Wyjaśniamy, czym jest outsourcing pracowniczy. Czy warto skorzystać z outsourcingu pracowników?

Czy Twoja firma boryka się z problemem niedoboru pracowników? A może zastanawiasz się, jak dzięki wypożyczeniu pracowników zoptymalizować wpłaty na PFRON lub zredukować koszty zatrudnienia? Niezależnie od tego, czy jesteś małym przedsiębiorcą, czy zarządzasz dużą korporacją, prawdopodobnie szukasz sposobu na optymalizację procesów kadrowych. I właśnie tu na scenę wkracza outsourcing pracowniczy.

Zastanów się nad możliwościami:

• nie musisz martwić się rekrutacją, szkoleniami czy sprawami kadrowymi,
• masz szybki dostęp do specjalistów, których normalnie trudno byłoby zatrudnić,
• możesz elastycznie dostosowywać liczbę pracowników do aktualnych potrzeb Twojej firmy,
• no i masz możliwość znaczącego obniżenia kosztów i optymalizacji w ramach obowiązujących przepisów.

Brzmi jak marzenie, prawda? A jednak to rzeczywistość dla wielu firm w Polsce.

Według raportu Polskiego Forum HR, w 2022 roku aż 880 tysięcy osób w naszym kraju skorzystało z tej formy zatrudnienia. To pokazuje, jak popularnym rozwiązaniem staje się wynajem personelu. Ale czy to oznacza, że sprawdzi się on w każdej sytuacji?

W tym artykule dogłębnie przyjrzymy się outsourcingowi pracowniczemu.

• Zaczniemy od wyjaśnienia, czym dokładnie jest ta forma zatrudnienia.
• Następnie omówimy, dlaczego firmy decydują się na wynajem pracowników i jak działa to w praktyce.
• Przyjrzymy się też możliwościom, jakie outsourcing pracowniczy otwiera w erze pracy zdalnej.
• Nie pominiemy przy tym potencjalnych pułapek. Pokażemy, jak ich uniknąć.

Na koniec pomożemy Ci ocenić, czy wypożyczanie personelu jest odpowiednim rozwiązaniem dla Twojej firmy. A jeśli po lekturze artykułu nadal będziesz mieć pytania, zajrzyj do naszej sekcji FAQ z najczęściej zadawanymi pytaniami.

Czas sprawdzić, jak wykorzystać potencjał outsourcingu pracowniczego w Twoim biznesie.

Czym jest outsourcing pracowniczy?

Piątkowy wieczór w Twojej restauracji. Goście napływają, zamówienia się piętrzą, a Ty uświadamiasz sobie, że brakuje Ci rąk do pracy. Kelnerzy uwijają się między stolikami, ale bar świeci pustkami. Brakuje Ci barmanów. Co robić?

Zamiast tracić czas i energię na rekrutację, szkolenia i papierologię, sięgasz po telefon i dzwonisz do specjalistycznej agencji pracy. Dzień później za barem stoi doświadczony barman, formalnie zatrudniony przez firmę specjalizującą się w obsłudze branży HoReCa. Oto esencja outsourcingu pracowniczego: korzystasz z umiejętności i pracy osób, które na liście płac ma ktoś inny.

Outsourcing pracowniczy, znany też jako wynajem pracowniczy, to w praktyce:

• Współpraca z zewnętrzną firmą, która dostarcza Ci pracowników.
• Elastyczne rozwiązanie, gdzie płacisz za pracę, usługę, a nie za pracownika.
• Sposób na szybkie zwiększenie lub zmniejszenie zespołu bez zbędnych formalności.
• Możliwość skorzystania z usług specjalistów bez długoterminowych zobowiązań.

To trochę jak korzystanie z carsharingu zamiast kupowania własnego samochodu. Masz dostęp do zasobów dokładnie wtedy, gdy ich potrzebujesz, bez obciążeń związanych z “posiadaniem” pracownika na stałe.

