Kompletny przewodnik po kosztach płacy PFRON

Koszty płacy to istotnie obciążają budżet każdej firmy. W przypadku zatrudniania osób niepełnosprawnych koszty płacy są podobne, jak w przypadku zatrudniania osób sprawnych. Jednak pracodawcy zatrudniający pracowników z orzeczeniem mogą ubiegać się o dofinansowanie ze środków PFRON. W ten sposób ich koszty płacy mogą być zatem istotnie zredukowane.

W tym artykule pokażę Ci, czym są koszty płacy PFRON, co do nich wchodzi, gdzie je wpisać w INF-D-P (poz. 52) i jak nie stracić dofinansowania przez drobny błąd w terminach.

Opieram się wyłącznie na aktualnych przepisach. Stan prawny: 28.08.2025. Jednak poniższa treść nie jest poradą prawną. W indywidualnej sprawie skonsultuj się z PFRON lub prawnikiem.

Koszty płacy PFRON – definicja

Koszty płacy PFRON to suma wynagrodzenia brutto pracownika oraz obowiązkowych składek finansowanych przez pracodawcę. Tę sumę wpisujesz w INF-D-P, poz. 52.

Co PFRON zalicza do kosztów płacy?

Koszty płacy to wszystkie obciążenia, które ponosisz w związku z wynagrodzeniem swojego pracownika. W rozumieniu przepisów — Ustawy o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych — chodzi jednak o wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki: emerytalne, rentowe, wypadkowe, a także wpłaty na FP, FGŚP i Fundusz Solidarnościowy.

Dodatkowo, po zmianach w Kodeksie Pracy, od 7 kwietnia 2023 r., do kosztów możesz doliczyć ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną, jeśli wypłacasz go comiesięcznie*.

*Dlaczego to ważne? PFRON porównuje należną kwotę dofinansowania z faktycznie i terminowo poniesionymi kosztami płacy za dany miesiąc. Jeśli czegoś nie wypłacisz na czas albo rozliczysz ryczałt „zbiorczo” raz na kwartał, nie masz podstaw, by wykazać tę część w poz. 52.

Gdzie wpiszesz koszty płacy w INF-D-P systemu SODiR?

To jest prostsze, niż na początku wygląda. Do rozliczenia i wykazania składników wynagrodzenia potrzebne jest złożenie wniosku Wn-D z wypełnionym formularzem INF-D-P.  W pozycji 52 na druku INF-D-P znajdziesz wyraźnie opisane pole „Koszty płacy”. Tam wpisujesz sumę trzech elementów za dany miesiąc dla danego pracownika:

1. wynagrodzenie brutto. W tym: pensja, kwoty za przestój, urlop, godziny nadliczbowe, premie i nagrody, kwota chorobowego wypłacona przez pracodawcę, dodatki stażowe itd.
2. obowiązkowe składki finansowane przez pracodawcę (emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Solidarnościowy).
3. miesięczny ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną.

Jak policzysz koszty płacy PFRON w praktyce?

Pracownik był zatrudniony od 16 lipca i przepracował 12 z 31 dni rozliczeniowych.

• Pensja brutto za ten okres: 3 400 zł.
• Składki pracodawcy: 660 zł.
• Ryczałt za pracę zdalną (miesięczny): 100 zł. Przysługuje proporcjonalnie do faktycznej liczby dni pracy zdalnej, więc liczysz 12/31 × 100 ≈ 38,71 zł (zaokrąglasz zgodnie ze standardem księgowym).

Koszty płacy wpisane w poz. 52 wynoszą 3 400 + 660 + 38,71 = 4 098,71 zł.
Limit procentowy: 90% × 4 098,71 = 3 688,84 zł (lub 75% × 4 098,71 = 3 074,03 zł).

Jakie wydatki nie wchodzą do kosztów płacy PFRON?

Istnieje część obciążeń, których Fundusz nie uznaje ich za koszty płacy. Trzymaj się prostej zasady i wliczaj wydatki ujęte wyżej.

Tych obciążeń nie doliczaj do poz. 52

• Zasiłki z ZUS (np. chorobowy). To świadczenia z ubezpieczenia społecznego, nie zaś wynagrodzenie ani składka ponoszona przez pracodawcę.
• Odprawy, zapomogi, świadczenia socjalne, które nie są elementem wynagrodzenia za pracę w rozumieniu kosztów płacy.
• Diety i koszty podróży służbowych.
• Ekwiwalenty za odzież, pranie, BHP. Świadczenia rzeczowe lub pieniężne mieszczą się poza zakresem wynagrodzenia brutto i obowiązkowymi składkami pracodawcy.
• Ryczałt za używanie prywatnego auta do celów pozasłużbowych.

