Jak rozwiązać umowę o pracę za porozumieniem stron. Poradnik krok po kroku ze wzorem

Przepisy dotyczące zatrudnienia przewidują co najmniej kilka sposobów rozwiązania umowy o pracę. Jest to istotne zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników. Każda z metod rozwiązania umowy, niezależnie od jej charakteru i formy (na okres próbny, czas określony oraz czas nieokreślony), różni się skutkami faktycznymi i prawnymi. Rodzaj umowy i przyczyna zakończenia współpracy decydują o tym, jaki sposób rozwiązania, jest możliwy do zastosowania.

Jeśli chcesz zawrzeć rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, skorzystaj z naszego poradnika. Przeprowadzę Cię w nim krok po kroku przez procedury, pokażę pułapki i dobre rozwiązania oraz udostępnię wzór pisma do szybkiego uzupełnienia.

Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.

Sprawdź, zanim podejmiesz działania.

Porozumienie stron – definicja w pigułce

Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron to dobrowolne zakończenie stosunku pracy w terminie uzgodnionym przez pracownika i pracodawcę. Nie ma ustawowego okresu wypowiedzenia. Sami ustalacie datę i warunki rozstania (np. rozliczenia, przekazanie obowiązków). Dla bezpieczeństwa warto zawrzeć porozumienie na piśmie i jasno określić świadczenia.

1. Dlaczego warto rozważyć porozumienie stron?

W przypadku rozwiązania umowy porozumienie stron to najbardziej elastyczny sposób zakończenia stosunku pracy: obie strony ustalają termin, warunki finansowe i sposób rozstania. Dzięki temu unikają jednostronnego rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia i potencjalnego sporu.

Tę formę możesz zaproponować niezależnie od tego czy jesteś pracownikiem, czy pracodawcą, ale pamiętaj, że druga strona może ją przyjąć albo odrzucić.

Wyobraź sobie, że właśnie dostałeś ofertę pracy marzeń, ale obowiązuje Cię trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Albo z drugiej strony, prowadzisz firmę i musisz błyskawicznie zredukować etat, żeby uratować budżet. W obu sytuacjach porozumienie stron działa jak przycisk „Przewiń do końca”. Pozwala zakończyć umowę z datą, którą wspólnie ustalicie, z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub pominięciem go, bez stresu i bez sali sądowej. Dzięki temu osiągacie obopólne korzyści:

• Jako pracownik, możesz zaproponować rozwiązanie w dowolnym momencie, bez tłumaczenia się.
• Jako pracodawca, nie musisz uzasadniać decyzji ani liczyć ustawowych okresów wypowiedzenia.

Przykład z życia: Marta dostała propozycję pracy w Berlinie z początkiem lipca. Zamiast czekać do końca września, uzgodniła z firmą zakończenie umowy 30 czerwca, dodając w porozumieniu ekwiwalent za urlop i premię za przekazanie obowiązków. Wyjechała spokojna i z dobrymi referencjami.

2. Rozwiązanie umowy za porozumieniem. Podstawa prawna i aktualne zmiany

Art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu Pracy mówi jasno: umowę o pracę można rozwiązać na mocy porozumienia stron. Koniec kropka.

To oznacza, że rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy, z zachowaniem odpowiednich okresów wypowiedzenia, albo z ich pominięciem. Warto, abyś pamiętał, że forma pisemna tego sposobu rozwiązania umowy nie jest wymagana przepisem, ale w praktyce to Twoja polisa ubezpieczeniowa, bez niej trudno udowodnić, że do porozumienia w ogóle doszło.

Wskazówka. Jeżeli obie strony podpiszą porozumienie chociażby mailowo (kwalifikowany e‑podpis, mObywatel lub Profil Zaufany), masz pełną moc dowodową.

3. Korzyści z zawarcia porozumienia stron

Niezależnie od tego czy porozumienie jest na wniosek pracownika, czy z inicjatywy pracodawcy każda ze stron może zyskać.

Co zyskuje pracownik?

• decydujesz o dacie rozwiązania stosunku pracy, współpracę kończysz kiedy chcesz, bez „odsiadywania” wypowiedzenia,
• możesz negocjować dodatkową odprawę, premię lub zachowanie laptopa,
• szybciej otrzymujesz świadectwo pracy i ekwiwalent za urlop.

Co zyskuje pracodawca?

