Ekwiwalent za pracę zdalną od 2023. Ile wynosi i jak go poprawnie obliczać?

Nowelizacja Kodeksu Pracy od 7 kwietnia 2023 roku wniosła istotne regulacje dotyczące zasad pracy na odległość, tzw. pracy zdalnej. Od tego momentu pracodawca zobowiązany jest dostarczyć pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy oraz urządzenia techniczne pozwalające na realizację obowiązków zawodowych. Odrębnie powinien pokryć wszelkie niezbędne i dodatkowe koszty wykonywania pracy zdalnej w postaci ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.

Czy pracodawca ma obowiązek pokrywania kosztów pracy zdalnej? Czy przepisy określają stawkę ryczałtu lub ekwiwalentu i czy podlega ona opodatkowaniu? Jakie koszty trzeba ująć, obliczając ekwiwalent pieniężny pracę zdalną lub ryczałt, by nie były kwestionowane? Na te i wiele innych pytań będzie odpowiadał poniższy artykuł.

Rekompensata za pracę zdalną — ekwiwalent za pracę zdalną i ryczałt. Czym to się różni?

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu Pracy pojęcia ekwiwalent za pracę zdalną oraz ryczałt za pracę zdalną nie są tożsame.

1. Ekwiwalent pieniężny oznacza wypłatę równowartości ponoszonych kosztów przez pracownika, bezpośrednio związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych w formie zdalnej.
2. Ryczałt oznacza ustaloną regulaminem stałą uśrednioną kwotę, odpowiednią do przewidywanej wysokości kosztów, zgodnie z rozpiętością średnich cen rynkowych i częstotliwością ponoszenia wydatków.

W obu przypadkach pracodawca powinien brać pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych i ich udokumentowane ceny rynkowe. Informacje o sposobie obliczania rekompensaty za koszty pracy zdalnej powinny znajdować się w regulaminie lub porozumieniu z pracownikiem.

Wraz z upływem czasu ekwiwalent i ryczałt za pracę zdalną trzeba aktualizować poprzez odpowiednie zarządzenie i przeliczenie cen.

Czy pracodawca ma obowiązek wypłaty rekompensaty za pracę zdalną?

Z przepisów prawa wynika, że pracodawca ma bezwzględny obowiązek pokrywania przynajmniej kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy pracownikom mającym umowy o pracę zdalną i pracę hybrydową. Kodeks Pracy nie ustanawia zaś stawki tego zwrotu.

Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu Pracy za uchylanie się od obowiązku wypłaty ekwiwalentu za pracę zdalną Pracodawcy grozi kara grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Pracownik nie może zrzec się ekwiwalentu za pracę zdalną lub ryczałtu!

Ekwiwalent za pracę zdalną a podatek i składki ZUS

Problemem dla wielu pracodawców jest poprawne wyliczenie kosztów pracy zdalnej. By nie były one zawyżone. Wysoka kwota rekompensaty może stać się obiektem zainteresowania Urzędów Skarbowych lub ZUS-u i być zakwestionowana.

Poprawność w tym przypadku ma istotne znaczenie z uwagi na to, iż ryczałt i ekwiwalent za pracę zdalną nie podlega opodatkowaniu oraz nie wchodzi w zakres składek ZUS.

Ważne!
Wykazane istotne przekroczenie rekompensaty faktycznych kosztów, w sytuacji kontroli US lub ZUS może skutkować zakwalifikowaniem ekwiwalentu, jako przychodu ze stosunku pracy. W konsekwencji — opodatkowaniem oraz naliczeniem składek ZUS.

Jak ustalić wysokość ekwiwalentu za pracę zdalną?

Do tej pory brakuje jednoznacznych zasad, jak ustalić stawkę ekwiwalentu za pracę zdalną. Dla wielu pracodawców punktem odniesienia mogą być kwoty stosowane przez administrację państwową.

• Analiza wysokości ekwiwalentów i ryczałtów w różnych instytucjach państwowych wykazała bardzo zróżnicowane stawki średnio od 20 zł do 70 zł na miesiąc.
• Nieco wyższe stawki zwrotu za pracę zdalną stosują prywatni pracodawcy, ustalając je na średnim poziomie 50 zł do 100 zł na miesiąc.

Co brać pod uwagę ustalając wysokość ekwiwalentu za pracę zdalną?

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 pkt 2-3 pracodawca zobowiązany jest do wypłacania ekwiwalentu pieniężnego obejmującego koszty:

• energii elektrycznej,
• usług telekomunikacyjnych,
• prywatnych narzędzi i materiałów niezbędnych do pracy zdalnej, ich instalacji serwisu oraz konserwacji,
• innych kosztów dotyczących pracy zdalnej wskazanych w regulaminie lub porozumieniu.

Jeśli pracodawca dostarcza pracownikowi zdalnemu wszystkie narzędzia i materiały potrzebne do pracy oraz dostęp do Internetu bezprzewodowego to wysokość ekwiwalentu będzie niższa niż w przypadku, gdy pracownik będzie wykorzystywał do realizacji zadań swoje urządzenia i materiały oraz Internet.

Od czego uzależniony jest dodatek za pracę zdalną i jego wysokość?

Wysokość ekwiwalentu za pracę zdalną uzależniona jest od wielu czynników:

1. liczby dni pracy z domu,
2. norm zużycia wszystkich materiałów oraz narzędzi pracy i ich cen rynkowych,
3. norm zużycia energii elektrycznej przez wszystkie urządzenia wykorzystywane do pracy zdalnej,
4. kosztów usług telekomunikacyjnych.

Wyższą rekompensatę uzyskają osoby, które pracują stale zdalnie, niższą — pracownicy hybrydowi.

Pracodawca stosujący w swojej firmie formy pracy zdalnej powinien mieć wiedzę o nowych regulacjach KP. Dotyczy to wszystkich pracodawców, nie tylko zatrudniających osoby niepełnosprawne. Zapraszamy do serii artykułów powiązanych z tematyką pracy zdalnej, m.in.:

🔸 Praca zdalna w Kodeksie Pracy
🔸 Jak ująć ekwiwalent za pracę na odległość w kosztach płacy PFRON?
🔸 Koszty płacy a PFRON
🔸 SODiR krok po kroku

Poszukaj inne interesujące Cię artykuły w witrynie My Wspieramy. Zyskasz bezcenną wiedzę i źródło inspiracji. Polecamy także usługi naszej agencji!

„Inne koszty” a ekwiwalent za pracę zdalną

Pracodawca ma obowiązek pokrywania wszelkich kosztów, które dotyczą bezpośrednio wykonywania pracy zdalnej. Wykaz „innych kosztów” powinien być wskazany ze szczególną starannością w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej. Uchroni to pracodawcę przed zakwestionowaniem danego wydatku wpływającego na wysokość wypłacanego ekwiwalentu przez ZUS lub organ podatkowy.

Pracodawca w regulaminie pracy zdalnej może zadecydować o pokrywaniu innych kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną. Mogą nimi być koszty, m.in.:

• zużycia gazu, wody i ścieków,
• użytkowania biurka, krzesła, szafki itp.,
• użytkowania powierzchni domu,
• środków czystości itp.

Kluczową kwestią jest wykazanie bezpośredniej korelacji między koniecznością ponoszenia takich kosztów a wykonywaniem pracy zdalnej.

Ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie przez pracownika własnych narzędzi oraz materiałów do wykonywania pracy zdalnej nie stanowi dla niego przychodu.

Jak obliczyć ekwiwalent za pracę zdalną — wzór?

Pracodawca może przyjąć następujący wzór do obliczania ekwiwalentu za 1 dzień pracy zdalnej przed komputerem:

1. Zużycie energii elektrycznej dobowo:
   faktyczna cena za kWh energii w zł x zużycie prądu przez wykorzystywane urządzenia w kWh x liczba godzin pracy.
2. Koszt usług telekomunikacyjnych dobowo:
   faktyczny koszt miesięczny abonamentu za Internet / 30 dni / 24h x liczba godzin pracy w dniu roboczym.
   Przy wykorzystaniu telefonu pracownika dodatkowo:
   faktyczny koszt miesięczny abonamentu za telefon / 30 dni / 24h x liczba godzin pracy w dniu roboczym.
3. Koszt zużycia wody i ścieki dobowo:
   faktyczna cena wody i ścieków za m³ x 0,16 m³ /24h x liczba godzin pracy w dniu roboczym.
4. Koszt dobowy zużycia wyposażenia biurowego:
   suma cen sprzętów ustalonych w regulaminie x 20% / 30 dni /24h x liczba godzin pracy w dniu roboczym.
5. Koszt amortyzacji prywatnego komputera lub laptopa (i innych urządzeń) dobowo:
   cena używanego sprzętu x 30% / 12 miesięcy / 24h x liczba godzin pracy w dniu roboczym.

By uzyskać ostateczną kwotę miesięczną ekwiwalentu, po zsumowaniu wszystkich dobowych kosztów pracy zdalnej, trzeba je pomnożyć przez liczbę dni roboczych, w których pracownik wykonywał obowiązki na odległość.

Obliczanie ekwiwalentu za pracę zdalną w pigułce. Podsumowanie

Ekwiwalent za pracę zdalną jest faktyczną rekompensatą dla pracownika, który podnosi dodatkowe koszty, realizując obowiązki zawodowe poza siedzibą firmy.

Ponieważ ekwiwalent pieniężny za pracę zdalną oraz ryczałt są świadczeniami nieopodatkowanymi, pracodawca, przyjmując w swojej firmie regulamin pracy zdalnej, powinien wyraźnie zawrzeć w nim informacje, w jaki sposób będzie obliczał wysokość ekwiwalentu za pracę zdalną oraz jakie składniki rekompensaty przyjął. Stanowi to zabezpieczenie przed uwagami ze strony ZUS i US.

Nie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie: o ekwiwalent za pracę zdalną ile powinien wynosić? Trzeba wziąć pod uwagę następujące fakty:

• Obowiązkiem pracodawcy obok dostarczenia odpowiednich narzędzi i materiałów do wykonywania pracy jest przynajmniej wyrównanie pracownikowi rzeczywistych kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.
• Pracodawcy mają także obowiązek pokrywania innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną.
• Jeżeli pracodawca nie dostarcza urządzeń i materiałów – za zgodą pracownika – i wykorzystuje on swoje prywatne narzędzia pracy, zobowiązany jest wypłacać faktyczne koszty ich amortyzacji.
• Pracodawca może też wypłacać rekompensatę za zajmowaną powierzchnię, amortyzację mebli biurowych i innych sprzętów, zużycie wody, dodatkowe zabezpieczenia, oprogramowanie itp.

Wysokość ekwiwalentu zależy od wielu zmiennych i z uwagi na to, nawet na terenie jednej firmy, różni pracownicy zdalni mogą otrzymać rekompensatę w różnej wysokości.

Jak się okazuje w praktyce, pracodawcy dużo częściej korzystają z ryczałtu za pracę zdalną z uwagi na mniej dokładną konieczność jego wyliczeń i wypłatę jednej ustalonej kwoty wszystkim pracownikom. W tym przypadku stosują uśrednione stawki za poszczególne elementy kosztów ponoszonych przez pracowników zdalnych w firmie.