Jak złożyć wniosek o dofinansowanie wynagrodzeń do PFRON? Instrukcja krok po kroku

Pracodawca, który zdecyduje się na zatrudnienie osoby niepełnosprawnej może ubiegać się o dofinansowanie do jej wynagrodzenia. Otrzymasz je, gdy dopełnisz warunków, formalności i złożysz odpowiednie wnioski w PFRON.

Gdy zastanawiasz się, nad procedurami związanymi z dofinansowaniem wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, oraz nie wiesz, jak uzupełnić wniosek — w tym artykule znajdziesz potrzebne informacje. Sprawdź, na co zwrócić uwagę przy wypełnianiu wniosków, by prawidłowo złożyć je do PFRON?

Artykuł ma cel informacyjny. W indywidualnej sprawie, gdy masz wątpliwości konsultuj się z prawnikiem, PFRON lub agencją pracy dla osób niepełnosprawnych. stan prawny i proceduralny zweryfikowany na dzień 9.03.2026 r.

Jak złożyć wniosek do PFRON o dofinansowanie wynagrodzeń? Procedura krok po kroku

Pracodawca, który dotychczas nie ubiegał się o wsparcie PFRON-u ma przed sobą ściśle wytyczoną procedurę. By skutecznie dopełnić formalności, wykonaj kolejne kroki.

1. Zarejestruj się w PFRON poprzez złożenie wniosku rejestracyjnego.
2. Zarejestruj się w systemie SODiR i zaloguj się.
3. Pobierz i wypełnij wniosek Wn-D wraz z informacją INF-D-P oraz formularze INF-O-PP lub INF-O-PR.
4. Prześlij do PFRON-u kompletny wniosek w terminie.

W jaki sposób zarejestrować pracodawcę w PFRON?

Jeśli chcesz uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika, zacznasz od rejestracji pracodawcy w systemie PFRON. Zrobisz to skutecznie, składając osobiście lub pocztą komplet dokumentów.

• Uzupełniony druk wniosku Wn-D.
• Kopie dokumentów firmowych: skrót i pełną nazwę swojej firmy, numery – REGON, NIP.
• Uzupełnione formularze INF-D-P – na każdego pracownika z orzeczeniem.
• Wypełnione druki INF-O-PP albo INF-O-PR (jeśli działasz w sektorze rolniczym lub rybołówstwie).
• Oświadczenie, że nie otrzymujesz środków z pomocy publicznej na wynagrodzenia.
• Sprawozdanie finansowe Twojej firmy z 3 lat lub oświadczenie, że to Cię nie dotyczy, gdyż jesteś mikroprzedsiębiorcą, albo działasz w sektorze rolniczym lub rybołówstwie.
• Ewentualne pełnomocnictwo.

Wniosek rejestracyjny złóż do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty. Podczas rejestracji wybierz przyszłą formę składania wniosków. Masz do wyboru tradycyjną formę papierową lub elektroniczną. Jeśli wybierzesz formę elektroniczną, to PFRON przyśle Ci pocztą login i hasło do Systemu Obsługi Dofinansowań – SODiR.

Wniosek rejestracyjny wyślij do Biura Funduszu w Warszawie. Kolejne wnioski o dofinansowanie wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością do Oddziałów Terytorialnych PFRON-u.

Jak złożyć wniosek przez SODiR?

Przed złożeniem pierwszego elektronicznego wniosku o dofinansowanie wynagrodzeń, koniecznie zarejestruj się w Systemie Obsługi Dofinansowań i Refundacji.

• Wejdź na stronię https://www.sod.pfron.org.pl i zaloguj się. Wykorzystaj do tego otrzymany wcześniej login i hasło. Wprowadź je do aplikacji SODiR.
• Po pierwszym logowaniu system wymusi zmianę hasła.
• W kolejnym kroku wygeneruj certyfikat z podpisem. Zapisze się on na urządzeniu, na którym pracujesz. Umożliwi Ci on wysyłanie elektronicznych wniosków do PFRON. Dokładne instrukcje ściągania certyfikatu znajdziesz na stronie PFRON (PFRON druki do pobrania).

Certyfikat z podpisem będzie działał tylko na sprzęcie, na który go pobrałeś. Będzie on niezbędny przy wypełnianiu każdego wniosku w systemie SOD i przy wysyłce całości do PFRON-u.

Jakie formularze PFRON złożyć, by dostać dofinansowanie wynagrodzeń?

Po rejestracji w systemie PFRON co miesiąc składaj w formie 3 rodzaje uzupełnionych formularzy.

1. Wniosek Wn-D PFRON. To wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.
2. Wniosek INF-D-P PFRON. Czyli miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych. Dla każdej zatrudnionej osoby niepełnosprawnej wypełniasz oddzielny wniosek i odpowiednio go numerujesz.
3. Wniosek INF-O-PP PFRON. Ten formularz to informacja przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie, lub rybołówstwie

PFRON wnioski do pobrania oraz wniosek o dofinansowanie ze środków PFRON wzór- znajdziesz na stronie Funduszu.

