Ekwiwalent za pracę zdalną od 2023 w kosztach płacy PFRON
Koszty pracy zdalnej przy zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami są szczególnie ważne. Dla wielu pracowników praca na odległość to jedyna realna forma zatrudnienia. Dlatego jako ich pracodawca powinieneś znać swoje uprawnienia i obowiązki.
Od 7.04.2023 miesięczny ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną można ująć w kosztach płacy na potrzeby dofinansowania PFRON, pod warunkiem że rozliczasz go miesięcznie i spełnione są zasady z regulaminu lub porozumienia. Źródło – Ustawa o rehabilitacji: art. 2 pkt 4a oraz art. 26a ust. 1 i 4, t.j. Dz.U. 2025 poz. 913
W artykule pokażę Ci, jakie zmiany wprowadziły przepisy dotyczące dofinansowania płacy pracowników z niepełnosprawnościami przy zatrudnieniu ich na odległość i w związku z tym, jakie koszty wiążące się z pracą zdalną ujmiesz w INF-D-P.
Artykuł nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Gdy masz wątpliwości, jak ująć ekwiwalent w kosztach płacy PFRON, skontaktuj się z prawnikiem lub PFRON.
Od kiedy obowiązują nowe regulacje w Kodeksie Pracy i Ustawie o Rehabilitacji dotyczące pracy zdalnej?
Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu Pracy dotyczące pracy zdalnej. Ta forma pracy generuje dodatkowe koszty po stronie pracodawcy. W przypadku, gdy zatrudniasz osoby z niepełnosprawnością, możesz od tego czasu uwzględnić je w rozliczeniach z PFRON.
W Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych dodano przepis. Pozwala Ci on uwzględnić koszty pracy zdalnej we wniosku Wn-D o dofinansowanie wynagrodzeń z Funduszu. Wpiszesz je w druku INF-D-P poz. 52 (zliczając wynagrodzenie brutto i obowiązkowe składki, w tym dodatek za pracę zdalną).
Źródła:
– Ustawa z 1.12.2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw; Dz.U. 2023 poz. 240 – wejście przepisów o pracy zdalnej 7.04.2023
– źródło – Ustawa o rehabilitacji: art. 2 pkt 4a oraz art. 26a ust. 1 i 4; t.j. Dz.U. 2025 poz. 913, PFRON, komunikat 20.04.2023
– źródło – PFRON, komunikat „Praca zdalna a koszty płacy…”, 20.04.2023 r.
Jakie koszty obejmuje dodatek za pracę zdalną?
Praca zdalna to dla wielu pracowników z niepełnosprawnościami wygodna forma zatrudnienia. Umożliwia wykonywanie obowiązków w dowolnym miejscu i czasie. Jednocześnie generuje koszty, które z reguły pokrywasz z budżetu firmy.
Do podstawowych kosztów pracy zdalnej należą:
- Narzędzia i ich utrzymanie
Zakup oraz serwis sprzętu komputerowego, oprogramowania i urządzeń biurowych. Dochodzą do tego opłaty za stabilne łącze internetowe i telefon. Często potrzebne są też dodatkowe narzędzia: do ewidencji czasu pracy, zarządzania projektami i komunikacji zespołowej. - Bezpieczeństwo danych
W szczególności przy przetwarzaniu danych osobowych. To koszty narzędzi do szyfrowania i ochrony informacji oraz szkoleń z bezpieczeństwa.
Koszty zależą od specyfiki stanowiska i branży. Dlatego warto je dokładnie ocenić i ująć w ustaleniach z pracownikiem (np. w regulaminie lub porozumieniu o pracy zdalnej).
Źródła:
– KP: art. 67^24 § 1 pkt 2–3 oraz art. 67^20 § 6 pkt 2–3; t.j. Dz.U. 2025 poz. 277
– RODO: rozporządzenie (UE) 2016/679, Dz.U. L 119 z 4.5.2016
Co oznaczają zmiany przepisów o kosztach pracy zdalnej dla pracodawców zatrudniających pracowników z orzeczeniem?
Nowe regulacje w Ustawie o Rehabilitacji dają Ci możliwość otrzymania dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami z uwzględnieniem kosztów pracy zdalnej. To może podnieść kwotę dotychczasowego wsparcia. Wcześniej koszty pracy zdalnej nie były uwzględniane przez PFRON. Spadały więc wyłącznie na Ciebie.
Pamiętaj
Jeżeli ekwiwalent lub ryczałt wypłacasz pracownikowi kwartalnie lub w innej formie, niż miesięczna nie możesz uwzględniać go w kosztach płacy. Przysługuje on tylko, jeśli rozliczasz miesięcznie te koszty wynagrodzenia.
