Zwrot dofinansowań PFRON - warunki, terminy, procedury

Dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych z PFRON to istotna pomoc finansowa dla firm. Zdarza się jednak, że pracodawca otrzymuje wezwanie do zwrotu nienależnie pobranej dopłaty wraz z odsetkami. Wtedy zaczyna się problem i szukanie rozwiązań.

Sprawdź, kiedy może Cię dotyczyć zwrot dofinansowań PFRON i jakich procedur musisz dochować? Dowiedz się też, czy jest możliwe rozłożenie na raty należności lub jej umorzenie oraz czy zwrot może się przedawnić i jakie masz w związku z tym uprawnienia.

Co zawiera żądanie zwrotu dopłaty do wynagrodzeń?

Może się zdarzyć, że otrzymasz wezwanie do zwrotu wypłaconych Ci środków przez PFRON. Niby wszystko było w porządku. Składałeś wnioski, otrzymywałeś dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. System działał. A jednak. Fundusz przeprowadził kontrolę i stwierdził nieprawidłowości związane z otrzymaną przez Ciebie pomocą finansową.

W wezwaniu znajdziesz informacje o:

uchybieniach w danych okresach.
typie nieprawidłowości.
potrzebie dokonania korekt w SODiR.
wysokości zwrotu środków wraz z odsetkami za okres od dnia otrzymania dofinansowania do dnia zwrotu środków.

Fundusz może domagać się zwrotu wypłaconych środków wraz z odsetkami, na podstawie wyników uzyskanych przez organy kontrolujące lub na podstawie danych zawartych w złożonych wcześniej wnioskach.

Jakie są przyczyny zwrotu dofinansowania wynagrodzeń do PFRON?

Najczęstszym powodem decyzji Funduszu o zwrocie jest nieterminowe ponoszenie kosztów płacy pracowników. Zwróć uwagę na terminy płatności tych składników i sprawdź czy ich dochowałeś:

wynagrodzenie brutto.
premie, nagrody, dodatki.
finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe), naliczane zgodnie z wysokością wynagrodzenia.
obowiązkowe składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
zaliczki na podatek od wynagrodzenia pracownika.

Inne przyczyny wezwania do zwrotu nienależnie pobranego dofinansowania wynikają z braku spełnienia warunków ich pobierania. PFRON może wezwać Cię o zwrot dofinansowania, gdy:

Pracownik nie miał ważnego orzeczenia o stopniu niepełnosprawności (nawet w 1 miesiącu).
Błędnie wyliczyłeś lub zbadałeś efekt zachęty.
Narosły Ci zaległości wobec PFRON powyżej 100 zł.
Dokonałeś wypłaty wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością ze środków publicznych.
Przekazałeś pensję “do ręki”, poza systemem bankowości lub podmiotu prowadzącego działalność w zakresie doręczania przesyłek pieniężnych.
Pobrałeś dofinansowanie na wynagrodzenie emeryta posiadającego lekki lub umiarkowany stopień niepełnosprawności,
Złożyłeś wniosek o dofinansowanie przed wypłatą wynagrodzenia.

Ważne
Prawidłowe wyliczenie efektu zachęty powinno dotyczyć konkretnej firmy i jej pracowników. Badając efekt zachęty, pamiętaj, by nie brać pod uwagę jednocześnie wszystkich pracowników zatrudnionych w spółkach powiązanych kapitałowo lub osobowych.

Czy nieterminowe opłacanie składek ZUS może być podstawą zwrotu dofinansowania PFRON?

Tak. Zgodnie z przepisami zawartymi w Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych dofinansowanie nie przysługuje, gdy miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez Ciebie z uchybieniem terminu przekraczającym 14 dni.

Gdy otrzymujesz dofinansowanie z PFRON, najczęściej obowiązuje Cię termin opłacenia składek ZUS do 15 dnia miesiąca (po miesiącu, w którym wypłaciłeś wynagrodzenie). Opóźnienie w opłaceniu składek do 14 dni skutkuje naliczeniem odsetek. Pozwala Ci jednak zachować prawo do dofinansowania PFRON.

Ważne
Opóźnienie uregulowania wszystkich elementów kosztów płacy pracownika nie może przekraczać 14 dni, chyba że wartość nieopłaconych składek stanowi nie więcej niż 2% deklarowanej kwoty za dany okres sprawozdawczy.

PFRON ma prawo do nieodpłatnego korzystania z danych zgromadzonych przez ZUS. Sprawdza terminowość opłacania składek przez pracodawców zatrudniających pracowników z niepełnosprawnością. Ma na to czas do 10 lat.

Jak wygląda procedura zwrotu dofinansowania z PFRON krok po kroku?

Procedura zwrotu rozpoczyna się od wystosowania wezwania o zwrot dofinansowań PFRON. Fundusz poinformuje Cię w nim o należnej kwocie oraz poda podstawę prawną roszczenia. Od daty, gdy odbierzesz dokument zacznie się termin zwrotu środków. Wynosi on 3 miesiące.
Po otrzymaniu wezwania do zwrotu możesz przesłać do PFRON pisemne wyjaśnienia oraz dokumenty, które zaprzeczają ustaleniom Funduszu.
Gdy miną 3 miesiące, a Ty nie zwrócisz dofinansowania lub nie wypowiesz się w sprawie, PFRON rozpocznie postępowanie administracyjne. Na tym etapie otrzymasz kolejne pismo. Będziesz mógł zapoznać się z materiałem zebranym przez Fundusz. Teraz też możesz przedstawić własne dowody i wyjaśnienia. Być może obniżą one wysokość zwrotu lub wykażą brak nieprawidłowości.
Po zakończeniu tego postępowania otrzymasz pisemną decyzję nakazującą zwrot środków. Możesz się od niej odwołać i:
– w ciągu 14 dni złożyć do Prezesa Zarządu PFRON wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy.
– w ciągu 30 dni wnieść skargę do Sądu za pośrednictwem Prezesa Zarządu PFRON.

Bez Twojego odwołania decyzja stanie się prawomocna.

Na jakie konto trzeba przelać zwrot dofinansowania PFRON?

Kwotę zwrotu nienależnie pobranego dofinansowania wraz z naliczonymi odsetkami przekaż na rachunek:

BGK 66 1130 1017 0019 9361 9020 0041*.

Opisz przelew prawidłowo. Podaj numer sprawy PFRON, okres zwrotu SODiR, oraz noty odsetkowe.

Zwrot poprzedź wysłaniem korekty wniosku za dany okres sprawozdawczy, którego on dotyczy.

*sprawdź w wezwaniu przed przelewem.

Jak wyliczyć odsetki PFRON?

Odsetki od nienależnie pozyskanego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych nalicz identycznie, jak dla zaległości podatkowych. Ujmij okres od dnia otrzymania dofinansowania do dnia zwrotu środków.

Wystąp o umorzenie odsetek. Jeśli uzyskasz pozytywną decyzję, odsetki za zwłokę będą naliczone na dzień wydania decyzji.

Czy jest możliwe rozłożenie na raty zwrotu dofinansowania z PFRON i umorzenie części kosztów?

Tak, jednak wymaga to odpowiedniego działania.

Po wezwaniu, obawiasz się konieczności natychmiastowego zwrotu całego dofinansowania. Uważaj, by przedwcześnie nie wnioskować o rozłożenie zobowiązania na raty lub umorzenie. W praktyce takie wnioski często kończą się odmową. Postępuj zgodnie z wymogami Funduszu i spokojnie.

Twoje obawy są jednak całkowicie zrozumiałe. Nakaz zwrotu dofinansowania w wysokości nawet kilku milionów zł nie jest możliwy do wykonania jednorazowo. Może wiązać z upadłością firmy. To z kolei doprowadzi do utraty miejsc pracy. Tego Fundusz nie chce. Aby uniknąć takich sytuacji, do Ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych [Dz.U. z 2019 r. poz. 1172 ze zm.], wprowadzony został art. 49f, który przewiduje dwa rozwiązania:

Rozłożenie na raty lub odroczenie terminu zwrotu dofinansowania.
Umorzenie w całości lub części odsetek od nienależnie pobranych dofinansowań.

Kiedy PFRON rozłoży zwrot dofinansowania na raty lub odroczy termin płatności?

PFRON może wydać pozytywną decyzję o rozłożeniu na raty Twojej należności. Jednak musi to być uzasadnione:

ważnym interesem Twoim (wykaż okoliczności nadzwyczajne, uniemożliwiające spłatę zadłużenia).
interesem publicznym.
względami społecznymi lub gospodarczymi (gdy istnieje groźba likwidacji firmy).
innymi istotnymi przyczynami.

Przyczyny ubiegania się o ulgę koniecznie udokumentuj. W zależności od sytuacji mogą to być: sprawozdania finansowe, prognozy na rok bieżący i następny, bilanse, kopię zeznań podatkowych i oświadczenia o dochodach Twoich i członków rodziny, zaświadczenia US i ZUS o niezaleganiu lub zaleganiu w płatnościach, oświadczenia o wydatkach na leczenie, zaświadczenia z pomocy społecznej, protokoły szkód dotyczące powodzi lub pożaru. Wszelkie inne dokumenty dotyczące firmy lub Ciebie, mające wpływ na rozpatrzenie sprawy.

Uważaj, aby przedstawiona sytuacja ekonomiczna firmy nie została uznana, jako “sytuacja trudna” w rozumieniu Ustawy o Rehabilitacji. To może doprowadzić do wstrzymania bieżących dofinansowań do wynagrodzeń.

Wniosek o rozłożenie na raty lub odroczenie terminu płatności złóż dopiero po otrzymaniu i uprawomocnieniu się decyzji nakazującej zwrot dofinansowania do PFRON. Przedstaw swoją prośbę i zaproponuj ewentualny harmonogram spłaty rat lub datę, do której płatność ma być odroczona.

Z takiej możliwości możesz skorzystać tylko jeden raz. Całkowity okres spłaty nie może przekraczać 10 lat. PFRON stawia surowe warunki. Gdy opóźnisz się w spłacie jednej raty, umowa ulegnie rozwiązaniu. A Twoje zobowiązanie stanie się wymagalne natychmiast. Do zwrotu w całości.

Kiedy wnioskować o umorzenie odsetek od dofinansowania PFRON?

Najpierw spłać kwotę głównej należności. Zrób to w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania wezwania do zapłaty, bądź ujawnienia okoliczności powodujących obowiązek zwrotu.

Dopiero potem wnioskuj o umorzenie naliczonych odsetek. Jednak nie wcześniej niż po otrzymaniu decyzji Prezesa Zarządu PFRON (nakazującej spłatę odsetek). Podobnie, jak w przypadku wniosku o rozłożenie na raty, dołącz do wniosku odpowiednią dokumentację potwierdzającą Twoją sytuację.

Czy zwrot dofinansowania PFRON może ulec przedawnieniu?

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że już po 5 latach Fundusz traci prawo do dochodzenia zwrotu nienależnie wypłaconych dofinansowań.

Pojawia się tu jednak problem z ustaleniem dnia otrzymania pomocy. W przypadku dofinansowania PFRON możesz uznać aż 3 daty. Są nimi:

ostatni dzień okresu sprawozdawczego, czyli miesiąca zatrudnienia pracownika niepełnosprawnego.
dzień złożenia wniosku o dofinansowanie, czyli do 25 dnia następnego miesiąca.
dzień wpływu środków na konto bankowe pracodawcy.

Wątpliwość w tej kwestii wyjaśnia stanowisko Sądu. Uznał on za datę przyznania pomocy ostatni dzień okresu sprawozdawczego.

W związku z tym PFRON w 2026 r. nie ma podstaw prawnych, by żądać od Ciebie zwrotu dofinansowania otrzymanego w roku 2015. W rzeczywistości zdarzają się jednak sytuacje, kiedy Fundusz wysyła wezwanie o zwrot dofinansowań PFRON za okres już przedawniony. Odwołaj się wtedy od decyzji, powołując się na fakt przedawnienia udzielonej pomocy.

Do kiedy PFRON może upomnieć się o zwrot nienależnie pobranego dofinansowania?

Prawo do żądania zwrotu dofinansowania ze strony PFRON mija po upływie 5 lat. Czy jednak toczące się już postępowanie może przerwać bieg przedawnienia?

Odpowiedź znajdziesz w rozstrzygnięciach:

wyroku TSUE z 5 marca 2019 r. w sprawie C-349/17 Eesti Pagar, orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.
stanowisku Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (DMP-2.52.179.2019.AH) uzyskanym przez Federację Przedsiębiorców Polskich (FPP).

Wskazują one, że ani wszczęcie postępowania, ani wydanie decyzji przez PFRON nie przerywa biegu przedawnienia.

Przykład roszczeń PFRON i dochodzenia zwrotu dofinansowania przez firmę Impel

Impel Facility Services Sp. z o.o. jest firmą zajmującą się ochroną osób i mienia oraz usługami sprzątania. Działa na obszarze całej Polski. W 2013 r. zatrudniała aż 1102 pracowników z niepełnosprawnością. Otrzymała wtedy z PFRON dofinansowanie do ich wynagrodzeń w wysokości 10 880 000 zł.

PFRON zażądał zwrotu środków z dofinansowań do wynagrodzeń od firmy Impel. Podstawą żądania była informacja z ZUS o nieterminowych wpłatach składek na ubezpieczenia społeczne. Impel odwołał się wielokrotnie od decyzji zwrotu.

PFRON po weryfikacji odwołania uznał niezasadność wcześniejszej swojej decyzji. Ustalono, że opłacona z uchybieniem kwota składek w okresach wskazanych w wezwaniu do zapłaty wynosi mniej niż 2%. Nie stanowiło to więc podstawy, by żądać zwrotu od Impel.

Spółka nadal odwoływała się od negatywnych dla niej decyzji. PFRON umorzył firmie Impel koszty postępowania administracyjnego i znaczną część żądanej kwoty zwrotu. Jednak postępowanie administracyjne wobec spółki Impel nie skończyło się.

W kolejnej decyzji administracyjnej Prezesa PFRON z 06.02.2019 r. Fundusz postanowił w całości umorzyć koszty związane z postępowaniem administracyjnym wobec spółki Impel. Uzasadnieniem był powód przedawnienia, który podniósł Impel.

Powyższy przykład świadczy o sensowności odwoływania się od decyzji zwrotu dofinansowania PFRON.

FAQ

Czy możliwe jest umorzenie zwrotu dofinansowania PFRON?

Nie. Zwrot dofinansowań PFRON w całości nie może być umorzony. Możliwe jest rozłożenie na raty lub odroczenie terminu zwrotu dofinansowania lub umorzenie części odsetek.

Czy można umorzyć odsetki PFRON?

Tak, możliwe jest umorzenie w całości lub części odsetek od nienależnie pobranych dofinansowań.

Kiedy pracodawca może otrzymać decyzję o zwrot dofinansowań PFRON?

Fundusz może wystosować wezwanie o zwrot dofinansowań PFRON w ciągu 5 lat od chwili uchybienia pracodawcy w opłacaniu wszelkich składek wynikających z kosztów pracownika.

Czy można uniknąć zwrotu po korekcie SODiR?

Czasem tak. Jeśli błąd był „techniczny” (np. omyłka we wniosku) i po korekcie oraz po przedstawieniu dowodów spełnienia warunków dofinansowania PFRON uzna, że dopłata nie była nienależna – może odstąpić od żądania zwrotu albo obniżyć kwotę.
Jeśli jednak przyczyna dotyczy braku spełnienia warunków (np. brak ważnego orzeczenia w danym miesiącu, spóźnione koszty płacy ponad limit, brak efektu zachęty), sama korekta zwykle nie „naprawi” sprawy.

Jak liczyć 14 dni opóźnienia i wyjątek 2%?

14 dni liczysz jako opóźnienie w poniesieniu każdego elementu kosztów płacy (np. wynagrodzenia, składek ZUS, podatku) względem ustawowego terminu płatności. Gdy przekroczysz 14 dni, dofinansowanie za dany okres może nie przysługiwać.
Jeżeli spóźniona (nieopłacona w terminie) część kosztów płacy stanowi nie więcej niż 2% deklarowanej kwoty za dany okres sprawozdawczy, opóźnienie nie powinno pozbawiać prawa do dofinansowania.

Źródła

PFRON FAQ, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/najczesciej-zadawane-pytania-w-sprawie-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/
Dz.U. 2025 poz. 913, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000913/O/D20250913.pdf
Art. 49e, Zwrot środków PFRON, https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/rehabilitacja-zawodowa-i-spoleczna-oraz-zatrudnianie-osob-16798906/art-49-e
Informacja o kwocie roszczeń PFRON, https://impel.pl/content/uploads/2022/03/2020_z_dnia_9_pazdziernika_2020_roku.pdf
Scan pisma UOKiK, DMP-2.52.179.2019.AH, https://grafik.rp.pl/grafika2/1541842

Artykuł ma charakter edukacyjno-informacyjny. Zawiera przepisy aktualne na dzień 2.03.2026 roku. Jeśli masz wątpliwości konsultuj się z pracownikiem PFRON lub prawnikiem.

Sprawdź inne artykuły: