Jak zatrudnić pracownika niepełnosprawnego zgodnie z wymogami prawa i korzyścią dla Twojej firmy?

Dla wielu przedsiębiorców zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych jest problematyczne. Często boją się oni takiego kroku i rezygnują z poszukiwań w tej grupie. Wolą ponieść konsekwencje. Czy to borykając się z niedoborami kadrowymi, czy też traktując obowiązkową wpłatę na PFRON, jako kolejny podatek. Tracą w ten sposób. Dlatego, jeśli jesteś pracodawcą, poszukaj odpowiedzi na rodzące się pytania i obawy.

• Jak zatrudnić pracownika niepełnosprawnego zgodnie z prawem?
• Jakie dodatkowe wymogi ustawowe trzeba spełnić?
• Gdzie szukać tego typu kandydatów?
• Jakie nowe procedury będą dotyczyć firmy po zatrudnieniu niepełnosprawnego?

Poznaj najważniejsze szczegóły i publikując nową ofertę pracy, skieruj ją także do grupy osób z niepełnosprawnością.

Artykuł ma charakter informacyjno-edukacyjny. Indywidualnych sprawach kontaktuj się ze specjalistą prawa pracy, wyspecjalizowaną agencją lub PFRON.
Stan na 29.01.2026 r.

Kim jest pracownik z niepełnosprawnością w kontekście zatrudnienia?

Niepełnosprawność, jako taką definiuje światowa organizacja zdrowia WHO. Uznaje ona, że ktoś jest niepełnosprawny, jeżeli posiada ograniczenia lub brak zdolności do wykonywania czynności w sposób i w zakresie uważanym za przeciętny dla człowieka. Dodatkowo wynikać to musi z uszkodzenia lub z upośledzenia funkcji organizmu. W tym kontekście konkretna osoba może funkcjonować samodzielnie tylko częściowo albo być niesamodzielna.

Zatrudnienie takiej osoby, wiąże się ze zrozumieniem samej niepełnosprawności jako takiej. Dodatkowo będziesz poruszał się w obszarze prawa pracy traktującego szczególnie pracownika z dysfunkcją [PFRON, status].

Pamiętaj, że:

• podlega on takim samom zasadom, jak inni zatrudnieni.
• podstawowym aktem prawnym, który reguluje kwestie zatrudnienia jest Kodeks Pracy.
• gdy pozyskasz orzeczenie o niepełnosprawności pracownika jesteś zobowiązany do znajomości i respektowania postanowień Ustawy o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnieniu Osób Niepełnosprawnych.

Jak zatrudnić pracownika niepełnosprawnego zgodnie z przepisami?

Już na etapie budowania oferty pracy, rekrutacji czy organizacji stażu myśl o przestrzeganiu zasady niedyskryminacji. Zapewnij ponadto pracownikom z orzeczeniem, warunki podobne do tych, które oferujesz pozostałym pracownikom. Kwestie te reguluje art. 18 (3a), par. 1 KP.

Ustawa o Rehabilitacji zaś nakłada na ciebie obowiązek:

• zapewnienia odpowiednich warunków, stosownie do potrzeb, na stanowisku, na którym będzie zatrudniony pracownik z orzeczeniem.
• stosowania odpowiednich przepisów związanych z przywilejami wynikającymi z niepełnosprawności zatrudnionego.

Jakie prawa ma pracownik, który nabył niepełnosprawność w trakcie zatrudnienia?

Może zdarzyć się tak, że twój dotychczasowy pracownik nabył niepełnosprawność po zatrudnieniu z powodu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Jesteś w związku z tym zobowiązany umożliwić mu dalsze zatrudnienie w swojej firmie.

Prawo wymaga, abyś zorganizował mu odpowiednie stanowisko pracy wciągu 3 miesięcy od daty, gdy pracownik poinformuje cię o gotowości przystąpienia do pracy. Kiedy tego nie uczynisz poniesiesz karę w postaci wpłaty do PFRON wysokości 15-krotności przeciętnego wynagrodzenia.

Unikniesz tego obowiązku, jeśli niepełnosprawność pracownika powstała z jego winy, naruszenia przepisów BHP lub stanu nietrzeźwości.

Jaką rolę odgrywa orzeczenie o niepełnosprawności pracownika?

Orzeczenie o niepełnosprawności pracownika nakłada na ciebie obowiązek respektowania jego ogólnych praw. Jednocześnie daje ci możliwość ubiegania się o wsparcie jego zatrudnienia ze środków PFRON.

To czy pracownik dostarczy ci swoje orzeczenie o stopniu niepełnosprawności lub pokrewne (o częściowej lub całkowitej niezdolności do pracy) zależy tylko i wyłącznie od niego. Jeżeli nieotrzymasz stosownego dokumentu, nie jesteś zobligowany do traktowania go, jako osoby niepełnosprawnej. Nie może on też wtedy domagać się spełniania przez ciebie wymogów związanych z jego niepełnosprawnością.

