Koszty płacy PFRON. Co we wniosku o dofinansowanie wynagrodzeń osób niepełnosprawnych?

Koszty płacy dla każdego pracodawcy to istotny element obciążający budżet firmy. W przypadku zatrudniania osób niepełnosprawnych koszty płacy są podobne jak w przypadku zatrudniania osób sprawnych. Jednak pracodawcy zatrudniający pracowników z orzeczeniem mogą ubiegać się o dotacje ze środków PFRON. W ramach otrzymywanego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych koszty płacy mogą być zatem istotnie zredukowane.

W artykule “Koszty płacy PFRON” poruszymy kwestię kosztów płacy. Wskażemy, jakie koszty płacy pracodawca powinien wykazać w załączniku INF-D-P do wniosku Wn-D i jakich terminów dochować, by nie stracić prawa do dofinansowania wynagrodzeń. Odpowiemy na pytania, które najczęściej zadają pracodawcy w związku z wykazywaniem kosztów płac dla PFRON-u. Odniesiemy się do zmian w Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych w związku z nowymi regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej.

Czym są koszty płacy?

Koszty płacy to wszystkie obciążenia, które ponosi pracodawca w związku z wynagrodzeniem swojego pracownika. Koszty płacy to nie tylko wynagrodzenie netto i brutto, ale także inne obciążenia związane z obowiązkowymi składkami i innymi składnikami mającymi wpływ na pozyskanie, utrzymanie, przekwalifikowanie oraz doskonalenie kadry swoich pracowników.

Jednak koszty płacy PFRON reguluje Ustawa o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych. Definicja zawarta w Ustawie mówi, że koszty płacy to:

„Wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy”.

Jakie koszty płacy uwzględnia się we wniosku o dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych?

Pracodawcy, którzy ubiegają się o wsparcie PFRON zobowiązani są do składania comiesięcznie wniosków Wn-D o dofinansowanie do wynagrodzeń. Aby uzyskać adekwatny poziom wsparcia do obciążeń, które ponoszą powinni w formularzu INF-D-P wykazać całkowite koszty płacy swoich pracowników posiadających orzeczenie o niepełnosprawności.

Dotychczas w składzie kosztów płac pracodawcy mogli wykazywać m.in.następujące składniki: wynagrodzenie brutto osoby niepełnosprawnej, składki na ubezpieczenia wypadkowe, rentowe i emerytalne, składki na FP, FS oraz FGŚP.

Nowością — od 7 kwietnia 2023 roku — jest możliwość uwzględnienia kosztów pracy zdalnej w kosztach wynagrodzenia brutto w formularzu INF-D-P, które ponosi pracodawca w związku z wypłacanym ekwiwalentem lub ryczałtem swojemu pracownikowi.

W jakim druku wykazujemy koszty płacy PFRON, aby uzyskać dofinansowanie?

Do rozliczenia i wykazania składników wynagrodzenia potrzebne jest złożenie wniosku Wn-D z wypełnionym formularzem INF-D-P. W druku tym, w pozycji 52, pracodawca powinien uwzględnić wszystkie koszty płacy takie jak:

1. pełne wynagrodzenie brutto (uwzględniając kwoty za pracę, przestój, urlop, godziny nadliczbowe itd.),
2. wszelkie regulaminowe lub uznaniowe premie i nagrody,
3. wypłatę chorobowego,
4. wypłaty dodatków, np. stażowych,
5. obowiązkowe opłacone przez pracodawcę składki na ubezpieczenia wypadkowe, rentowe, emerytalne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Solidarnościowy, naliczane od wynagrodzenia brutto pracownika z orzeczeniem,
6. ekwiwalenty i ryczałty związane z kosztami pracy zdalnej pracowników z niepełnosprawnością (od 7 kwietnia 2023 roku).

Czego nie zaliczamy do kosztów płacy PFRON?

Istnieje część obciążeń, które podnoszą pracodawcy w związku z zatrudnieniem osób niepełnosprawnych, jednak Fundusz nie uznaje ich za koszty płacy. Tak więc pracodawca we wniosku do PFRON-u nie może wliczać między innymi takich składników płacy, jak:

• wszelkich ekwiwalentów za odzież roboczą, urlop wypoczynkowy, pranie,
• zasiłków – na przykład wypłacanego przez ZUS zasiłku chorobowego,
• odpraw dla pracowników,
• zapomóg losowych i innych,
• dodatków o charakterze świadczeniowym, np. dodatku mieszkaniowego,
• pieniężnych ryczałtów za używanie samochodu pracownika do celów pozasłużbowych,
• wszelkich diet i kosztów podróży w związku z odbywaniem przez pracownika delegacji.

Kiedy nie uwzględnia się ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną w kosztach płacy wykazywanych do PFRON-u?

Pracodawcy powinni pamiętać, że dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON przysługuje do podnoszonych miesięcznych kosztów płac. Ma to odzwierciedlenie w ujmowaniu ryczałtu lub ekwiwalentu, związanych z pracą zdalną, w kosztach płacy.

Niektórzy pracodawcy ustalają z pracownikiem wypłatę ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną w innej formie niż miesięczna, np. kwartalnie. Pracodawcy osób z niepełnosprawnością w tym przypadku muszą mieć świadomość, że nie będą mogli włączyć obciążeń związanych z pracą zdalną do kosztów płacy wykazywanych w formularzu INF-D-P o dofinansowanie wynagrodzeń z PFRON.

