Regulamin Pracy Zdalnej od roku 2023. Co powinien zawierać i jak go opracować?
Przepisy ujęte w Kodeksie Pracy i obowiązujące od 7 kwietnia 2023 roku uregulowały dotychczasowe zasady telepracy. Praca na odległość, wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się za pośrednictwem komunikacji elektronicznej od roku 2023 jest nazywana pracą zdalną.
W związku z tymi zmianami wielu Pracodawców powinno wprowadzić Regulamin Pracy Zdalnej w swoich firmach. Jest to szczególnie ważne dla tych, którzy zatrudniają pracowników wykonujących swoje obowiązki służbowe na odległość.
W poniższym artykule odpowiadamy na pytania: czym jest Regulamin Pracy Zdalnej, co musi zawierać i kiedy musi powstać. Podajemy także ogólny wzór dokumentu.
Czym jest Regulamin Pracy Zdalnej?
Regulamin Pracy Zdalnej jest wewnętrznym dokumentem w firmie określającym zbiór zasad, na których opiera się wykonywanie zadań pracowniczych na odległość. Pracodawca ma obowiązek opracowania takiego regulaminu wraz z zakładową organizacją związkową lub po konsultacjach z przedstawicielami pracowników.
Nie ma opracowanego uniwersalnego, obowiązującego wszystkich Pracodawców regulaminu pracy zdalnej. Każdy przedsiębiorca dostosowuje zasady i warunki pracy na odległość do swojej firmy i jej specyfiki.
Regulamin pracy zdalnej – czy jest obowiązkowy?
Do Kodeksu Pracy została wprowadzona definicja pracy zdalnej i zasady jej wykonywania. Określono obowiązki pracodawcy oraz pracownika. Zostały również określone rozwiązania dotyczące zasad BHP.
Nie każdy pracodawca jednak ma obowiązek wprowadzić w swojej firmie Regulamin Pracy Zdalnej. Sytuacje, w których nie musi tego robić to:
- Kiedy pracodawca nie przewiduje w swojej firmie możliwości pracy zdalnej lub przewiduje ją okazjonalnie.
- Firma, która zatrudnia niewielu pracowników lub praca zdalna dotyczy małej liczby pracowników.
W takich przypadkach zawiera się indywidualne porozumienie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Poza wymienionymi dwoma sytuacjami w firmie powinien powstać Regulamin Pracy Zdalnej, jeżeli pracodawca chce zatrudniać w tej formie pracowników.
Jak wprowadzić Regulamin Pracy Zdalnej?
Tworząc dokument, Pracodawca powinien skonsultować jego treść z przedstawicielami pracowników, lub zakładowymi organizacjami związkowymi.
To jednak Pracodawca decyduje o ostatecznej wersji Regulaminu. Warto tu zaznaczyć, że okazjonalna praca zdalna nie wymaga stworzenia przez pracodawcę osobnego dokumentu, będącego regulaminem.
Co powinien zawierać Regulamin Pracy Zdalnej 2023?
Jeżeli Regulamin Pracy Zdalnej nie dotyczy wszystkich członków załogi, określać powinien jakich pracowników lub grup pracowniczych dotyczy. Mogą być to pracownicy na określonych stanowiskach, pracujących w określonych komórkach organizacyjnych lub zatrudnieni przy realizacji danych projektów bądź programów.
Ma to na celu łatwą identyfikację pracowników pracujących zdalnie. Przykładem może być praca biurowa lub administracja.
Warto zaznaczyć, że praca zdalna jest dostępna tylko dla pracowników, których charakter obowiązków pozwala na ich wykonywanie poza siedzibą firmy.
Pracodawca zatrudniający pracowników do pracy zdalnej powinien wiedzieć o nowych regulacjach Kodeksu Pracy. Zapraszamy do cyklu artykułów związanych z tą tematyką:
🔸 Praca zdalna w KP
🔸 Ekwiwalent za pracę zdalną w kosztach płacy PFRON?
🔸 Koszty płacy i PFRON
🔸 Ekwiwalent a praca zdalna
Poszukaj innych artykułów w witrynie My Wspieramy. Zyskasz rzetelną wiedzę i źródło inspiracji. Polecamy Czytelnikom usługi naszej agencji!
Regulamin pracy zdalnej — wzór, czyli jakie podstawowe informacje w nim zawrzeć?
Jakie pozostałe informacje powinien zawierać regulamin pracy zdalnej?
- Zasady porozumienia się z pracownikiem.
Tu należy wymienić narzędzia, za pośrednictwem których pracownik może porozumieć się z pracodawcą. Przykładowo może być to telefon, poczta e-mail bądź platformy do wideokonferencji. - Zasady wykonywania pracy zdalnej.
- Zasady kontroli wykonywanej pracy oraz przestrzegania warunków BHP.
Warto zaznaczyć, że taka kontrola nie musi odbywać się osobiście, ale może być przeprowadzona za pośrednictwem np. narzędzi audio-wizualnych lub pracodawca może poprosić o sporządzenie raportu z wykonanych zadań. – - Sposób potwierdzenia obecności pracownika na stanowisku.
Może być to przykładowo wysłanie maila, SMS-a do przełożonego czy zalogowanie się w systemie informatycznym, który używa firma i za pośrednictwem którego pracownik wykonuje swoje obowiązki. - Zasady instalacji, inwentaryzacji oraz konserwacji oprogramowania i serwisu powierzonego sprzętu komputerowego.
- Zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.
Ekwiwalent jest wypłacany w momencie, gdy pracownik do celów służbowych wykorzystuje swój sprzęt komputerowy. - Zasady pokrywania kosztów łącza internetowego, energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych.
- Zasady dodatkowych kosztów, które chce pokryć pracodawca przykładowo zakup krzesła do komputera.
Praca zdalna regulamin – dodatkowe informacje
Dodatkowo Regulamin Pracy Zdalnej może poruszać takie kwestie jak:
- procedura ochrony danych osobowych,
- informacje na temat zasad BHP,
- ocena ryzyka zawodowego przy wykonywaniu pracy zdalnej.
Są to informacje, które Pracodawca może dołączyć do regulaminu jako załączniki. Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące pracy zdalnej są umieszczone w jednym miejscu.
Ważnym aspektem jest również uregulowanie kwestii związanych z przyjętym przez firmę modelem wykonywania pracy. Oznacza to, że pracodawca określa, czy przewiduje całkowitą pracę zdalną, czy okazjonalną, inaczej hybrydową. Przykładowo 3 dni zdalne i 2 w siedzibie firmy. Praca zdalna może być również wykonywana czasowo.
Regulamin powinien również określać procedury składania wniosków o pracę zdalną przez pracownika i jej rezygnacji. Wzór takiego wniosku może stanowić załącznik do powyższego regulaminu.
Zawarcie tych wszystkich informacji pozwoli pracownikowi na pełną jasność, co wiąże się z wykonywaniem pracy zdalnej.
Regulamin pracy zdalnej dla pracowników niepełnosprawnych
Pracodawcy tworzący stanowiska pracy dla osób niepełnosprawnych, jeżeli wcześniej zawierali z nimi umowę o telepracę, mają obowiązek stworzenia nowego regulaminu pracy zdalnej. Muszą również zmienić umowę. Będzie od teraz mówiła o pracy zdalnej.
Regulamin pracy zdalnej PDF do pobrania
Poniżej zamieszczamy link do pobrania przykładowego Regulaminu Pracy Zdalnej, na którym pracodawca może się oprzeć, tworząc własny regulamin.
Podsumowanie
Regulamin Pracy Zdalnej to dokument, który powinien powstać w firmie, jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników wykonujących swoje obowiązki służbowe na odległość. Jest to związane ze zmianami przepisów Kodeksu Pracy, które dotychczasową telepracę definiują jako pracę zdalną. Praca na odległość jest wykonywana za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Pracodawca nie musi tworzyć Regulaminu Pracy Zdalnej, gdy praca zdalna w firmie jest wykonywana okazjonalnie, lub gdy zatrudnia niewielu pracowników bądź niewielu z nich pracuje zdalnie. W takiej sytuacji wystarczy indywidualne porozumienie, zawarte pomiędzy pracodawcą i pracownikiem.
Regulamin Pracy Zdalnej powinien zawierać m.in. informacje takie jak: zasady porozumiewania się z pracownikiem, zasady pracy zdalnej bądź zasady kontroli wykonywanej pracy i przestrzegania warunków BHP. Powinien również jasno określać warunki wnioskowania o pracę zdalną przez pracownika oraz rezygnacji z niej.
Do regulaminu warto wprowadzić załączniki dotyczące: procedury ochrony danych osobowych, ocenę ryzyka zawodowego przy wykonywaniu pracy zdalnej oraz informacje na temat zasad BHP. Takie rozwiązanie pozwoli na to, aby wszystkie informacje były umieszczone w jednym miejscu.
Czy Regulamin Pracy Zdalnej jest obowiązkowy?
Regulamin Pracy Zdalnej nie jest obowiązkowy dla firm, które zatrudniają małą liczbę pracowników, lub nie przewidują możliwości pracy zdalnej bądź przewidują ją wyłącznie okazjonalnie, lub dla niewielu pracowników.
Czy mogę zatrudnić pracownika zdalnie, jeżeli nie posiadam w firmie Regulaminu Pracy Zdalnej?
Zatrudnienie w formie pracy zdalnej w firmie, w której nie ma Regulaminu Pracy Zdalnej, jest możliwe. W takiej sytuacji należy zawrzeć indywidualne porozumienie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, w której będą zawarte wszystkie warunki wykonywania pracy zdalnej przez danego pracownika.
Co powinien zawierać Regulamin Pracy Zdalnej?
Regulamin Pracy Zdalnej powinien przede wszystkim zawierać takie informacje: zasady komunikacji pracodawcy z pracownikiem, zasady pracy zdalnej, zasady kontroli wykonywanej pracy i przestrzegania zasad BHP.
Zatrudniam pracowników na podstawie telepracy, czy muszę zmieniać regulamin?
Jeżeli posiadasz w firmie regulamin telepracy, musisz zmienić go, definiując w niej pracę zdalną. Od teraz telepraca jest przez przepisy określana pracą zdalną. Zmiany te wynikają z przepisów ujętych w Kodeksie Pracy, które obowiązują od 2023 roku.
Kto musi posiadać Regulamin Pracy Zdalnej?
Regulamin Pracy Zdalnej muszą posiadać wszyscy pracodawcy, którzy zatrudniają większą liczbę pracowników w formie zdalnej i nie jest to praca zdalna okazjonalna.
