRON2 (SODiR online): https://pracodawca.e-pfron.pl
6. Niepelnosprawni.gov.pl – Dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych: https://niepelnosprawni.gov.pl/baza-wiedzy/zatrudnienie-osob-niepelnosprawnych/uprawnienia-pracodawcy-zatrudniajacego-osobe-niepelnosprawna/dofinansowanie-do-wynagrodzen-osob-niepelnosprawnych
7. Ustawa z 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – ISAP: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19971230776/U/D19970776Lj.pdf
8. Kodeks postępowania administracyjnego – Dz.U. 2024 poz. 572 (tekst jednolity): https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/572
9. Rozporządzenie MRiPS z 31.07.2024 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych – Dz.U. 2024 poz. 1191: https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/1191

Czytaj inne artykuły:

Jak, krok po kroku zarejestrować pracodawcę w PFRON?

Sprawdź, od czego zależy wysokość dofinansowania wynagrodzeń PFRON dla firm i zyskaj odpowiednie wsparcie

Zwrot dofinansowań PFRON. Kiedy Fundusz może żądać zwrotu dopłat do wynagrodzeń?