Twoim obowiązkiem jest zachowanie prawidłowości w dokumentacji. Kwestionariusz osobowy musi być zgodny z posiadaną przez ciebie dokumentacją i odpowiednim zgłoszeniem do ZUS.

Z czym wiążą się stopnie niepełnosprawności w procesie zatrudnienia?

Z orzeczenia może wynikać, że twój pracownik ma przyznany na czas określony lub na stałe:

• lekki stopień niepełnosprawności,
• umiarkowany stopień niepełnosprawności,
• lub znaczny stopień niepełnosprawności.

Pamiętaj o tym, gdyż z tym kryterium, wiążą się szczególne uprawnienia pracowników oraz konieczność adekwatnej adaptacji ich stanowisk pracy.

Jakie są obowiązki pracodawcy zatrudniającego pracowników z orzeczeniem?

Kiedy zatrudniasz pracownika posiadającego orzeczenie miej świadomość konieczności zapewnienia mu niezbędnych usprawnień. Dotyczy to także osób niepełnosprawnych będących w procesie rekrutacji, odbywających szkolenia, praktyki i staże w twojej firmie.

Adaptacja miejsca pracy powinna być jednak racjonalna i nie może nakładać na ciebie zbyt wysokich i nieproporcjonalnych obciążeń. Zatem jeżeli koszty przystosowania do dysfunkcji pracownika nie mogą być w wystarczającym stopniu zrekompensowane ze środków publicznych, nie naruszysz zasady równego traktowania [ustawa, art. 23a].

• Zanim niepełnosprawny pracownik podejmie obowiązki na swoim stanowisku musi przejść badania wstępne. Opłać je i skieruj do odpowiednich specjalistów zgodnie z wymogami stanowiskowymi.
• Odprowadzaj składki na podatek, emerytalne, rentowe, chorobowe i na ubezpieczenia zdrowotne, oraz wszelkich innych obciążeń związanych z zatrudnieniem.
• Zgłoś pracownika z orzeczeniem do ZUS.
• Dokonuj na bieżąco weryfikacji w PFRON wskaźnika zatrudnienia, o ile ubiegasz się o dofinansowania lub ulgi we wpłacie.
• Jeśli twój pracownik w trakcie zatrudnienia poinformuje cię o zmianie stopnia niepełnosprawności musisz go skierować na badania kontrolne.

Jakie uprawnienia osób niepełnosprawnych powinien respektować pracodawca?

• Ważnym wymogiem jest zapewnienie pracownikom z określonymi stopniami niepełnosprawności odpowiednio normowanego czasu pracy. Pracownicy z orzeczeniem mogą pracować odpowiednio 7 lub 8 godzin dziennie (35 lub 40 godzin tygodniowo) [ustawa, rozdz. 4, art. 15].
• Obok ustawowej przerwy w pracy pracownikom z niepełnosprawnością musisz udzielić dodatkowej 15-minutowej przerwy z pracy [ustawa, rozdz. 4, art. 17].
• Niektórzy twoi pracownicy z niepełnosprawnością mają ponadto prawo do dodatkowego 10-dniowego urlopu wypoczynkowego [ustawa, rozdz. 4, art. 19] oraz możliwości wyjechania na turnus rehabilitacyjny z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
• Musisz udzielać także płatnych zwolnień od pracy, jeśli pracownik potrzebuje skorzystać z badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych i usprawniających oraz gdy chce pozyskać zaopatrzenie ortopedyczne lub je naprawić [ustawa, rozdz. 4, art. 20].

Powyższe uprawnienia pracownika wiążą się ściśle ze stopniem jego niepełnosprawności. Zwróć na to uwagę.

Co może zyskać pracodawca zatrudniając pracowników niepełnosprawnych?

Zatrudnienie pracowników posiadających orzeczenie to nie tylko obowiązki. To także korzyści, które może odnieść twoja firma. Dzięki pracownikom niepełnosprawnym, z którymi zawarłeś umowę o pracę możesz zyskać:

1. całkowite lub częściowe zwolnienie z wpłat PFRON [PFRON, wpłaty].
2. dofinansowanie wynagrodzeń PFRON uzależnione od stopnia niepełnosprawności i schorzeń specjalnych [PFRON, dofinansowanie].
3. zwrot kosztów przystosowania stanowisk oraz miejsca pracy i zakupu urządzeń niezbędnych pracownikom niepełnosprawnością z uwagi na ich ograniczenia.
4. zwrot kosztów wynagrodzeń pracowników wspomagających osoby niepełnosprawne w firmie.

Kiedy firma może dostać status Zakładu Pracy Chronionej?

