Na czym polega legalna optymalizacja kosztów PFRON?
Optymalizacja wpłat na PFRON jest ważna z wielu powodów. Generuje oszczędności i obniża koszty prowadzenia przedsiębiorstwa. Kwestia obowiązkowych wpłat na PFRON jest obciążeniem, jeśli prowadzisz firmę i dokonujesz comiesięcznych wpłat na fundusz.
Zwróć uwagę, że istnieją sposoby na to, by Twoja obowiązkowa składka uległa zmniejszeniu lub nawet została całkowicie zniwelowana.
Świadomość, na czym polega optymalizacja kosztów PFRON, z czego wynika obowiązek wpłaty na fundusz i co wpływa na wysokość Twoich obciążeń jest bezcenna dla zarządzania budżetem firmy. Pozwoli Ci efektywniej kierować swoim biznesem.
Artykuł służy celom informacyjno-edukacyjnym. Skonsultuj się ze specjalistą PFRON lub prawnikiem, gdy masz wątpliwości. Stan prawny na 04.02.2026 r.
Czy optymalizacja kosztów PFRON jest zgodna z prawem?
Tak. Jest działaniem legalnym, a dodatkowo pożądanym. Korzystnym z punktu widzenia społecznego. Państwowemu Funduszowi Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych zależy, aby jak największa ilość osób niepełnosprawnościami była aktywna zawodowo. Sposoby zaś na optymalizację kosztów firm wiążą się właśnie pośrednio lub bezpośrednio z tym zagadnieniem.
Zatem nie obawiaj się, że poniesiesz prawne konsekwencje, gdy będziesz optymalizował koszty wynikające z wpłat na PFRON.
Kto zobowiązany jest do dokonywania wpłat na PFRON?
Zanim poznasz sposoby optymalizacji kosztów PFRON, sprawdź, kogo ustawodawca obliguje do uiszczania składki na Państwowy Fundusz Osób Niepełnosprawnych.
| W myśl Ustawy o Rehabilitacji wpłat na PFRON dokonuje każdy pracodawca, który w swojej firmie zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. To jednak nie wszystko. Pracodawca jest zobligowany do odprowadzania składek, jeśli nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%. |
Reguła 6% nie dotyczy jednak wszystkich pracodawców. Niektóre podmioty już po osiągnięciu 2% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych są zwolnione z obowiązku uiszczania wpłat.
Sprawdź poniżej, czy Twój profil działalności znajduje się na liście uprzywilejowanych jednostek. Są to:
- publiczne i niepubliczne uczelnie wyższe.
- szkoły.
- publiczne i niepubliczne przedszkola oraz inne formy wychowania przedszkolnego np. punkty przedszkolne czy kluby dziecięce.
- placówki opiekuńczo-wychowawcze.
- placówki terapeutyczne.
- interwencyjne ośrodki preadopcyjne.
- zakłady resocjalizacyjne.
- publiczne i niepubliczne żłobki.
Wielkość zatrudnienia jest podstawowym kryterium powstania obowiązku wpłaty na PFRON.
Kogo nie dotyczy obowiązek wpłat do PFRON-u?
W wyjątkowych sytuacjach, mimo że prowadzisz duże lub średnie przedsiębiorstwo, będziesz zwolniony z obowiązku zasilania Funduszu Rehabilitacji. Przywilej taki mają:
- Jednostki, których celem nie jest osiągnięcie zysków. Ustawa o Rehabilitacji zwalnia z dokonywania wpłat PFRON, np. domy pomocy społecznej czy hospicja, w tym zakłady opiekuńczo-lecznicze.
- Publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, które skupiają się tylko na działalności typu: rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, ich edukacja i opieka nad nimi.
- Jednostki dyplomatyczne, przedstawicielstwa misji dyplomatycznych i urzędy konsularne.
- Firmy, wobec których ogłoszono upadłość.
- Pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 25 pracowników.
- Przy zatrudnieniu powyżej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy wpłat nie dokonują firmy osiągające wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6%.
Jak obliczyć wysokość wpłaty, by zaplanować obniżenie kosztów PFRON?
Abyś mógł zaplanować obniżenie kosztów – zoptymalizować je – poznaj podstawowe reguły.
Na wysokość Twojej comiesięcznej składki PFRON mają wpływ takie czynniki jak:
- wielkość aktualnego zatrudnienia w firmie, którą prowadzisz.
- liczba zatrudnionych w niej osób z niepełnosprawnością.
- wysokość przeciętnego wynagrodzenia w polskiej gospodarce narodowej.
Kwotę wpłaty miesięcznej, z tytułu nieosiągania wymaganego wskaźnika zatrudniania osób niepełnosprawnych wylicz wg wzoru:
K = 0,4065 x PW x [(ZOG x 0,06) – ZON)]
gdzie:
K – kwota wpłaty, PW – Przeciętne wynagrodzenie, ZON – stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego – etaty), ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego – etaty).