Przykład
Firma „ABC” zatrudnia dwie osoby z orzeczeniem, obie pracują zdalnie. Ustalono ryczałt 120 zł na miesiąc na energię i łączność, opisany w regulaminie. Każdego miesiąca do kosztów płacy wchodzi 120 zł na osobę miesięcznie. Dzięki temu ogólny koszt wynagrodzenia wzrasta i wpływa na wyliczenie dofinansowania.
Rozliczenie kwartalne — mimo wypłaconej tej samej sumy — nie powiększyłoby kosztów każdego miesiąca.
Źródła:
– Ustawa o rehabilitacji: art. 26a ust. 4 – miesięczne koszty płacy, t.j. Dz.U. 2025 poz. 913
Kiedy przysługuje ekwiwalent za pracę zdalną dla pracownika z orzeczeniem?
Jeśli pracownik z niepełnosprawnością korzysta przy pracy zdalnej z własnych narzędzi lub z narzędzi, których nie zapewniłeś, ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Wysokość ustalacie indywidualnie. Powinna wiązać się z kosztami ponoszonymi przez pracownika.
O czym jeszcze warto pamiętać?
- Pokrycie kosztów instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy
Obok narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej, po Twojej stronie są także koszty instalacji, serwisu i konserwacji sprzętu oraz oprogramowania, a także innych urządzeń potrzebnych do wykonywania obowiązków. - Pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych
Powinieneś pokrywać ponoszone przez pracownika koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej. Wysokość tych kosztów zależy od specyfiki stanowiska i branży. Dlatego najlepiej ująć je w umowie lub regulaminie. - Pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną osób z niepełnosprawnościami.
Oprócz wydatków oczywistych możesz pokrywać inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, np. zakup specjalistycznych narzędzi czy oprogramowania, kwestie bezpieczeństwa danych oraz utrzymanie sprawności sprzętu, o ile zostaną uzgodnione między stronami.
Źródła:
– KP: art. 67^24 § 1 i § 3–5; t.j. Dz.U. 2025 poz. 277
– MRiPS: „Praca zdalna – pytania i odpowiedzi
Ile wynosi ekwiwalent za pracę zdalną?
Ekwiwalent możesz wypłacać co miesiąc albo jednorazowo. Powinien pokrywać dodatkowe koszty pracy zdalnej i wynika z ustaleń między Tobą a pracownikiem. Pamiętaj jednak, że dla potrzeb dofinansowania PFRON liczą się miesięczne koszty płacy.
Czy ryczałt jest lepszym rozwiązaniem zamiast ekwiwalentu za pracę zdalną?
Zamiast zwracać koszty wypłacając ekwiwalent, możesz wypłacać ryczałt. Zwykle odpowiada on przewidywanym kosztom pracownika i upraszcza rozliczenia, bo nie wymaga dokumentowania wydatków co do złotówki. Mówi o tym Kodeks Pracy, art. 67^24 § 4.
Tabela – ekwiwalent vs. ryczałt
| Kryterium | Ekwiwalent za pracę zdalną | Ryczałt za pracę zdalną |
| Podstawa prawna | k.p. art. 67^24 § 3–5 | k.p. art. 67^24 § 4–5 |
| Ustalenie kwoty | faktyczne koszty | przewidywane koszty |
| Dokumentowanie | kalkulacja, rachunki | kalkulacja bez paragonów |
| PIT/ZUS | co do zasady bez PIT/ZUS | co do zasady bez PIT/ZUS |
| PFRON | TAK przy rozliczeniu miesięcznym | TAK przy rozliczeniu miesięcznym |
Ekwiwalent w kosztach płacy PFRON w pigułce
Praca zdalna generuje koszty po stronie pracodawcy. Pracownik z niepełnosprawnością często potrzebuje narzędzi dopasowanych do swoich potrzeb. Przy pracy zdalnej to Ty zapewniasz odpowiednie narzędzia oraz pokrywasz koszty ich serwisu i konserwacji. Jeśli pracownik korzysta z własnych narzędzi, wypłacasz mu ekwiwalent albo ryczałt. Pokrywasz też koszty energii i łączności potrzebne do pracy zdalnej.
Dlatego w Ustawie o Rehabilitacji uwzględniono możliwość rozliczania ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną w kosztach płacy, co może przełożyć się na wyższą kwotę dofinansowania wynagrodzeń z PFRON, które otrzymujesz. Maksymalne kwoty dofinansowania pozostają bez zmian. Jak podaje komunikat PFRON, w tej sytuacji, samo włączenie ekwiwalentu nic tu nie zmieni.
Jak to ująć w praktyce?
- Ustal miesięczną kwotę ekwiwalentu lub ryczałtu (normy zużycia, ceny rynkowe, energia, łączność) i wpisz do regulaminu lub porozumienia.
- Wypłacaj miesięcznie i ujmuj jako element wynagrodzenia w dokumentacji płacowej.
- Ujmij kwotę w miesięcznym „koszcie płacy” w formularzu INF-D-P przekazywanym do PFRON (zgodnie z instrukcją do Wn-D).
FAQ
Czy ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną wlicza się do kosztów płacy na potrzeby PFRON?
Tak. Od kwietnia 2023 r. we wnioskach PFRON uwzględnia w wynagrodzeniu brutto także ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną.
Czy ekwiwalent za pracę zdalną jest opodatkowany PIT?
Nie. Zwolnienie i praktykę potwierdzają interpretacje KIS i stanowisko MF. Wynika z nich, że pokrycie kosztów pracy zdalnej oraz wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o PIT.
Jak udokumentować i uregulować zasady wypłaty ekwiwalentu i ryczałtu za pracę zdalną?
Zasady (w tym sposób kalkulacji i stawki) wpisz do porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej. Przy ustalaniu kwoty weź pod uwagę normy zużycia, ceny rynkowe, zużycie energii i koszty usług telekomunikacyjnych.
Czy mogę rozliczać ekwiwalent lub ryczałt kwartalnie i zaliczyć go do kosztów płacy PFRON?
Nie. Dofinansowanie PFRON liczy się od miesięcznych kosztów płacy, więc świadczenie powinno być ujęte w rozliczeniu miesięcznym (kwartalny ryczałt nie „wejdzie” w koszty płacy za dany miesiąc).
Czy przy pracy zdalnej okazjonalnej – do 24 dni w roku – muszę wypłacać ryczałt?
Nie. Przepisy o obowiązkowym pokrywaniu kosztów (art. 67^24 k.p.) nie mają zastosowania do pracy zdalnej okazjonalnej.
Źródła
- PFRON – komunikat „Praca zdalna a koszty płacy w dofinansowaniu do wynagrodzeń”, https://www.pfron.org.pl/aktualnosci/szczegoly-aktualnosci/news/praca-zdalna-a-koszty-placy-w-dofinansowaniu-do-wynagrodzen/
- Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw; Dz.U. 2023 poz. 240, data ogłoszenia: 6 lutego 2023 r., https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230000240/O/D20230240.pdf
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity), Obwieszczenie Marszałka Sejmu z dnia 14 lutego 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 277, data ogłoszenia: 6 marca 2025 r., https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000277/O/D20250277.pdf
- RODO – rozporządzenie 2016/679 (EUR-Lex, wersja PL), https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
- MRiPS, Kodeks pracy – praca zdalna, https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych (tekst jednolity), Obwieszczenie Marszałka Sejmu z dnia 26 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 913, data ogłoszenia: 8 lipca 2025 r., https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19971230776/U/D19970776Lj.pdf
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO); Dz.U. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1–88., https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzienniki-UE/rozporzadzenie-2016-679-w-sprawie-ochrony-osob-fizycznych-w-zwiazku-z-68636690
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity), Obwieszczenie Marszałka Sejmu z dnia 9 lutego 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 226, data ogłoszenia: 21 lutego 2024 r., https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20240000226/O/D20240226.pdf
- Komunikat PFRON „Praca zdalna a koszty płacy w dofinansowaniu do wynagrodzeń” (20.04.2023), https://www.pfron.org.pl/aktualnosci/szczegoly-aktualnosci/news/praca-zdalna-a-koszty-placy-w-dofinansowaniu-do-wynagrodzen/
- MRiPS – „Praca zdalna – pytania i odpowiedzi”, serwis gov.pl (materiał informacyjny), https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna—pytania-i-odpowiedzi
śmieszna ta zmiana. Ekwiwalent w kosztach płacy nic nie daje. Nawet jeśli zatrudniamy osobę o stopniu znacznym to maksymalne można dostać 2400 dofinansowania. Więc uchwalili coś, co i tak nie będą wypłacali. Bo jak wliczy się nawet 200 zł ekwiwalentu to i tak dostaje się maksymalną kwotę dofinansowania. Uważają że ludzie są głupi?
Ekwiwalent w kosztach płacy jest korzystny dla pracodawców, którzy nie wykorzystują pełnej kwoty dofinansowania z uwagi na ponoszone niższe niż wymagane 75% koszty wynagrodzenia pracownika z orzeczeniem. Trzeba pamiętać, że nie każdy pracodawca otrzymuje maksymalną kwotę dofinansowania PFRON.