Ale dlaczego firmy decydują się na takie rozwiązanie? Czy to nie lepiej mieć “własnych” pracowników? Cóż, powodów jest wiele i są one równie różnorodne, jak biznesy, które z outsourcingu korzystają. Przyjrzyjmy się bliżej motywacjom stojącym za tą decyzją.

Dlaczego firmy decydują się na wynajem pracowników?

Outsourcing pracowniczy to nie modny trend, ale praktyczne rozwiązanie realnych problemów biznesowych. Firmy sięgają po nie z konkretnych, wymiernych powodów. Jednym z kluczowych jest trudność w szybkim znalezieniu odpowiednich, dobrych pracowników, szczególnie w okresach zwiększonego zapotrzebowania, urlopów, czy zwolnień lekarskich. Tradycyjny proces rekrutacji może trwać tygodniami, co często nie odpowiada dynamicznym potrzebom biznesu.

Przyjrzyjmy się trzem scenariuszom, które skłaniają przedsiębiorstwa do korzystania z wynajmu pracowników, na przykładzie branż szczególnie podatnych na wahania zapotrzebowania na personel.

Wypożyczanie pracowników jako elastyczna forma zarządzania zasobami ludzkimi

Na początek weźmy pod lupę branże e-commerce i popularny sklep internetowy w okresie przedświątecznym.

Liczba zamówień drastycznie rośnie, ale tylko na kilka tygodni. Zatrudnienie dodatkowych pracowników na stałe byłoby nieefektywne. Dzięki outsourcingowi e-sklep może błyskawicznie zwiększyć zespół obsługi klienta i magazynu, a po świętach równie szybko wrócić do standardowego składu osobowego załogi. Dzięki temu sklep może zapewnić wysoką jakość obsługi nawet w szczycie sezonu.

To jak włączanie i wyłączanie dodatkowego pasa ruchu w godzinach szczytu. Masz go dokładnie wtedy, gdy jest potrzebny.

Outsourcing pracowniczy jako efektywna optymalizacja kosztów zatrudnienia

Rozważmy przypadek hotelu w nadmorskim kurorcie.

W sezonie letnim potrzebuje on pełnej obsady, ale zimą większość pokoi stoi pusta. Zatrudnianie pracowników na cały rok generowałoby ogromne koszty przy niskim obłożeniu. Wynajęcie rąk do pracy pozwala hotelowi na elastyczne dopasowanie liczby pracowników do aktualnego zapotrzebowania. Płaci tylko za faktycznie przepracowane godziny, bez martwienia się o przestoje, urlopy czy inne świadczenia w martwym sezonie.

To jak byś korzystał z usług cateringu zamiast utrzymywania własnej kuchni przez cały rok.

Wynajem pracowników jako możliwość dostępu do specjalistycznych umiejętności

Teraz wyobraź sobie firmę telekomunikacyjną rozpoczynającą nową kampanię promocyjną.

Potrzebuje ona doświadczonych konsultantów do obsługi zwiększonego ruchu w call center, ale tylko na czas trwania akcji. Outsourcing pracowniczy pozwala na szybkie pozyskanie wyszkolonych specjalistów, którzy od razu mogą przystąpić do pracy. Firma nie musi inwestować w długotrwałe szkolenia ani martwić się o utrzymanie pracowników po zakończeniu kampanii.

To jak wynajęcie profesjonalnej ekipy filmowej do nakręcenia reklamy. Masz dostęp do ekspertów dokładnie wtedy, gdy ich potrzebujesz.

Wypożyczanie pracowników to zatem nie tylko sposób na wypełnienie luk kadrowych. To praktyczne i nowoczesne narzędzie pozwalające firmom na bardziej efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi, optymalizację kosztów i dostęp do specjalistycznej wiedzy, szczególnie w branżach narażonych na sezonowe lub kampanijne wahania zapotrzebowania na pracowników. Firma outsourcingowa zapewnia nie tylko dodatkowe ręce do pracy, ale także know-how – pracownicy znają specyfikę danej branży i szybko adaptują się do nowego otoczenia. Tyle w teorii, a jak to wygląda w codziennej praktyce biznesowej? O tym opowiemy w kolejnej sekcji.