Jak wypełnić wniosek Wn-D o dofinansowanie ze środków PFRON? Wzór

Wniosek Wn-D PFRON o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych pobierz ze strony PFRON, GOFIN. Dostaniesz druki także w placówkach PFRON.

Najwygodniejszą drogą jest jednak system SODiR. W nim jednocześnie można pobrać i złożyć wniosek o dofinansowanie w formie elektronicznej.

Formularz Wn-D ma uporządkowaną strukturę, jednak przy jego wypełnianiu zwróć uwagę na kilka pól, w których najczęściej pojawiają się błędy. Możesz wesprzeć się instrukcją Wn-D. Formularz jest intuicyjnie skonstruowany. Kolejno podajesz informacje i dane dotyczące firmy, pracowników, zaznaczasz odpowiednie pola.

Na co zwrócić uwagę, by prawidłowo wypełnienić wniosek Wn-D PFRON?

Pamiętaj o kilku zasadach. To sprawi, że wypełnisz druk Wn-D prawidłowo.

• Jeżeli w elektronicznym wniosku popełnisz błąd w nagłówku, nie będziesz miał możliwości korekty tego błędu w systemie. Jedynym wyjściem jest złożenie korekty w formie papierowej. Uważnie wpisuj dane ewidencyjne przedsiębiorstwa.
• W w poz. 6. jako formę prawną wpisujesz 2, gdy działalność prowadzisz, jako osoba fizyczna.
• Podczas wypełniania rejestracyjnego wniosku Wn-D w poz. 2 nie podajesz numeru w rejestrze PFRON. Informacja o nadanym numerze zostanie wysłana do Ciebie pocztą. Wpiszesz go dopiero w kolejnych wnioskach.
• W sekcji C w poz. 13 podaj kwotę z załącznika INF-D-P. W przypadku, gdy ubiegasz się o dofinansowanie do wynagrodzeń kilku osób, podaj sumę kwot ze wszystkich załączników INF-D-P.
• W sekcji D4 wszystkie dane podawaj w przeliczeniu na etaty. Jeżeli zatrudnienie pracownika na pełen etat miało miejsce w połowie miesiąca, to wpisujesz 0,5.
• W sekcji D5 pole 42 pozostawiasz puste.

Jak wypełnić wniosek INF-D-P?

Co miesiąc wysyłasz także formularz INF-D-P PFRON. Dla każdego pracownika z orzeczeniem wypełniaj oddzielny druk. Zwróć uwagę na te elementy.

• W sekcji A nie wpisuj numeru dowodu ani NIP.
• W sekcji B w pozycji 18 – okres wypłaty może być identyczny z okresem sprawozdawczym.
• W pozycji 20 wpisz numery kolejnych osób, do wynagrodzeń których ubiegasz się o dofinansowanie. Przykładowo, jeśli zatrudniasz 5 osób, to wpisujesz kolejno na wnioskach 1,2,3,4 i 5.
• W sekcji C – dofinansowanie stanowi pomoc publiczną dla każdego, kto nie prowadzi fundacji czy stowarzyszenia. Gdy prowadzisz działalność gospodarczą zaznacz „TAK”. Zawsze zaznaczaj też wykazywanie efektu zachęty. Pomoc de minimis zaznaczysz, gdy np. otrzymujesz środki z Urzędu Pracy.
• W polu 51. wpisz kwotę w przeliczeniu na etat lub część etatu bądź też w przeliczeniu od daty zatrudnienia.

Jak wypełnić wniosek INF O PP PFRON?

Ostatnim wypełnianym wnioskiem jest formularz INF-O-PP PFRON. Liczba stron do wypełnienia może w pierwszej chwili przerazić. Ale w większości przypadków wypełnienie tego dokumentu jest proste i intuicyjne.

Pamiętaj podczas wypełnienia tego wniosku, żeby:

• we wniosku podać kwotę pomocy otrzymanej w danym roku. Pod uwagę nie bierzesz dofinansowań z PFRON. Przykładowo, jeśli składasz wniosek w styczniu 2026, to podajesz wysokość pomocy otrzymanej w styczniu 2026.
• w sekcji E pkt.6 podajesz kwotę pomocy w Euro, po średnim kursie ogłoszonym przez NBP w dniu składania wniosku.

Kiedy pracodawca składa wypełniony wniosek o dofinansowanie ze środków PFRON?

Wniosek o dofinansowanie składasz w pierwszym miesiącu po miesiącu, którego ten wniosek dotyczy. Zawsze po wypłacie wynagrodzenia pracownikowi.