• zwalniasz etat natychmiast i ograniczasz koszty,
• nie tłumaczysz przyczyn wypowiedzenia,
• minimalizujesz ryzyko pozwu i złego PR‑u.

4. Na co uważać w przypadku rozwiązania umowy o pracę na podstawie porozumienia stron?

Zwróć uwagę na poniższe elementy, aby uniknąć przykrych konsekwencji.

• Źle wpisana data może skutkować chaosem i nieporozumieniami dotyczącymi urlopu i składek.
• Brak konkretów finansowych oznacza, że później trudniej jest dochodzić jakichkolwiek roszczeń.
• Jako pracownik stracisz ochronę „karencyjną” w PUP (90 dni), jeśli to Ty zainicjujesz porozumienie.

Przykład: Jan zgodził się na rozwiązanie umowy „od zaraz” bez zapisu o ekwiwalencie za 10 zaległych dni urlopu. Po wypłacie odkrył, że nie dostał grosza. Bez pisemnej umowy ciężko było udowodnić ustne ustalenia.

Najczęstsze błędy, które możesz popełnić rozwiązując umowę za porozumieniem stron

1. Brak dokładnej daty rozwiązania.
2. Wysłanie skanu bez podpisów.
3. Niewpisanie ustaleń finansowych (odprawa, premie).
4. Zapomniane świadectwo pracy, grozi grzywna dla firmy.

5. Czym się różni porozumienie stron vs. wypowiedzenie? Szybkie porównanie

W poniższej tabeli sprawdzisz, dlaczego porozumienie stron jest dużo lepsze od rozwiązania stosunku pracy przez wypowiedzenie.

6. Jak przygotować się do rozmowy, jeśli wychodzisz z inicjatywą zawarcia porozumienia stron?

Jeśli chcesz zaproponować rozwiązanie umowy w formie porozumienia stron, przygotuj się do tego odpowiednio. W zależności czy jesteś pracownikiem, czy pracodawcą musisz zwrócić uwagę na inne elementy.

Co powinien zrobić pracownik przed rozwiązaniem umowy o pracę za porozumieniem stron?

1. Policz, ile dni urlopu Ci pozostało i na jaką kwotę ekwiwalentu możesz liczyć.
2. Zrób plan „Dzień + 1”, co zrobisz po odejściu (nowa praca? urlop?).
3. Wypisz swoje oczekiwania: premia, odprawa, zachowanie sprzętu? Zapisz je, by nic nie „uciekło” w trakcie rozmowy.

Na co powinien zwrócić uwagę, gdy chce rozwiązać stosunek pracy za porozumieniem stron?

1. Sprawdź ochronę pracownika*.
2. Policz koszty, które poniesiesz: ekwiwalent za urlop, potencjalna odprawa, ewentualny sprzęt.
3. Przygotuj informacje dla pozostałej kadry. Poinformuj zespół w sposób, który nie wzbudzi plotek.

*Sytuacje szczególne i wyjątki dotyczące możliwości wypowiedzenia umowy o pracę za porozumieniem stron

Zwróć uwagę na sytuacje, w których nie naciskać, by zawrzeć z pracownikiem umowę o rozwiązaniu stosunku pracy za porozumieniem stron. Obostrzenia dla pracodawcy mają miejsce, gdy pracownik jest:

• kobietą w ciąży lub przebywa na urlopie macierzyńskim,
• chronionym związkowcem,
• w wieku przedemerytalnym (4 lata przed emeryturą),
• pracownikiem zatrudnionym na czas określony.

Zawarcie porozumienia stron nawet w takich sytuacjach jest możliwe, ale kluczowe jest w nich dobrowolne oświadczenie woli pracownika. Możesz zaproponować, ale nie wolno Ci wywierać presji.

7. Procedura rozwiązania umowy za porozumieniem stron krok po kroku

Zachowaj właściwą formę rozwiązania umowy o pracę. Jest to kluczowe dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu też unikniesz potencjalnych konfliktów. Krok po kroku podejmij następujące działania:

