Dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON

Rozważasz zatrudnienie pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności? Chcesz wiedzieć, czy przysługuje Ci dofinansowanie do jego wynagrodzenia, i od czego to faktycznie zależy? Boisz się ryzyka, że coś źle zrozumiesz i potem będzie problem?

Uporządkuj swoją wiedzę. Skup się na początek na podstawach. Sprawdź, kto może dostać dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON i jakie warunki muszą być spełnione po stronie pracownika i pracodawcy. Dzięki temu łatwiej ocenisz, czy to rozwiązanie ma zastosowanie w Twojej firmie, jest zgodne z przepisami i bezpieczne.

Poniższy materiał ma charakter ogólny i informacyjny. Nie stanowi porady prawnej i nie może zastąpić indywidualnej analizy przypadku.
Stan prawny i stawki: 29.01.2026 r.

Kto może otrzymać dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON?

Dofinansowanie do wynagrodzenia nie jest przywilejem. Jest formą wsparcia. Przysługuje Ci wtedy, gdy spełnisz konkretne warunki związane z zatrudnieniem pracownika z niepełnosprawnością. Dofinansowanie jest przypisane do pracownika, a nie do firmy [ustawa, art. 26a ust. 1].

Zanim złożysz wniosek o dofinansowanie z PFRON, sprawdź podstawowe warunki, czy:
wykazałeś efekt zachęty metodą ilościową lub jakościową.
w firmie powyżej 25 pracowników osiągasz 6% wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych.
pracownik przekazał Ci z orzeczenie o niepełnosprawności.
orzeczenie było ważne w okresie, za który ubiegasz się o wsparcie.
zatrudniasz osobę niepełnosprawną na podstawie umowy o pracę.
wypłacasz wynagrodzenie na konto pracownika lub wysyłasz na adres.
nie masz zaległości wobec PFRON, ZUS i urzędu skarbowego.
zarejestrowałeś się w PFRON i złożyłeś wniosek o dofinansowanie.
nie korzystasz z innej pomocy publicznej w zakresie finansowania wynagrodzeń (w rozumieniu ustawy o finansach publicznych).
zatrudnienie ma rzeczywisty charakter i nie jest fikcyjne.

Nie ma przy tym znaczenia, czy prowadzisz jednoosobową działalność, niewielką spółkę czy większe przedsiębiorstwo. Liczy się wyłącznie to, czy spełniasz warunki wynikające z przepisów.

Dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON nie obejmuje osób na umowach cywilnoprawnych ani przedsiębiorców prowadzących własną działalność gospodarczą. W praktyce właśnie to nieporozumienie najczęściej prowadzi do błędnych założeń i rozczarowań.

Na jakiego pracownika można otrzymać dofinansowanie PFRON?

Podstawą dzięki, której uzyskasz prawo do wsparcia z PFRON jest ważne orzeczenie o niepełnosprawności pracownika wydane przez Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności (PZON). Dokument musi obejmować okres, za który ubiegasz się o dofinansowanie. Jeśli orzeczenie wygasło choćby na jeden dzień, wsparcie za ten czas nie przysługuje [PFRON, komunikat, 2023].
Istotny jest również stopień niepełnosprawności pracownika (lekki, umiarkowany, znaczny). To on wpływa na maksymalną wysokość dofinansowania do wynagrodzenia. Im wyższy stopień, tym wyższa możliwa kwota wsparcia, którą uzyskasz [ustawa, art. 26a ust. 1b].
Znaczenie ma także sam stosunek pracy. Pracownik musi faktycznie świadczyć pracę, a wynagrodzenie musi wynikać z umowy i listy płac. Dofinansowanie nie przysługuje w sytuacjach pozornych, gdzie zatrudniasz tylko „na papierze” [PFRON, interpretacja, 2022].

Pamiętaj o jeszcze jednej rzeczy. Jeśli pracownik ma schorzenie specjalne (symbol: 01-U, 02-P, 04-O, 06-E, 12-C) wskazane w orzeczeniu, ma to wpływ na wyższy poziom wsparcia.

Na jakich zasadach przysługuje dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON?

Dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON jest powiązane z realnym kosztem zatrudnienia, jaki ponosisz jako pracodawca.

Kwota dofinansowania nie może przekroczyć 75% kosztów płacy danego pracownika (lub 90%, gdy nie prowadzisz działalności gospodarczej) [ustawa, art. 26a ust. 1a]. Jeśli więc wynagrodzenie i składki są niższe niż maksymalna stawka wsparcia, dofinansowanie zostanie odpowiednio ograniczone.

Koszt płacy to pojęcie ustawowe. Obejmuje ono nie tylko wynagrodzenie brutto pracownika, ale również obowiązkowe składki finansowane przez Ciebie i wszystkie inne składniki wraz z ekwiwalentem za pracę zdalną [ustawa, art. 2 pkt 4; PFRON informacje o dofinansowaniach].

Abyś dostał dofinansowanie:

wynagrodzenie wypłać pracownikowi na jego konto lub przekazem pieniężnym.
składki ZUS opłać w terminie.
firma nie może mieć zaległości wobec ZUS, PFRON ani urzędu skarbowego [ustawa, art. 26a ust. 1a].
złóż wniosek Wn-D, informację INF-D-P (ew. INF-O-PP, INF-O-PR).

Dofinansowanie rozliczane jest miesięcznie. Każdy miesiąc zatrudnienia oceniany jest osobno.

Kiedy dofinansowanie do wynagrodzenia nie przysługuje?

Wiele firm spełnia warunki, ale traci prawo do dofinansowania przez drobne niedopatrzenia. Tu nie masz pola do interpretacji – przepisy są jasne. Dofinansowanie nie przysługuje, jeśli nie spełnisz choć jednego z warunków ustawowych w danym miesiącu.

Najczęstsze sytuacje, z powodu, których stracisz prawo do dofinansowania, to:

brak ważnego orzeczenia o niepełnosprawności w danym miesiącu.
błędne kwoty brutto lub netto.
niespójność dat.
literówki NIP, REGON, PESEL.
niewypłacenie wynagrodzenia lub wypłata po terminie.
nieopłacenie składek ZUS albo opłacenie ich po czasie.
zaległości wobec ZUS lub urzędu skarbowego.
brak wykazania efektu zachęty [PFRON, interpretacja, 2022].

Jakie znaczenie na wysokość dofinansowania ma stopień niepełnosprawności?

Wysokość dofinansowania do wynagrodzenia nie jest taka sama dla każdego pracownika z niepełnosprawnością. Przepisy wskazują maksymalne kwoty wsparcia, jakie mogą przysługiwać na pracownika zatrudnionego na pełen etat. W praktyce oznacza to, że im wyższy stopień niepełnosprawności, tym wyższą kwotę dofinansowania otrzymasz [ustawa, art. 26a ust. 1b].

Stopień niepełnosprawności	Podstawowa kwota dofinansowania*	Maksymalne dofinansowanie przy schorzeniu specjalnym*
Lekki	575 zł	1 265 zł
Umiarkowany	1 550 zł	2 585 zł
Znaczny	2 760 zł	4 140 zł

*[pfron, stawki dofinansowań na rok 2025 i 2026]

Jeżeli zatrudniasz pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty te ulegają proporcjonalnemu obniżeniu.

Sprawdź, czy Twoja firma spełnia warunki do dofinansowania

Zanim uznasz, że dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON przysługuje Twojej firmie, przejrzyj listę kontrolną. Pozwala Ci to wychwycić potencjalne problemy, zanim przełożą się na odmowę albo konieczność zwrotu środków.

Sprawdź po kolei, czy:

☐ zatrudniasz pracownika na umowę o pracę.
☐ pracownik posiada ważne orzeczenie o niepełnosprawności obejmujące dany miesiąc
☐ stopień niepełnosprawności jest prawidłowo ustalony i udokumentowany.
☐ pracownik faktycznie wykonuje pracę.
☐ wynagrodzenie zostało wypłacone w całości.
☐ składki ZUS zostały opłacone terminowo.
☐ firma nie posiada zaległości wobec PFRON, ZUS ani urzędu skarbowego.
☐ koszt płacy nie jest niższy niż kwota dofinansowania [ustawa, art. 26a ust. 1a].
☐ dokumentacja pracownicza jest spójna i kompletna.

FAQ

Czy dofinansowanie przysługuje na każdego pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności?

Tak, ale tylko wtedy, gdy pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę, ma ważne orzeczenie i spełnione są wszystkie warunki ustawowe [ustawa, art. 26a].

Czy stopień niepełnosprawności wpływa na prawo do dofinansowania?

Nie wpływa na samo prawo, ale ma bezpośredni wpływ na wysokość możliwego dofinansowania.

Czy mogę dostać dofinansowanie, jeśli pracownik pracuje na część etatu?

Tak. W takim przypadku kwota dofinansowania jest ustalana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Czy zaległości wobec PFRON zawsze blokują dofinansowanie?

Nie. Zaległości do 100 zł łącznie są dopuszczalne. Zaległości powyżej tej kwoty powodują utratę prawa do wsparcia za dany miesiąc [ustawa, art. 26a ust. 1a].

Czy dostanę dofinansowanie na pracownika, który ma orzeczenie ZUS o częściowej niezdolności do pracy?

Tak. Podstawą do uznania osoby za niepełnosprawną jest obok orzeczenia o niepełnosprawności także orzeczenie lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Źródła

Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19971230776
PFRON – Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych
(oficjalna informacja PFRON), https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-do-wynagrodzen/
PFRON – Informacja o wysokości miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-do-wynagrodzen/wysokosc-dofinansowania/
Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20220000276
PFRON – Najczęściej zadawane pytania (FAQ) dotyczące dofinansowań, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/faq-dofinansowanie-do-wynagrodzen/
Gov.pl – Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami, https://www.gov.pl/web/rodzina/zatrudnianie-osob-z-niepelnosprawnosciami

Zajrzyj do: