Co może zrobić pracodawca, gdy pracownik przyniesie orzeczenie o niepełnosprawności?

Kiedy pracownik dostarcza Ci orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w trakcie zatrudnienia, być może masz ogromny dylemat. Tym większy, im bardziej temat niepełnosprawności jest dla Ciebie odległy. Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej wielu przedsiębiorcom wydaje się problemem i niepotrzebnym obciążeniem firmy oraz dodatkowymi obowiązkami.

Warto uporządkować najważniejsze kwestie z tym związane. Sprawdź, co robić, gdy pracownik przynosi orzeczenie o niepełnosprawności oraz jak masz je czytać i rozumieć? Przekonaj się, że status niepełnosprawności pracownika może być dla Ciebie faktycznie korzystny.

Pamiętaj
Zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych to nie tylko obowiązki, ale także korzyści dla przedsiębiorców.

Artykuł zawiera informacje aktualne na 11.03.2026 r. Jego celem jest edukacja pracodawców i działów HR. W razie wątpliwości konsultuj się z PFRON, prawnikiem lub agencją pracy specjalizującą się w zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Co zrobić, gdy pracownik przynosi orzeczenie o niepełnosprawności?

Co pracodawca powinien wiedzieć o orzeczeniu niepełnosprawności pracowników?

System orzecznictwa w Polsce jest złożony. Dlatego mogłeś spotkać się z różnymi typami orzeczeń o niepełnosprawności. Możesz gubić się w gąszczu przepisów i niezrozumiałych wykładni prawnych.

Zrozumienie podstawowych rodzajów orzeczeń ułatwi Ci prawidłową ocenę dokumentu przedstawionego przez pracownika. Aktualnie w Polsce obowiązują dwa rodzaje orzeczeń:

1. wydawane dla celów rentowych przez lekarzy orzeczników ZUS, KRUS, MSWiA i MON
   Orzecznik ocenia stopień zdolności do pracy. Na tej podstawie ubezpieczyciel podejmuje decyzję o przyznaniu renty. W orzeczeniu takim spotkasz się z określeniami:
   – częściowo niezdolny do pracy.
   – całkowicie niezdolny do pracy.
   – całkowicie niezdolny do pracy oraz samodzielnej egzystencji.
2. wydawane dla celów poza rentowych przez Powiatowe Zespoły ds. Orzekania o Niepełnosprawności
   Orzecznictwo to dotyczy celów poza rentowych. Wiąże się z trzema stopniami niepełnosprawności: znacznym, umiarkowanym, lekkim.

Czy te decyzje KIZ o grupie inwalidzkiej są nadal aktualne?

Znasz termin: grupa inwalidzka? Do 1 września 1997 r. funkcjonowały Komisje Lekarskie do spraw Inwalidztwa i Zatrudnienia przy ZUS. Wydawały one decyzje o przyznaniu jednej z trzech grup inwalidzkich: I, II lub III.

Decyzje te funkcjonują do dnia dzisiejszego (gdy zostały wydane bezterminowo). Traktuj je analogicznie do stopni niepełnosprawności.

Jak traktować różne rodzaje orzeczeń pracowników?

Możesz gubić się w tym złożonym orzecznictwie. Pomocna będzie Ustawa o Rehabilitacji Zawodowej, art.5, z dnia 27 sierpnia 1997 r. Wskazuje ona, że możesz traktować:

1. orzeczenie o częściowej niezdolności do pracy na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.
2. orzeczenie o całkowitej niezdolności do pracy na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.
3. orzeczenie o całkowitej niezdolności do pracy i niezdolności do samodzielnej egzystencji, jak znaczny stopień niepełnosprawności.

Jak rozumieć status niepełnosprawności w systemach orzecznictwa?

Jak pracodawca może czytać orzeczenie o niepełnosprawności?

Najważniejsze informacje, które znajdziesz w orzeczeniu to:

1. stopień niepełnosprawności.
2. kod lub inaczej symbol niepełnosprawności.
3. termin ważności orzeczenia.

Jakie znaczenie dla pracodawcy mają stopnie niepełnosprawności?

Każdy ze stopni niepełnosprawności jest ściśle powiązany z wysokością dofinansowania do wynagrodzenia pracownika z orzeczeniem.

Ze stopniem niepełnosprawności wiążą się także uprawnienia pracowników. Masz obowiązek je znać i przestrzegać. Stopień znaczny i umiarkowany wraz z kodem określającym rodzaj dysfunkcji, może Ci także podpowiedzieć konieczność dostosowania miejsca pracy.

Jaki wpływ na uprawnienia pracodawcy mają symbole schorzeń specjalnych?

Niektóre symbole niepełnosprawności w orzeczeniach są wskazówką o występowaniu, tzw. schorzenia specjalnego. Jeśli zauważysz jeden z poniższych kodów w orzeczeniu pracownika, będziesz mógł wnioskować o zwiększoną kwotę dofinansowania do wynagrodzenia pracownika z PFRON.