Wypełnij odpowiednio wniosek Wn-D wraz z formularzami INF-O-PP lub INF-O-PR oraz informacją INF-D-P i złóż do 25 dnia miesiąca po miesiącu, za który wnioskujesz o refundację wynagrodzenia pracownika.

Przykład
Jeśli zatrudniłeś pracownika w styczniu, wypłaciłeś wynagrodzenie 10 lutego, to do 25 lutego masz czas na złożenie pierwszego wniosku o refundację.

Jak ubiegać się o dotację PFRON do wynagrodzeń po przekroczeniu terminu?

Gdy z jakiegoś istotnego, niezależnego od Ciebie powodu przekroczysz termin nie masz zamkniętej ścieżki ubiegania się o dofinansowanie. Na Twój wniosek termin może zostać przywrócony.

• Wystąp o przywrócenie terminu. Masz na to 7 dni od ustania przyczyny jego przekroczenia.
• Wykaż, że nie ponosisz winy, w związku z tym uchybieniem,
• Złóż wniosek o dofinansowanie za dany miesiąc.

Gdzie szukać pomocy w wypełnianiu wniosków PFRON o dofinansowanie wynagrodzeń?

Jeśli ubieganie się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych wydaje się Ci zbyt zawiłe lub czasochłonne możesz uzyskać pomoc. Dzięki temu będziesz pewien, że nie popełniłeś błędu i Twój wniosek będzie skuteczny.

Masz do wyboru 2 rozwiązania.

• Zwróć się do Regionalnego Oddziału PFRON z prośbą o instruktaż i szkolenie. Pod okiem pracownika PFRON możesz nauczyć się poprawnie składać elektroniczny wniosek. Możesz także zobaczyć tam wzór wypełnionego wniosku o dofinansowanie ze środków PFRON. Wniosek próbnie możesz złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
• Zwróć się do wybranej agencji pracy dla osób niepełnosprawnych. W takim miejscu znajdziesz pomoc w rejestracji i pierwszych krokach składania wniosku o dofinansowanie wynagrodzeń PFRON. Agencja może także na stałe przejąć rozliczenia Twojej firmy z Państwowym Funduszem Osób Niepełnosprawnych. Wtedy nie będziesz angażował się w tę procedurę.

Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku o dofinansowanie wynagrodzeń z PFRON

Przy składaniu wniosku do PFRON o dofinansowanie wynagrodzeń najwięcej problemów wynika z błędów formalnych i nieprawidłowo wypełnionych dokumentów. Przykładowe błędy to:

• złożenie wniosku po terminie.
• wysłanie wniosku przed wypłatą wynagrodzenia.
• brak wszystkich wymaganych formularzy, np. Wn-D, INF-D-P, INF-O-PP lub INF-O-PR.
• błędy w danych pracodawcy lub pracownika.
• nieprawidłowe wypełnienie formularza INF-D-P.
• błędne przeliczenie danych na etaty.
• niewłaściwe wyliczenie kwoty dofinansowania.
• brak wykazania efektu zachęty.
• błędne uzupełnienie informacji o pomocy publicznej.
• korzystanie z nieaktualnych druków lub instrukcji.

Przed wysyłką wniosku sprawdź termin, komplet dokumentów i poprawność wszystkich danych. Dzięki temu unikniesz korekt, opóźnień i problemów z wypłatą dofinansowania.

FAQ

Źródła

• Ustawa o rehabilitacji, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000913/O/D20250913.pdf
• FAQ PFRON, Wnioski, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/formularze-dotyczace-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/pytania-i-odpowiedzi-z-zakresu-wypelniania-wniosku-wn-d-i-inf-d-p/
• PFRON, Dofinansowanie, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/
• Broszura informacyjna PFRON, https://pfronwarszawa-my.sharepoint.com/personal/agnieszka_adamska_pfron_org_pl/_layouts/15/onedrive.aspx?id=%2Fpersonal%2Fagnieszka%5Fadamska%5Fpfron%5Forg%5Fpl%2FDocuments%2FDofinansowanie%20do%20wynagrodze%C5%84%20pracownik%C3%B3w%20niepe%C5%82nosprawnych%2Epdf&parent=%2Fpersonal%2Fagnieszka%5Fadamska%5Fpfron%5Forg%5Fpl%2FDocuments&ga=1
• Objaśnienia do INF-O-PP, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/formularze-dotyczace-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/objasnienia-do-formularza-inf-o-pp/
• Jak uzupełnić wniosek Wn-D i załącznik INF-D-P (2025) PJM, https://www.youtube.com/watch?v=GbEDgmrKEdI

Warto jeszcze przeczytać:

Jak zalogujesz się do systemów PFRON? Logowanie do SOW, e-PFRON i SODiR krok po kroku

SODiR, obowiązek czy ułatwienie? Obsługa dla pracodawcy

Na jakich zasadach można otrzymać dofinansowanie wynagrodzeń PFRON i ile wynosi w 2026 r.? Przewodnik pracodawców