Abyś mógł zatrudniać pracowników z niepełnosprawnością nie musisz przekształcać swojej firmy w Zakład Pracy Chronionej. Wystarczy, że przystosujesz stanowiska do potrzeb i ograniczeń zatrudnionych u siebie osób niepełnosprawnych.

Zgodnie z unijną definicją, zatrudnienie chronione występuje wtedy, gdy zatrudniasz w swoim przedsiębiorstwie co najmniej 50% osób niepełnosprawnych, które są niezdolne do pracy. Z kolei, aby twoja firma zyskała status ZPCH, musisz osiągać odpowiedni wskaźnik zatrudnienia osób z orzeczeniem w stopniu znacznym i umiarkowanym oraz z określoną dysfunkcją, spełniać wymogi BHP odnośnie przystosowania stanowiska pracy oraz zagwarantować opiekę medyczną i rehabilitacyjną [gov, ZPCh].

Szczegółowe warunki znajdziesz w Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych.

Jak zrekrutować pracowników niepełnosprawnych?

Proces rekrutacji pracowników z niepełnosprawnościami nie odbiega znacznie od tradycyjnych form pozyskiwania nowych osób do zatrudnienia. Przychodzisz tę samą drogę:

• publikujesz ogłoszenie.
• zbierasz i analizujesz napływające aplikacje.
• przeprowadzasz rozmowy rekrutacyjne.

Zwróć jednak uwagę na pewne niuanse, które dotyczą stricte niepełnosprawności pracowników.

1. Twoje ogłoszenie powinno zawierać wskazówkę, że poszukujesz pracownika i oferujesz lub nie oferujesz dostosowanie miejsca pracy. Tym samym unikasz nadmiaru aplikacji od kandydatów niespełniających danego kryterium.
2. W ofercie nie zamieszczaj informacji, o wymogu przedstawienia konkretnego orzeczenia o stopniu niepełnosprawności lub innego zaświadczenia np. dotyczącego schorzenia szczególnego. Może to być potraktowane, jako przejaw dyskryminacji.
3. Rozmowę rekrutacyjną przeprowadź w miejscu dostępnym lub w formie teletransmisji.
4. Podczas rozmowy z kandydatem do zatrudnienia rozpoznaj i rzeczowo określ jego ograniczenia, aby móc skutecznie przystosować stanowisko do jego ewentualnych potrzeb i ograniczeń.
5. Traktuj kandydata naturalnie, nie wykazuj zakłopotania i nie wyszukuj specjalnych zwrotów.

Gdzie szukać pracownika z niepełnosprawnością?

Pracowników posiadających orzeczenie szukaj tradycyjnymi kanałami.

• Publikuj swoje oferty w portalach ogłoszeniowych, mediach społecznościowych, lokalnej prasie, (zwróć uwagę na grupy w mediach społecznościowych związane z niepełnosprawnością).
• Przekazuj oferty do PUP.
• Zleć poszukiwanie pracownika zwykłej agencji pracy.
• Pytaj przez „pocztę pantoflową” w gronie osób pracujących w Twojej firmie i pośród znajomych.
• Wykorzystaj do znalezienia kandydata wyspecjalizowaną agencję pracy, która zajmuje się rekrutacją tylko i wyłącznie osób niepełnosprawnych. Dzięki takiemu posunięciu:
  – unikniesz długotrwałego poszukiwania,
  – znajdziesz najbardziej kompetentnego pracownika z uwagi na szeroki dostęp do kandydatów,
  – unikniesz błędów podczas rekrutacji,
  – możesz zyskać przejęcie przez agencję wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem tego typu pracownika.

FAQ

Źródła

Artykuł napisałam na podstawie wnikliwej analizy przepisów prawa pracy zawartych w odpowiednich ustawach i rozporządzeniach. Dokonałam retrospekcji między innymi:

• Ustawy o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych z 27 sierpnia 1997 roku z kolejnymi zmianami, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19971230776/U/D19970776Lj.pdf
• Kodeksu Pracy z 26 czerwca 1974 roku z kolejnymi zmianami, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
• WHO, https://www.who.int/health-topics/disability#tab=tab_1
• PIP, https://www.pip.gov.pl/
• ZPCh, https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou294
• PFRON, wpłaty, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/
• PFRON, dofinansowanie, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/
• PFRON, status, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/status-osoby-niepelnosprawnej/

To może cię zainteresować:

Na jakich zasadach można otrzymać dofinansowanie wynagrodzeń PFRON i ile wynosi w 2026 r.? Przewodnik pracodawców  

Jak uzyskać ulgę PFRON? Metoda na redukcję wpłaty PFRON

Jakie uprawnienia ma pracownik z orzeczeniem o niepełnosprawności? Zasady 2026