1. 01-U upośledzenie umysłowe.
2. 02-P choroba psychiczna.
3. 04-O osoby niewidome.
4. 06-E epilepsja.
5. 12-C całościowe zaburzenia rozwoju.

Schorzenie specjalne na potrzeby PFRON udokumentujesz orzeczeniem pracownika.

Z czym się wiążą dla pracodawcy schorzenia szczególne u pracownika?

Istnieje grupa schorzeń, która pozwala korzystniej obliczyć Ci wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Jest to szczególnie ważne jeśli zatrudniasz co najmniej 25 pracowników (masz obsadzone 25 pełnych etatów). Kiedy zatrudnisz pracownika z niepełnosprawnością obniżysz obowiązkową wpłatę na PFRON lub ją zredukujesz. Zrobisz to szybciej, gdy będzie miał on schorzenie szczególne:

1. upośledzenie umysłowe (symbol w orzeczeniu 01-U).
2. przewlekłą chorobę psychiczną (symbol w orzeczeniu 02-P).
3. zaburzenia wzroku (symbol w orzeczeniu 04-O).
4. epilepsję (symbol w orzeczeniu 06-E).
5. chorobę Parkinsona.
6. stwardnienie rozsiane.
7. paraplegię, tetraplegię i hemiplegię.
8. zaburzenia słuchu.
9. nosicielstwo wirusa HIV oraz chorobę AIDS.
10. miastenię.
11. późne powikłania cukrzycy.

Jak widzisz, nie wszystkie schorzenia szczególne są widoczne w orzeczeniu o niepełnosprawności [PFRON]. Tylko niektóre z nich są jednocześnie schorzeniami specjalnymi oraz szczególnymi. W pozostałych przypadkach by wykazać zatrudnienie pracownika ze schorzeniem szczególnym, udokumentuj je zaświadczeniem od lekarza specjalisty.

Co oznacza dla pracodawcy orzeczenie o całkowitej niezdolności do pracy?

Mimo że może to budzić wątpliwości, samo orzeczenie o całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji nie wyklucza automatycznie zatrudnienia. Ważne, abyś poprawnie rozumiał terminy: całkowita niezdolność do pracy lub częściowa niezdolność do pracy. Określenia te dotyczą tylko sytuacji związanych z wykonywaniem obowiązków w tzw. normalnych warunkach pracy. Identycznych, jak w przypadku pracowników zdrowych.

Jeżeli zatrudnisz pracownika z tego typu orzeczeniem:

1. uwzględnij występowanie stopnia i rodzaju jego niepełnosprawności.
2. przystosuj warunki pracy do jego potrzeb.

Czy trzeba skierować pracownika do medycyny pracy?

Tak. Ocena, czy pracownikowi wolno i w jakich warunkach wykonywać obowiązki zawodowe, leży po stronie lekarza medycyny pracy. Orzeczenie o niepełnosprawności oznacza problemy zdrowotne.

By wiedzieć, czy może on pracować na danym stanowisku skieruj go na badania. Zyskasz wiedzę, czy może on podjąć lub kontynuować obowiązki. Lekarz wskaże Ci także rodzaj dostosowania, którego pracownik potrzebuje.

Dlaczego okres ważności orzeczenia o niepełnosprawności jest ważny dla pracodawcy?

W orzeczeniu pracownika zobaczysz termin, na jaki zostało ono wydane i kiedy on upływa. Pilnuj ważności dokumentu ponieważ:

1. wsparcie finansowe z PFRON będziesz otrzymywał tylko do momentu, kiedy orzeczenie pracownika utraci swoją ważność.
2. z tą chwilą pracownik jednocześnie straci prawo do dodatkowych uprawnień z tytułu niepełnosprawności [ustawa o rehabilitacji].

Aby zachować ciągłość statusu osoby niepełnosprawnej, pracownik powinien w odpowiednim czasie uzyskać i przedstawić Ci nowe orzeczenie.

Co dalej, gdy wygasa orzeczenie o niepełnosprawności w trakcie zatrudnienia?

Kiedy pracownik nie może dostarczyć w odpowiednim terminie nowego orzeczenia ma zastosowanie art. 2a ust. 3 Ustawy o Rehabilitacji.

Przepis ten pozwala Ci zaliczyć w ewidencji pracownika, jako niepełnosprawnego do 3 miesięcy wstecz od daty dostarczenia nowego orzeczenia. Możesz tak zrobić, gdy decyzja potwierdza zachowanie ciągłości stopnia niepełnosprawności pracownika.

Dostarczenie nowego orzeczenia po terminie upływu ważności poprzedniego ma jednak wpływ na:

1. zaliczenie do ewidencji pracowników niepełnosprawnych.
2. przeliczanie miesięcznego wymiaru czasu pracy [PFRON].

Przykład
Pracownik posiada schorzenie specjalne, pracodawca otrzymuje wyższe dofinansowanie wynagrodzenia. Orzeczenie pracownika było ważne do 30 marca 2025 roku. Kolejne dostarczył  15 kwietnia.

Składając wniosek Wn-D i załącznik INF-D-P za kwiecień do PFRON przelicz przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy:
– od 1 do 14 kwietnia jako pracownika niepełnosprawnego bez schorzenia specjalnego,
– od 15 do 30 kwietnia, jako pracownika niepełnosprawnego ze schorzeniem specjalnym.

Podobnie zrób w przypadku wypełniania informacji INF-1 i deklaracji DEK-II za kwiecień 2025 r.

Co zrobić, gdy pracownik dostarczył orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w trakcie zatrudnienia?

Może zdarzyć się, że dotychczasowy pracownik przyniesie Ci orzeczenie o niepełnosprawności. Staniesz wtedy przed dylematem, co zrobić. Do rozważenia masz 2 opcje:

1. Możesz wypowiedzieć umowę o pracę. Wtedy, gdy lekarz medycyny pracy nie wyrazi zgody na zatrudnienie na dotychczasowym stanowisku.
   Przeciwwskazanie lekarskie do wykonywania choćby jednego obowiązku należącego do zakresu czynności na zajmowanym stanowisku pracy uzasadnia wypowiedzenie umowy o pracę. Źródło: wyrok Sądu Najwyższego z 16 grudnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 469/99)
2. Możesz wyznaczyć dla niego inne stanowisko lub stworzyć nowe. Tak, by było ono dostosowane do potrzeb wynikających z niepełnosprawności pracownika.

Co daje pracodawcy orzeczenie niepełnosprawności pracownika?

Dzięki orzeczeniu niepełnosprawności pracownika możesz zyskać z PFRON:

1. dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.
2. zwrot kosztów na adaptację stanowiska pracy do potrzeb pracownika z niepełnosprawnością.
3. zwrot kosztów na wyposażenie stanowiska pracy dla pracownika z niepełnosprawnością.
4. zwrot kosztów szkolenia pracownika niepełnosprawnego.
5. zwrot kosztów zatrudnienia pracownika wspomagającego.

Dodatkowo, gdy masz obowiązek wpłat PFRON, dzięki orzeczeniom pracowników obniżysz je lub całkowicie zredukujesz (po osiągnięciu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych).

Jakie przywileje i prawa pracownika niepełnosprawnego wymusza orzeczenie?

Obok korzyści wynikających z zatrudnienia pracowników z orzeczeniem, masz także obowiązki. Wiążą się one z respektowaniem praw i przywilejów [ustawa o rehabilitacji]. Najważniejsze z nich to:

1. przystosowanie stanowiska pracy.
2. skrócony czas pracy.
3. dodatkowy urlop 10 dni.
4. dodatkowa przerwa.
5. płatne wyjścia do lekarzy specjalistów w godzinach pracy.

Co dalej, gdy pracownik przynosi orzeczenie o niepełnosprawności

Po otrzymaniu orzeczenia od pracownika przeanalizuj je pod kątem uprawnień, obowiązków oraz skutków dla rozliczeń z PFRON. Zwróć uwagę na:

1. stopień niepełnosprawności.
2. schorzenia specjalne.
3. schorzenia szczególne.
4. termin, na jaki zostało wydane orzeczenie.

FAQ

Źródła

Artykuł został opracowany na podstawie doświadczeń pracowników agencji My Wspieramy, licznych publikacji i ustaw dotyczących orzecznictwa i zatrudnienia niepełnosprawnych.

• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19971230776/U/D19970776Lj.pdf
• https://niepelnosprawni.gov.pl/wp-content/uploads/2025/02/1.-System-orzecznictwa-o-niepelnosprawnosci-w-Polsce.pdf
• https://www.nik.gov.pl/plik/id,4996,vp,6483.pdf
• https://polityka-spoleczna.ipiss.com.pl/api/files/view/1477211.pdf
• https://www.pfron.org.pl/download/5/77/02AnnaWilmowska-Pietruszynska.pdf
• https://wolomin.org/wp-content/uploads/2018/11/informacja_pracodawcy_1.pdf
• https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/materialy-informacyjne-oraz-instruktazowe/
• https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/porady-prawne/zatrudnianie-osob-niepelnosprawnych

Przeczytaj także:

Na jakich zasadach można otrzymać dofinansowanie wynagrodzeń PFRON i ile wynosi w 2026 r.? Przewodnik pracodawców  

Co trzeba wiedzieć o orzeczeniu o niepełnosprawności, by nie miało tajemnic? Kompleksowy poradnik

Jakie uprawnienia ma pracownik z orzeczeniem o niepełnosprawności? Zasady 2026