Wysokość wpłaty policzysz następująco. Pomnóż 40,65% przeciętnego wynagrodzenia przez różnicę między wskaźnikiem zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistą liczbą pracowników niepełnosprawnych w Twojej firmie.
| Zobaczysz tu prostą zasadę: Wraz ze wzrostem zatrudnienia pracowników z orzeczeniem w Twojej firmie maleje wysokość składki na Fundusz. Z kolei po osiągnięciu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6% będziesz zwolniony z konieczności wpłat na PFRON. |
Nie musisz rozwiązywać sam tych trudnych zadań matematycznych, by określić kwotę należnej wpłaty do PFRON. Zrobisz to bez trudu. Wykorzystaj przydatne narzędzie, jakim jest kalkulator wpłaty. Dzięki niemu przeliczysz, m.in. jaki odpis Ci jest konieczny i ilu pracowników z niepełnosprawnością potrzebujesz, by zmniejszyć odpowiednio lub zlikwidować swój obowiązek wobec Funduszu.
Na czym polega optymalizacja kosztów PFRON?
Optymalizacja to poszukiwanie najlepszych metod rozwiązania jakiegoś problemu. Wykorzystaj ten mechanizm, gdy mierzysz się z obciążeniami swojej firmy i odprowadzaniem wpłat na PFRON. Wybierz korzystną dla siebie strategię.
Istnieją dwie drogi do efektywnego zredukowania kosztów wynikających ze składek do Funduszu Rehabilitacji.
- Zatrudnienie osób z orzeczeniem o niepełnosprawności w odpowiednich proporcjach uzależnionych od schorzenia i stopnia dysfunkcji pracownika.
- Skorzystanie z ulg PFRON, dzięki zakupom u odpowiednich kontrahentów.
1. Jak zmniejszyć koszty PFRON dzięki zatrudnieniu osób niepełnosprawnych?
Szczegółowe dane dotyczące wielkości zatrudnienia z reguły posiada Twój zespół kadrowo-płacowy. Wpłata na PFRON nie jest kosztem podatkowym iniestety często pracownicy ją bagatelizują. Być może nie zdajesz sobie sprawy, że Twoje zobowiązania wobec Funduszu systematycznie wzrastają. W skali roku mogą przekroczyć nawet 100000 zł. Dlatego zawalcz, by te środki pozostały firmie.
Najbardziej efektywnym sposobem optymalizacji kosztów PFRON, który możesz wykorzystać, jest zatrudnienie w odpowiedniej ilości pracowników posiadających orzeczenie. Ilu tego typu pracowników potrzebujesz, zależy od:
- stopnia niepełnosprawności na orzeczeniu.
- charakteru niepełnosprawności pracownika (schorzenia szczególnego).
Dużo szybciej osiągniesz wymagany wskaźnik zatrudnienia, podpisując umowy z osobami wykazującymi schorzenia szczególne.
- Etat pracownika niepełnosprawnego ze schorzeniem szczególnym z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności liczysz podwójnie.
- Etat pracownika ze znacznym stopniem i schorzeniem szczególnym liczysz potrójnie.
Przykład
W firmie zatrudniającej 66 osób i 0 pracowników z orzeczeniem chcąc, zredukować koszty wpłat na PFRON całkowicie, pracodawca powinien mieć 3,96 etatów dla niepełnosprawnych. W związku z tym może zatrudnić:
- 4 osoby z lekkim stopniem niepełnosprawności na pełne etaty.
- 1 osobę ze stopniem umiarkowanym i schorzeniem szczególnym na pełny etat i 1 ze stopniem umiarkowanym i schorzeniem szczególnym na 1/3 etatu.
- 1 osobę ze znacznym stopniem niepełnosprawności i schorzeniem szczególnym na cały etat.
2. Jak optymalizować koszty dzięki ulgom we wpłatach na PFRON?
Nie zawsze możesz lub chcesz zatrudniać pracowników z dysfunkcjami. Wtedy do optymalizacji kosztów PFRON wybierz inną strategię. Co prawda nie pozwoli Ci ona całkowicie wyeliminować składek PFRON, ale je znacznie obniży.
Wykorzystaj zakupy usług lub produktów w firmie, która ma uprawnienia do udzielania odpisów na PFRON. W ten sposób jednocześnie:
- pozyskasz odpowiednie towary lub usługi niezbędne do funkcjonowania Twojej firmy.
- obniżysz wpłatę na fundusz.
W 2025 r. na rynku funkcjonowało 7 230 firm uprawnionych udzielania ulg we wpłatach na PFRON swoim kontrahentom.
Abyś mógł skorzystać z ulgi w miesięcznej wpłacie na PFRON z tytułu odpisu:
- udokumentuj zakup usługi od podmiotu uprawnionego na podstawie faktury.
- terminowo opłać należności.
- udokumentuj uzyskaną ulgę na podstawie informacji o kwocie obniżenia wpłaty (INF-U).
- corocznie po pozyskaniu informacji od sprzedawcy złóż oświadczenie w ciągu 7 dni o korzystaniu z odpisów w danym roku.
Jaką wartość odpisu wykorzystasz?
Ulga z tytułu odpisów nie może przekroczyć 50% wysokości obowiązkowej wpłaty na PFRON w danym miesiącu.
Jeśli uzyskałeś wyższą kwotę obniżenia wpłaty, wykorzystaj ją w przeciągu 6 miesięcy. Ten czas powinieneś liczyć od daty uzyskania informacji o kwocie obniżenia.
Optymalizacja kosztów PFRON w pigułce
Optymalizacja kosztów PFRON dotyczy przemyślanego zarządzania wpłatami do Funduszu przez pracodawców zobowiązanych do ich odprowadzania.
- Najefektywniejszą strategią na optymalizację jest zatrudnienie pracowników z orzeczeniem. Szczególnie tych, którzy posiadają stopień znaczny i tzw. schorzenie szczególne. Zatrudnienie tylko 1 takiej osoby powoduje aktualnie obniżenie wpłat do PFRON w kwocie ponad 10000 zł w skali miesiąca. Ten sposób podejścia do obowiązkowych kosztów, jeśli dotychczas nie osiągasz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w skali roku może wygenerować zysk dla Twojej firmy przekładający się na setki tysięcy złotych. Dlatego nawet po odjęciu wszystkich kosztów zatrudnienia, które ponosisz, jest to bardzo opłacalne.
- Równolegle do zatrudnienia lub całkowicie odrębnie, możesz wykorzystać odpisy PFRON, jako sposób optymalizacji kosztów. Dzięki ulgom PFRON w skali miesiąca możesz obniżyć Twoją obowiązkową wpłatę o 1/2 jej wysokości. Odpis uzyskany z tytułu zakupu w odpowiedniej firmie przyniesie Ci możliwość wykorzystania potrzebnych do działalności produktów i usług. Będzie sposobem na efektywne zarządzanie kosztami.
FAQ
Jak obniżyć wpłatę na PFRON?
Zatrudnienie osób z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności oraz zakup towarów lub usług (z wyłączeniem handlu) i uzyskanie ulg od podmiotów upoważnionych do ich wystawienia umożliwia obniżenie wpłaty na PFRON.
Jak zredukować miesięczną składkę PFRON?
Zatrudnienie pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności lub zakup towarów, lub usług i uzyskanie ulg we wpłacie PFRON od podmiotów upoważnionych do ich wystawienia to sposoby na zredukowanie miesięcznej składki na PFRON.
Kogo nie wlicza się do stanu zatrudnienia przy ustalaniu wysokości wpłaty na PFRON?
Przy obliczaniu wysokości składki do PFRON do ogólnego stanu zatrudnienia nie wlicza się pracowników:
– zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
– przebywających na urlopach rodzicielskich lub wychowawczych,
– nieświadczących pracy z tytułu odbywania służby wojskowej lub służby zastępczej,
– nieświadczących pracy z tytułu uzyskania świadczenia rehabilitacyjnego,
– będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
– przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy,
– oraz pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności przebywających na urlopach bezpłatnych.
Co zawiera lista schorzeń szczególnych?
Lista schorzeń szczególnych obejmuje: stwardnienie rozsiane, chorobę Parkinsona, paraplegię, hemiplegię, tetraplegię, nosicielstwo wirusa HIV oraz chorobę AIDS, miastenię, znaczne upośledzenie widzenia (ślepotę), niedowidzenie, głuchotę i głuchoniemotę, epilepsję, przewlekłe choroby psychiczne, upośledzenie umysłowe, późne powikłania cukrzycy. Lista tych schorzeń jest wyszczególniona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 września 1998 r.
Które firmy udzielają ulg we wpłatach na PFRON?
Uprawnienie do udzielania ulg we wpłatach na PFRON mają przedsiębiorstwa, które zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągają wskaźnik zatrudnienia na poziomie 30% pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności i wobec których orzeczono wybrane schorzenia, do których należą: całościowe zaburzenia rozwoju, epilepsja, choroba psychiczna, upośledzenie umysłowe, lub są to osoby niewidome.
Źródła
- https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/kogo-dotycza-wplaty/
- https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/
- https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/pfron-w-pytaniach-i-odpowiedziach-wplaty-obowiazkowe/
- https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/rehabilitacja-zawodowa-i-spoleczna-oraz-zatrudnianie-osob-16798906
Jestem zainteresowany nie płacić na pfron . Można to jakoś zrobić ? Mam firmę transportowa ale niepełnosprawnych to raczej na kierowców nie wezmę . Niech ktoś mi zrobi ofertę co można poradzić
Jesteśmy pewni, że w firmie transportowej można wykorzystać potencjał osób niepełnosprawnych. Możemy pomóc w znalezieniu optymalnego rozwiązania dla Państwa Firmy. Celem rozpoznania możliwości i potrzeb Firmy zachęcamy do kontaktu przez formularz kontaktowy https://mywspieramy.org/kontakt/. Wspólnie na pewno znajdziemy odpowiednie i satysfakcjonujące rozwiązania.