1. Inicjatywa
   Pracownik lub pracodawca wysyła e-mail albo umawia się spotkanie.
2. Negocjacja daty
   Wspólnie ustalacie, kiedy umowa wygaśnie.
3. Uzgodnienie finansów
   W zależności od inicjatora rozwiązania umowy może to być: ekwiwalent, odprawa, inny bonus.
4. Spisanie dokumentu
   Przygotujcie porozumienie w 2 egzemplarzach i dodajcie klauzulę o braku roszczeń. Prawo nie wymaga formy pisemnej.
5. Podpisy – najlepiej tego samego dnia (papier lub e‑podpis) z jasną deklaracją “wyrażam zgodę” lub “nie wyrażam zgody“.
6. Świadectwo pracy
   Wydaj natychmiast lub najpóźniej w dniu do 7 dni (gdy nie można go wydać w dniu ustania obowiązywania umowy).
7. Rozliczenia
   Wypłata powinna mieć miejsce w dniu rozwiązania albo najpóźniej w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia. Ekwiwalent powinien być przekazany najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy.

Zrób swoją krótką checklistę „Porozumienie stron w 7 krokach” i odhaczaj, co już masz za sobą.

8. Co musi zawierać pismo o rozwiązaniu umowy za porozumieniem? Wzór do pobrania

Obowiązkowe elementy, które powinieneś zamieścić w swoim piśmie:

• nagłówek „Porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę”,
• dane pracodawcy i dane pracownika (nazwa, adres, NIP/PESEL),
• numer pisma oraz data umowy,
• konkretna data zakończenia stosunku pracy,
• podpisy obu stron.

Nie musisz, ale warto, abyś dodał opcjonalne informacje, m.in.

• zapis o braku wzajemnych roszczeń,
• ustalenia finansowe (odprawa, premia, sprzęt),
• informację o terminie wydania świadectwa pracy.

Pobierz wzór porozumienia stron DOCX

Pełny edytowalny wzór porozumienia stron (DOCX) pobierzesz klikając przycisk „Pobierz wzór”

9. Rozliczenia końcowe: urlop, odprawa, ZUS

Kończysz współpracę. Zadbaj o rozliczenia:

• Ekwiwalent za urlop. Jeśli miałeś niewykorzystany urlop, dostajesz rekompensatę w gotówce.
• Odprawa. Ustawowo należna jest ona tylko przy zwolnieniach grupowych, ale możecie ją wpisać w porozumieniu dobrowolnie.
• ZFŚS i inne świadczenia. Opłacasz zgodnie z regulaminem firmy.
• ZUS i PIT‑11. Odprowadzasz składki i wydajesz PIT‑11 w standardowym terminie.

Wskazówka dla pracownika: zapisz w porozumieniu termin wypłaty ekwiwalentu i odprawy, unikniesz poślizgu i nieporozumień.

Rozwiązanie umowie o pracę za porozumieniem stron w pigułce

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron to najszybsza i najmniej konfliktowa droga do zakończenia współpracy. Pamiętaj o trzech rzeczach:

1. Spisz wszystko, daty, zobowiązania, dyspozycje odnośnie sprzętów.
2. Podpisz dokument w formie papierowej lub przez e‑podpis.
3. Rozlicz się do końca. Pamiętaj o świadectwie pracy, ekwiwalentach i PIT‑11.

Jesteś gotowy? Kliknij „Pobierz wzór”, uzupełnij dane i załatw temat jeszcze dziś. A jeśli wolisz profesjonalne wsparcie, skonsultuj się z prawnikiem lub doradcą HR, to koszt jednej godziny, który może oszczędzić Ci tygodni nerwów.

FAQ

Źródła

Ten poradnik przygotowałam w oparciu o art. 30 KP oraz aktualne interpretacje Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z lat 2023-2025.

• https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-30
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00201
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00204?utm_source=chatgpt.com
• https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/czy-mozna-cofnac-zgode-na-rozwiazanie-umowy-na-mocy-porozumienia-stron?tmpl=pdf?tmpl=pdf
• https://www.gov.pl/web/rodzina/ustanie-stosunku-pracy
• https://zielonalinia.gov.pl/-/rozwiazanie-umowy-za-porozumieniem-stron.-czy-mozna-cofnac-zgode-
• https://zielonalinia.gov.pl/en/-/zakonczyles-stosunek-pracy-sprawdz-kiedy-powinienes-otrzymac-swiadectwo-pracy?utm_source=chatgpt.com

To może Cię zainteresować:

Urlop na poszukiwanie pracy. Przewodnik dla pracownika

Zasiłek dla bezrobotnych od A do Z.  Ogólne warunki, wysokość i komu świadczenie przysługuje

Dowiedz się, czy można zwolnić pracownika na L4 zgodnie z przepisami