Obniżenie wpłat na PFRON z art. 22 ustawy, jak stosować ulgi

Wpłaty na PFRON mogą znacząco obciążyć budżet twojej firmy. Gdy zatrudniasz co najmniej 25 pracowników i nie osiągasz wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, co miesiąc odprowadzasz składkę na Fundusz Rehabilitacji. Przy większym zespole to często kilkanaście albo kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie. Czy jest możliwe obniżenie wpłat na PFRON?

Art. 22 ustawy o rehabilitacji daje ci możliwość zmniejszenia należnych wpłat. Kupując usługi lub produkty od określonych podmiotów zatrudniających osoby z niepełnosprawnościami, możesz uzyskać dokument INF-U uprawniający do ulgi [ustawa, art. 22 ust. 1]. Warunkiem jest spełnienie kilku konkretnych wymogów oraz prawidłowe rozliczenie. Sprawdź, jak stosować ten mechanizm i uniknąć błędów.

Treść artykułu zawiera informacje aktualne na dzień 13 lutego 2026 roku. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, jak stosować ulgi, zwróć się o pomoc do odpowiednich specjalistów lub pracowników PFRON.

Co daje art. 22 ustawy o rehabilitacji przedsiębiorcom zobowiązanym do wpłaty PFRON?

Art. 22 ustawy o rehabilitacji przewiduje możliwość obniżenia wpłaty na PFRON, jeśli spełnisz określone warunki wynikające z przepisów [ustawa, art. 22 ust. 1]. Kwota obniżenia nie jest dowolna. Musi wynikać z konkretnej transakcji i zostać prawidłowo udokumentowana.

Oblicza się ją według wzoru określonego w ustawie i rozporządzeniach wykonawczych [ustawa, art. 22 ust. 4; rozporządzenie MPiPS w sprawie miesięcznego obniżenia wpłat]. W praktyce, sprzedawca wylicza kwotę obniżenia i przekazuje ci ją w formie informacji o wysokości przysługującego pomniejszenia.

Jako przedsiębiorca możesz pomniejszyć należną wpłatę na PFRON o kwotę obniżenia (wskazaną w INF-U od uprawnionego kontrahenta). To zmniejszy twoje miesięczne należności, ale tylko w granicach ustawowych limitów oraz w określonym czasie.

Zapamiętaj podstawowe zasady:

obniżenie dotyczy przyszłych wpłat na PFRON.
w jednym miesiącu wykorzystasz ulgę do maksymalnie 50% należnej wpłaty [ustawa, art. 22 ust. 6].
masz ograniczony czas na jego wykorzystanie (niewykorzystana kwota odpisu wygasa po 6 miesiącach).
warunkiem skorzystania z ulgi jest terminowa zapłata za fakturę.

Art. 22 nie zmniejsza podstawy obliczenia składki, ale pozwala pomniejszyć kwotę, którą masz obowiązek wpłacić do Funduszu. To różnica, która w praktyce ma znaczenie księgowe i formalne.

Jak w praktyce zastosować art. 22, by zmniejszyć wpłatę na PFRON? Krok po kroku

Teraz skup się, by przyswoić praktyczne kroki, dzięki którym faktycznie wykorzystasz art. 22 i zmniejszysz wpłatę na PFRON w swojej firmie. Cały mechanizm można rozłożyć na kilka konkretnych etapów. Jeśli zachowasz ich kolejność i dopilnujesz formalności, obniżysz należność skutecznie.

Krok 1. Jakie transakcje kwalifikują do ulgi PFRON?

Przede wszystkim kup usługę lub produkt od kontrahenta, który ma prawo udzielić ci ulgi (zatrudnia ustawową liczbę osób niepełnosprawnych w odpowiedniej proporcji). Może to być np.:

usługa sprzątania.
usługa ochrony.
materiały biurowe.
produkty żywnościowe.
rękodzieło.
usługi poligraficzne.
catering lub inne usługi operacyjne.

Dostaniesz za to fakturę. Jednak ona jeszcze niczego nie obniża.

Krok 2. Dlaczego trzeba opłacić fakturę w terminie?

Terminowa zapłata jest warunkiem koniecznym. Jeśli zapłacisz po terminie, prawo do obniżenia przepada [ustawa, art. 22 ust. 1a]. Dla PFRON liczy się data płatności, a nie sama data wystawienia dokumentu.

Krok 3. Jaki dokument potwierdza kwotę obniżenia wpłaty PFRON?

Po opłaceniu faktury kontrahent przekaże ci informację o wysokości przysługującego obniżenia na formularzu INF-U. W dokumencie będzie kwota, którą możesz wykorzystać przy pomniejszaniu przyszłych wpłat PFRON.

INF-U to dokument księgowy służący wyłącznie do rozliczeń z PFRON.

Krok 4. Jak pomniejszyć miesięczną wpłatę na Fundusz?