Pracodawco, znajdź sposób na zwiększenie rentowności swojej firmy! Zapraszamy do lektury poradników związanych z biznesem. Przeczytaj, m.in.:

Poznaj uprawnienia pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności i postępuj zgodnie z Prawem Pracy

Poznaj sposoby na obniżenie wpłaty na PFRON i zredukuj swoje koszty

Dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON — praktyczne wskazówki dla firm

Odszukaj inne przewodniki w witrynie My Wspieramy. Odkrywaj nową wiedzę i inspiruj się!

Jak działa wypożyczanie personelu w praktyce?

Wróćmy na chwilę do Twojej restauracji z piątkowego wieczoru.

Pamiętasz, jak w ferworze zamówień zadzwoniłeś do agencji pracy i dzień później za barem pojawił się doświadczony barman? To był tylko początek. Wyobraź sobie, że następnego dnia otrzymujesz zamówienie na obsługę dużego firmowego eventu i to już za tydzień. Twój zespół, nawet z nowym barmanem, jest zbyt mały, by podołać takiemu wyzwaniu. Znów sięgasz po telefon, tym razem z konkretnym planem. Potrzebujesz nie tylko kolejnego barmana, ale też kelnerów i pomocy kuchennej. To właśnie w takich sytuacjach outsourcing pracowniczy ujawnia swój pełen potencjał.

Jak wygląda proces outsourcingu pracowników krok po kroku?

1. Określenie potrzeb
   Analizujesz, ilu i jakich pracowników potrzebujesz. W przypadku naszego eventu może to być kilku dodatkowych kelnerów i pomoc kuchenna.
2. Kontakt z firmą delegującą pracowników
   Zwracasz się do firmy outsourcingowej z konkretnym zapytaniem. Określasz liczbę pracowników, wymagane umiejętności i okres zatrudnienia.
3. Dobór pracowników
   Agencja pracy świadcząca usługi outsourcingu pracowników wybiera odpowiednich kandydatów ze swojej bazy. To ludzie, którzy już przeszli wstępną weryfikację i często mają doświadczenie w podobnych zadaniach.
4. Formalna strona
   Podpisujesz umowę z agencją, nie z poszczególnymi pracownikami. Bez znaczenia, czy potrzebujesz jednego pracownika, czy stu. To firma outsourcingowa jest ich pracodawcą i zajmuje się wszystkimi formalnościami — od umów po ubezpieczenia.
5. Rozpoczęcie pracy
   Wybrani pracownicy stawiają się w Twojej restauracji w ustalonym terminie, gotowi do działania. Ty zapewniasz im niezbędne narzędzia i wprowadzenie w specyfikę miejsca.
6. Nadzór i rozliczenie
   Nadzorujesz pracę wynajętych osób, ale to firma outsourcingowa zajmuje się ich wynagrodzeniem. Ty rozliczasz się tylko z agencją, zwykle na podstawie przepracowanych godzin lub ustalonej z góry stawki.
7. Zakończenie współpracy
   Po obsłużeniu firmowej integracji wynajęci pracownicy kończą pracę w Twojej restauracji. Nie musisz martwić się o odprawy czy inne formalności związane z zakończeniem zatrudnienia.

Brzmi prosto? W teorii tak, ale, jak każde rozwiązanie biznesowe, wypożyczanie pracowników ma swoje subtelności. Jakie możliwości otwiera ta forma zatrudnienia w erze pracy zdalnej i jakie wyzwania ze sobą niesie? O tym opowiemy w kolejnych sekcjach.

Jakie są możliwości outsourcingu pracowniczego w erze pracy zdalnej?

Pamiętasz czasy, gdy praca zdalna była luksusem zarezerwowanym dla nielicznych szczęśliwców? My również. A potem przyszedł rok 2020 i wywrócił wszystko do góry nogami. Nagle okazało się, że większość z nas może pracować z domu, a firmy… no cóż, musiały się do tego przystosować. I wiesz co? To otworzyło zupełnie nowe możliwości dla outsourcingu pracowniczego.

Weźmy na przykład Anię, która współpracuje z naszą agencją pracy. Prowadzi małą agencję marketingową w Piasecznie. Przed pandemią zawsze narzekała, że nie może znaleźć dobrego copywritera na lokalnym rynku. Teraz? Dzięki naszej współpracy ma dostęp do utalentowanych freelancerów z całej Polski, a nawet z Ukrainy. I to wszystko dzięki outsourcingowi w modelu pracy zdalnej.

To jednak nie wszystko. Zobacz poniżej, jakie istotne zmiany w outsourcingu pracowniczym przyniosła era pracy zdalnej:

1. Dostęp do globalnej puli pracowników
   Nie jesteś już ograniczony do swojego miasta czy nawet kraju. Potrzebujesz eksperta od AI? Może się okazać, że idealny kandydat mieszka w małej wiosce pod Barceloną. Dzięki pracy zdalnej możesz go zatrudnić bez problemu.
2. Elastyczność na sterydach
   Praca zdalna to nie tylko kwestia miejsca, ale i czasu. Możesz teraz korzystać z usług pracowników w różnych strefach czasowych, co pozwala na ciągłość pracy 24/7. Jeden z naszych klientów prowadzący e-sklep korzysta z obsługi klienta w Indiach, dzięki czemu jego klienci mogą uzyskać pomoc nawet w środku nocy.
3. Redukcja kosztów biurowych
   Mniej ludzi w biurze to mniejsze koszty wynajmu, prądu, wody… Kilka firm, z którymi współpracujemy, przeszło całkowicie na pracę zdalną i zaoszczędzone pieniądze zainwestowało w lepsze narzędzia do pracy online. Efekt? Wzrost produktywności o 20%.
4. Szybsze wdrażanie nowych pracowników
   Onboarding online może być znacznie szybszy i efektywniejszy. Nie musisz czekać, aż nowy pracownik przeprowadzi się do miasta, w którym mieści się firma. Może zacząć pracę od zaraz, przechodząc szkolenie online.
5. Większa różnorodność w zespole
   Praca zdalna otwiera drzwi dla osób, które wcześniej miały utrudniony dostęp do rynku pracy, np. osób z niepełnosprawnościami czy rodziców małych dzieci. To nie tylko kwestia etyki, ale też biznesu. Inkluzywne zespoły są bardziej kreatywne i efektywne.

Oczywiście, nie jest to rozwiązanie bez wad. Zarządzanie zespołem rozproszonym wymaga nowych umiejętności, a budowanie więzi między załogą online może być wyzwaniem. Ale hej, nikt nie mówił, że będzie łatwo, prawda?

W następnej sekcji przyjrzymy się bliżej potencjalnym pułapkom outsourcingu pracowniczego i jak ich uniknąć. Bo wiedzieć, co może pójść nie tak, to już połowa sukcesu. Zostań z nami!

Jak uniknąć pułapek w outsourcingu pracowniczym?

Wróćmy jeszcze raz na chwilę do naszej restauracji. Wynajęci pracownicy sprawnie obsługują gości, ale czy na pewno wszystko idzie gładko?

Może zauważyłeś, że kelnerzy nie znają karty dań tak dobrze, jak Twoi stali pracownicy? Albo, że barmani nie potrafią doradzić w wyborze wina? To właśnie pułapki outsourcingu pracowniczego. Niby wszystko działa, ale diabeł tkwi w szczegółach. Badania Deloitte z 2022 roku potwierdzają, że nie jesteś sam. 78% firm korzystających z outsourcingu napotkało problemy z jakością usług.

Aby uniknąć najczęstszych pułapek, warto skupić się na czterech istotnych obszarach:

• “My” kontra “oni”
  Łatwo o podział na stałych pracowników i “tych wynajętych”. Taki rozłam może zabić atmosferę i efektywność szybciej niż myślisz. Fundamentalne jest włączenie ich w życie firmy i traktowanie na równi z etatowymi pracownikami.
• Precyzyjne określenie zakresu usług
  Jasno zdefiniuj swoje oczekiwania i wymagania. Badania Polskiego Forum HR pokazują, że firmy, które dokładnie określiły zakres outsourcowanych zadań, o 30% rzadziej doświadczały problemów z jakością usług.
• Utrata kontroli nad jakością pracy
  Delegując zadania na zewnątrz, łatwo stracić bezpośredni nadzór nad ich realizacją. Regularne audyty i jasno określone KPI pomagają utrzymać wysokie standardy.
• Elastyczność umów
  Unikaj długoterminowych, sztywnych kontraktów. Badania wskazują, że firmy z elastycznymi umowami outsourcingowymi były w stanie o 35% szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe.

Świadomość tych potencjalnych pułapek i aktywne działania zapobiegawcze mogą znacząco zwiększyć szanse na udaną współpracę w ramach outsourcingu pracowniczego. W następnej sekcji przyjrzymy się, jak ocenić, czy ta forma zatrudnienia jest odpowiednia dla Twojego biznesu.

Czy outsourcing pracowniczy jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Kapitalnie, przeszliśmy długą drogę od pierwszych kroków w świecie outsourcingu pracowniczego, przez jego zalety, wyzwania, aż po potencjalne pułapki. Teraz nadszedł czas, aby zadać sobie kluczowe pytanie: czy to rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie? Pamiętaj, że nie ma uniwersalnych rozwiązań w biznesie. To, co świetnie działa u innych, niekoniecznie musi być idealne dla Ciebie. Dlatego przygotowaliśmy krótki test, który pomoże Ci ocenić, czy outsourcing pracowniczy może być odpowiedzią na Twoje potrzeby.

Odpowiedz szczerze na poniższe pytania, przyznając każdemu stwierdzeniu od 1 do 5 punktów, gdzie 1 oznacza “zdecydowanie się nie zgadzam”, a 5 “zdecydowanie się zgadzam”:

1. Potrzebuję elastyczności w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
2. Moja firma często doświadcza nagłych wzrostów zapotrzebowania na pracowników.
3. Zależy mi na redukcji kosztów związanych z zatrudnieniem i szkoleniem pracowników.
4. Mam trudności ze znalezieniem wykwalifikowanych pracowników na lokalnym rynku pracy.
5. Mam w firmie jasno określone procesy i standardy, które mogę przekazać zewnętrznym pracownikom.
6. Chcę skupić się na mojej podstawowej działalności, oddelegowując część zadań na zewnątrz.
7. Moja firma jest przygotowana na zarządzanie relacjami z zewnętrznymi dostawcami usług.
8. Jestem otwarty na nowe rozwiązania i gotowy na zmiany w strukturze organizacyjnej.
9. Jestem zainteresowany zmniejszeniem wpłat na PFRON poprzez współpracę z odpowiednimi firmami.

Teraz zsumuj swoje punkty:

• 8-20 punktów
  Outsourcing pracowniczy może nie być najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy na tym etapie. Warto skupić się na optymalizacji wewnętrznych procesów.
• 21-32 punkty
  Twoja firma może skorzystać z outsourcingu pracowniczego w wybranych obszarach. Rozważ pilotażowy projekt usługi.
• 33-40 punktów
  Outsourcing pracowniczy wydaje się być świetnym rozwiązaniem dla Twojej firmy. Warto głębiej zbadać tę opcję.

Niezależnie od wyniku, zapamiętaj, że outsourcing pracowniczy to narzędzie, a nie cel sam w sobie. Może ono pomóc Twojej firmie w rozwoju, ale wymaga przemyślanego wdrożenia i stałego monitorowania.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci lepiej zrozumieć możliwości i wyzwania związane z wynajmowaniem pracowników. Teraz to Ty jesteś ekspertem! Wykorzystaj tę wiedzę, aby podjąć najlepszą decyzję dla swojego biznesu.

Źródła cytowane w artykule

• Deloitte Global Outsourcing Survey 2022 https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/process-and-operations/us-global-outsourcing-survey-2022.pdf
• Polskie Forum HR https://www.polskieforumhr.pl/wiedza/raporty/