Podobnie pracodawca nie będzie mógł uwzględnić w kosztach płacy ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną, jeśli dokona jego wypłaty to terminie, w nieodpowiedniej formie lub dopiero po złożeniu wniosku Wn-D do PFRON-u.

Termin wypłaty wynagrodzenia a dofinansowanie z PFRON

Tak jak wszystkich pracodawców, tak i zatrudniających osoby z niepełnosprawnością obowiązuje Kodeks Pracy. Zgodnie z nim, wynagrodzenie za pracę swojemu pracownikowi powinno wypłacać się w stałym, ustalonym wcześniej terminie oraz w pełnej wysokości. Pracodawca musi przestrzegać regulaminu pracy i uwzględniać dni wolne od pracy, wypłacając w dniu poprzedzającym pensję swojemu pracownikowi. Kwestie te regulują przepisy głównie art.85 § 2 i 86 § 1 Kodeksu Pracy.

W przypadku ubiegania się o dofinansowanie z PFRON do wynagrodzeń pracowników z orzeczeniem pracodawca może w razie przeszkód pozwolić sobie 14-dniowe uchybienie w zakresie wypłacania pensji. Nie straci wtedy prawa do dofinansowania. Jednak, gdy przekroczy 14-dniowy termin, będzie to skutkowało obowiązkiem zwrotu dofinansowania.

Według regulacji prawnych także, jeżeli pracodawca wypłaci tylko częściowo wynagrodzenie i uchybi 14-dniowy termin, nie dopłacając pensji do pełnej wysokości, poniesie konsekwencje, bowiem zostanie zakwestionowane jego prawo do dofinansowania za dany miesiąc dla danego pracownika.

Obowiązkowe składki ZUS a dofinansowanie kosztów płacy PFRON

W ramach regulacji ustawodawca dopuścił przyznanie prawa do dofinansowania PFRON do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością mimo opóźnienia w obowiązkowych opłatach do 14 dni. Jeżeli uchybienie terminu w opłacie składek ZUS przekroczy 14 dni, a wysokość składek należnych za określony okres sprawozdawczy nie przekroczy 2%, warunkowo dopuszcza się prawo do dofinansowania takiemu pracodawcy.

Pracodawcy powinni być jednak ostrożni. Dochodzi często bowiem do interpretacji przepisów w zakresie informacji przekazywanej z ZUS do PFRON-u w sprawie terminów opłacania składek przez pracodawców. W praktyce PFRON każdą korektę za dany okres złożoną i opłaconą przez pracodawcę powyżej 14 dnia uznaje za brak wywiązywania się z terminowego ponoszenia kosztów płacy. W konsekwencji pracodawca zostaje wezwany do zwrotu całego dofinansowania za konkretny miesiąc.

Kiedy nie otrzymasz dofinansowania do kosztów płacy osoby z niepełnosprawnością?

W przypadku kosztów związanych z pracą pracowników z niepełnosprawnością i dofinansowaniem PFRON obowiązują określone warunki.

Zatem pracodawca ponoszący koszty pracy pracowników z orzeczeniem nie otrzyma dofinansowania do wynagrodzeń z PFRON, gdy:

• nie będzie terminowo przekazywał wynagrodzenia pracownika na jego konto lub adres zamieszkania przez odpowiednią instytucję.
• złoży wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami jeszcze przed wypłatą wynagrodzenia pracownikowi z orzeczeniem.
• mimo poniesienia kosztów płacy pracownika niepełnosprawnością uchybi terminów — lub nie opłaci obowiązkowych składek za dany okres sprawozdawczy — wynikających z odrębnych przepisów,
• nie będziesz posiadał aktualnego dokumentu potwierdzającego status pracownika, jako osoby niepełnosprawnej,
• nie wykażesz efektu zachęty,
• sfinansujesz wynagrodzenie ze środków publicznych,
• masz zaległości wobec PFRON-u powyżej 100 zł.

Koszty płacy PFRON a warunki otrzymania dofinansowania do wynagrodzeń

Aby móc otrzymać dofinansowanie do kosztów płacy osoby z niepełnosprawnością, pracodawca musi pamiętać, aby spełnić wszystkie warunki, które nakłada na niego Ustawa o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych. Przede wszystkim pracodawca powinien regulować wszystkie swoje zobowiązania w odpowiednich terminach. Wynagrodzenie pracownika z niepełnosprawnością powinno trafić na jego konto jeszcze przed wysłaniem wniosku do PFRON-u.

Podobnie w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną odpowiedni ekwiwalent lub ryczałt powinien być im przekazany terminowo wraz z wynagrodzeniem na konto. Koszty związane z ekwiwalentem lub ryczałtem za pracę zdalną są bowiem aktualnie składową wynagrodzenia brutto. Nowe przepisy wprowadzone w Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych rozszerzają definicję kosztów płacy o koszty pracy zdalnej, co wpływa na wnioski o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.

Wnioski o dofinansowanie do wynagrodzeń w formularzu INF-D-P powinny uwzględniać całkowite koszty płacy PFRON oraz spełniać określone warunki, takie jak: terminowość i właściwa forma wypłaty wynagrodzenia, oraz terminowość opłacania składek ZUS. Prawo do dofinansowania wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością nie przysługuje, jeśli te warunki nie zostaną spełnione.