Tabela – co wliczamy a czego nie wliczamy do kosztów płacy PFRON

Co decyduje o prawie do dofinansowania PFRON? Terminy i formy wypłaty

Są dwa obszary, którymi zainteresuje się PFRON. Kiedy wypłaciłeś wynagrodzenie pracownikowi i w jaki sposób to zrobiłeś.

1. Termin wypłaty wynagrodzenia
   Zgodnie z Kodeksem Pracy wynagrodzenie wypłacasz co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie, nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca.
2. Termin złożenia wniosku Wn-D
   Wn-D z INF-D-P składasz do 25. dnia miesiąca po miesiącu, którego dotyczą. Kiedy się spóźnisz bez swojej winy, możesz wnioskować o przywrócenie terminu.
3. Forma wypłaty wynagrodzenia, którą PFRON uznaje za „poniesioną”
   PFRON  uznaje tylko przelew na rachunek bankowy pracownika (albo jego rachunek w SKOK) lub doręczenie za pośrednictwem uprawnionego podmiotu (potwierdzone przekazem) jest uznawany przez PFRON. Gotówka „do ręki” albo przelew na cudzy rachunek spowodują utratę wsparcia z Funduszu.

Jeśli ubiegasz się o dofinansowanie z PFRON do wynagrodzeń pracowników z orzeczeniem, możesz w razie przeszkód, pozwolić sobie na 14-dniowe opóźnienie w wypłacie pensji. Jednak gdy przekroczysz 14 dni od stałego terminu wypłaty, będziesz musiał zwrócić dofinansowanie.

Przykład
Pensje za lipiec 2025 powinny wyjść najpóźniej 8 sierpnia. Przelałeś wynagrodzenie 18 sierpnia (10 dni po terminie). ZUS opłaciłeś 12 sierpnia (4 dni po terminie). Mieścisz się w 14 dniach zwłoki, więc koszty płacy z lipca nadal kwalifikują się do dofinansowania, o ile forma wypłaty była prawidłowa.

Ważna wskazówka praktyczna
Przelew wysyłasz wcześniej tak, by data księgowania mieściła się w terminie. W dokumentach dla PFRON liczy się faktyczne poniesienie kosztu, czyli zaksięgowanie u odbiorcy lub doręczenie przez uprawnioną instytucję.

Kiedy dofinansowanie nie przysługuje?

Żeby nie dostać odmowy dofinansowania wynagrodzenia z PFRON albo wezwania do zwrotu, trzymaj się ustawowych zasad. Złamiesz je, gdy:

• nie będziesz terminowo przekazywał wynagrodzenia pracownika na jego konto lub adres zamieszkania przez odpowiednią instytucję.
• złożysz wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami jeszcze przed wypłatą wynagrodzenia pracownikowi z orzeczeniem.
• mimo poniesienia kosztów płacy pracownika niepełnosprawnością przekroczysz terminy lub nie opłacisz obowiązkowych składek za dany okres sprawozdawczy,
• nie będziesz posiadał aktualnego dokumentu potwierdzającego status pracownika, jako osoby niepełnosprawnej,
• nie wykażesz właściwie efektu zachęty,
• sfinansujesz wynagrodzenie ze środków publicznych,
• będziesz miał zaległości wobec PFRON-u powyżej 100 zł.

FAQ: ważne, a dotąd nieomówione

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31.07.2024 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/1191
• Kodeks Pracy – tekst jednolity, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141
• Ustawa z 9.03.2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2023/641
• Ustawa z 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (art. 26a i nast.) – tekst jednolity, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19971230776/U/D19970776Lj.pdf
• BON/MRiPS – „Dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych”,
  https://niepelnosprawni.gov.pl/baza-wiedzy/zatrudnienie-osob-niepelnosprawnych/uprawnienia-pracodawcy-zatrudniajacego-osobe-niepelnosprawna/dofinansowanie-do-wynagrodzen-osob-niepelnosprawnych/
• BON/MRiPS – „Korespondencja z pracodawcami”, https://niepelnosprawni.gov.pl/baza-wiedzy/korespondencja-z-pracodawcami/
• GBER – Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 (art. 6 – efekt zachęty), wersja w Dzienniku Urzędowym, https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2014/651/oj/eng

Poznaj inne artykuły na blogu My Wspieramy, m.in.:

SODiR, obowiązek czy ułatwienie? Obsługa dla pracodawcy

Dofinansowanie wynagrodzeń z PFRON. Przewodnik dla pracodawców zatrudniających pracowników niepełnosprawnych  

Poznaj uprawnienia pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności i postępuj zgodnie z Prawem Pracy

Zapraszamy!