Najpierw sprawdź wysokość należnej wpłaty na PFRON w danym miesiącu. Obliczoną kwotę możesz obniżyć maksymalnie o 50% [ustawa, art. 22 ust. 6].

Jeżeli:
twoja miesięczna obowiązkowa wpłata wynosi 8 000 zł,
w INF-U widnieje kwota obniżenia 5 000 zł,
w jednym miesiącu możesz wykorzystać maksymalnie 4 000 zł (czyli 50% należności). Pozostała kwota 1 000 zł przechodzi na kolejne miesiące. Wykorzystaj ją w ciągu najbliższych 6 miesięcy.

Twój schemat działania w skrócie

Etap	Co robisz	Co jest kluczowe
1	Kupujesz usługę lub produkt	Transakcja musi spełniać warunki ustawowe
2	Płacisz fakturę	Zapłata w terminie
3	Otrzymujesz informację o obniżeniu	Dokument potwierdzający kwotę
4	Pomniejszasz wpłatę	Do limitu – 50% miesięcznej należności

Jakie firmy udzielają ulg we wpłatach na PFRON?

Wbrew powszechnemu przekonaniu odpisów na PFRON udzielają nie tylko Zakłady Pracy Chronionej (ZPCh). Możesz nawiązać współpracę także z:

Zakładami Aktywności Zawodowej (ZAZ), które mają co najmniej 10 pracowników niepełnosprawnych, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Przedsiębiorstwami społecznymi (wymóg – minimum 10 pracowników niepełnosprawnych, w przeliczeniu na pełny etat).
Wszystkimi firmami, które zatrudniają przynajmniej 25 osób z niepełnosprawnością w przeliczeniu na pełny etat.

Jednak ustawa nakłada dodatkowy warunek. Dostaniesz ulgę tylko wtedy, jeśli Twoi kontrahenci osiągają wskaźnik zatrudnienia 30% i więcej, pracowników z niepełnosprawnością w stopniu znacznym lub stopniu umiarkowanym ze schorzeniem szczególnym (chorobą psychiczną, upośledzeniem umysłowym, całościowymi zaburzeniami rozwojowymi lub epilepsją, oraz niewidomych).

Wg danych Funduszu w roku 2025 w Polsce działało 535 tego typu firm – udzielających ulg PFRON.

Jak znaleźć firmę udzielającą odpisów PFRON?

Jeśli chcesz poprzez zakupy usług lub towarów obniżyć swoją wpłatę do PFRON, a nie wiesz, które firmy udzielają odpisów, wyszukaj je. Niestety, nie ma jednolitej krajowej listy podmiotów tego typu. Choć to umożliwiłoby Ci szybką weryfikację. Jak więc to zrobisz?

Skorzystaj z wyszukiwarki Google. Szukaj po słowach kluczowych dla odpisów oraz Twoich potrzeb zakupowych.
Sprawdź strony internetowe firm zajmujących się ochroną i sprzątaniem. To one z reguły najczęściej udzielają odpisów.
Wyszukaj firmy, które otrzymują dofinansowanie PFRON (nr świadczenia pomocowego SA.115582) na stronie https://sudop.uokik.gov.pl/home.
Sprawdź internetowe rejestry ZAZ w poszczególnych województwach. Dla województwa mazowieckiego na stronie https://www.gov.pl/web/uw-mazowiecki/wykaz-zakladow-aktywnosci-zawodowej-znajdujacych-sie-na-terenie-wojewodztwa-mazowieckiego2.
Spytaj w starostwie, urzędzie miasta lub PCPR. Te instytucje zazwyczaj mają wiedzę o firmach zatrudniających osoby niepełnosprawne.

O ile możesz obniżyć wpłatę na PFRON – na przykładzie?

Załóżmy, że prowadzisz firmę produkcyjną. Zatrudniasz 50 pracowników i nie osiągasz wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Twoja miesięczna wpłata na PFRON wynosi 10 200 zł.

W danym miesiącu kupujesz usługę sprzątania za 25 000 zł netto. Po terminowej zapłacie otrzymujesz od kontrahenta informację INF-U o przysługującym obniżeniu w wysokości 6 000 zł.

Zgodnie z przepisami możesz w jednym miesiącu pomniejszyć swoją wpłatę maksymalnie o 50% należnej kwoty [ustawa, art. 22 ust. 6]. W twoim przypadku:

należna wpłata: 10 200 zł.
maksymalne obniżenie w miesiącu: 5 100 zł.
posiadane obniżenie: 6 000 zł.

W tym miesiącu wpłacisz do PFRON: 5 100 zł (10 200 zł – 5 100 zł).

Pozostałe 900 zł możesz wykorzystać w kolejnych miesiącach. Odpisy rozliczaj tak, by zmieścić się w ustawowym terminie wykorzystania obniżenia [ustawa, art. 22 ust. 7].

Co wynika z tego przykładu dla przedsiębiorcy?

Obniżenie nie zeruje całej wpłaty.
Limit 50% jest stały.
Niewykorzystana część może przejść na najbliższe 6 miesięcy.
Mechanizm jest korzystny przede wszystkim przy stałej współpracy z jednym kontrahentem.

Jeśli regularnie korzystasz z usług uprawnionego podmiotu, możesz w perspektywie roku obniżyć swoje obciążenie składką PFRON o połowię. W budżecie twojej firmy zostanie 50% należnej rocznej wpłaty na fundusz.

Jakie są najczęstsze błędy przy korzystaniu z ulg PFRON?

Wykorzystanie obniżenia powyżej 50% miesięcznej należności.
Brak kontroli terminu ważności odpisu.
Zapłata faktury po terminie.
Brak archiwizacji dokumentów.
Nieweryfikowanie danych przekazanych przez kontrahenta.

Sprawdź zanim obniżysz wpłatę na PFRON

Wykorzystaj poniższą listę kontrolną, jako wewnętrzną procedurę w swojej firmie.

✔ Przed transakcją

☐ Sprawdzasz, czy twoja firma podlega obowiązkowym wpłatom na PFRON (zatrudnienie min. 25 pracowników i brak wymaganego wskaźnika zatrudnienia 6% lub 2%) [ustawa, art. 21 ust. 1].
☐ Ustalasz, czy planowana transakcja może generować obniżenie na podstawie art. 22 [ustawa, art. 22 ust. 1].
☐ Ustalasz w umowie zasady przekazywania informacji o obniżeniu.

✔ Po otrzymaniu faktury

☐ Płacisz fakturę w terminie.
☐ Archiwizujesz potwierdzenie przelewu.
☐ Odbierasz dokument potwierdzający wysokość przysługującego obniżenia.

✔ Przy rozliczeniu miesięcznym

☐ Sprawdzasz wysokość należnej wpłaty na PFRON.
☐ Weryfikujesz dostępne kwoty obniżenia.
☐ Stosujesz limit 50% miesięcznej należności [ustawa, art. 22 ust. 6].
☐ Kontrolujesz termin ważności niewykorzystanych kwot [ustawa, art. 22 ust. 7].
☐ Przechowujesz dokumentację na wypadek kontroli (faktury, potwierdzenie zapłaty, INF-U, ewentualne aneksy i umowy).

Jeśli każdy punkt masz odhaczony, mechanizm działa prawidłowo i ryzyko zakwestionowania obniżenia znacząco maleje.

FAQ – obniżenie wpłat na PFRON w pytaniach

Czy wpłaty na PFRON są kosztem firmy?

Nie są. W art. 23 ust. 1 pkt 29 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) ustawodawca wyłączył z podatkowych kosztów uzyskania przychodu wpłaty, o których mowa w art. 21 ust. 1 i w art. 23 ustawy o rehabilitacji zawodowej.

Czy mogę obniżyć wpłatę na PFRON o 100% kupując towary lub usługi?

Nie. W jednym miesiącu możesz wykorzystać maksymalnie 50% należnej wpłaty [ustawa, art. 22 ust. 6].

Czy obniżenie przechodzi na kolejne miesiące?

Tak, ale tylko w terminie do 6 miesięcy. Po jego upływie niewykorzystana kwota odpisu wygasa [ustawa, art. 22 ust. 7].

Kto udziela ulgi we wpłatach na PFRON?

Ulgę (obniżenie wpłaty na PFRON) może udzielić sprzedawca, który ma odpowiednią strukturę zatrudnienia, tj.: ZAZ lub przedsiębiorstwo społeczne (min. 10 etatów), albo inny pracodawca (min. 25 etatów), u którego co najmniej 30% załogi stanowią: osoby ze znacznym stopniem niepełnosprawności lub z umiarkowanym stopniem i tzw. schorzeniami szczególnymi (m.in. choroba psychiczna, całościowe zaburzenia rozwojowe, epilepsja) oraz niewidomi.

Czy spóźniona zapłata faktury wyklucza ulgę PFRON?

Tak. Terminowa zapłata jest warunkiem skorzystania z art. 22 [ustawa, art. 22 ust. 1a].

Czy PFRON może skontrolować wykorzystanie obniżenia?

Tak. W przypadku kontroli musisz przedstawić dokumenty potwierdzające prawo do obniżenia.

Źródła

Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity), https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/rehabilitacja-zawodowa-i-spoleczna-oraz-zatrudnianie-osob-16798906
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych – Informacje o obowiązkowych wpłatach, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/
Obniżenie wpłat na PFRON (art. 22), https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/rehabilitacja-zawodowa-i-spoleczna-oraz-zatrudnianie-osob-16798906/art-22
Ulgi PFRON, https://sip.lex.pl/procedury/ulgi-we-wplatach-na-pfron-1610618125
Rozliczenie wpłat, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/rozliczenie-wplat/

Czytaj inne artykuły: