Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych pokazuje, czy Twoja firma musi wpłacać środki na PFRON, czy może zostać z tego obowiązku zwolniona. Jeśli zatrudniasz co najmniej 25 etatów, sprawdzaj nie tylko liczbę pracowników z orzeczeniem, ale też sposób liczenia etatów i właściwy próg wskaźnika. Ścisłe wytyczne zawarte są w Ustawie o Rehabilitacji.

W tym artykule znajdziesz najważniejsze zasady, wzory i przykłady, które pomogą Ci szybko ocenić swoją sytuację.

Artykuł oparty jest o stan prawny aktualny na 20.03.2026 r. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem, PFRON lub wyspecjalizowaną w zakresie zatrudniania osób niepełnosprawnych – agencją pracy.

Czym jest wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych PFRON?

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych dotyczy firm mających co najmniej 25 etatów [ustawa o rehabilitacji, art. 21 ust. 1]. Pokazuje on, jaki procent załogi w firmie stanowią pracownicy niepełnosprawni. Udział osób niepełnosprawnych przelicza się na pełny wymiar czasu pracy.

Wysokość udziału pracowników z niepełnosprawnością w załodze oraz stan zatrudnienia ogółem decydują o tym, czy masz obowiązek miesięcznej wpłaty PFRON, czy jesteś z niej zwolniony [PFRON, Wysokość wpłat].

Jeżeli w danym miesiącu osiągniesz wymagany poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych, będziesz zwolniony z obowiązku wpłaty na PFRON [ustawa o rehabilitacji, art. 21 ust. 2].

Jaki wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych obowiązuje firmy? 6% i 2%

Ustawa o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych wskazuje, ile powinien wynosić udział pracowników z niepełnosprawnością dla poszczególnych firm i instytucji. Jego wysokość to zazwyczaj 6% lub 2% [PFRON, Wysokość wpłat].

Kogo obowiązuje 6% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych?

6% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych dotyczy Ciebie, gdy prowadzisz firmę, w której masz powyżej 25 pełnych etatów [ustawa o rehabilitacji, art. 21 ust. 1–2]. Profil działalności w większości przypadków nie odgrywa większej roli (wyjątek 2% dla firm edukacyjno-opiekuńczych). Możesz prowadzić firmę prywatną bądź publiczną związaną z:

usługami.
handlem.
produkcją.

6% wskaźnik dotyczy też państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych (jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych), instytucji kultury oraz jednostek zajmujących się ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii.

Kiedy obowiązuje wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 2%?

Możesz wykazywać poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 2% w przypadku działalności opiekuńczo-edukacyjnej [ustawa o rehabilitacji, art. 21, ust. 2b]. Będziesz zwolniony z wpłaty PFRON po przekroczeniu 2% wskaźnika, gdy prowadzisz:

publiczną i niepubliczną uczelnię wyższą.
szkołę.
publiczne i niepubliczne przedszkole i inne formy wychowania przedszkolnego, np. punkt przedszkolny, czy klub dziecięcy.
placówkę opiekuńczo-wychowawczą.
placówkę terapeutyczną.
interwencyjny ośrodek preadopcyjny.
zakład resocjalizacyjny.
publiczny i niepubliczny żłobek.

Kogo nie obowiązuje wskaźnik PFRON?

Wskaźnik PFRON nie dotyczy Cię, jeśli prowadzisz mniejszą firmę (masz mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Nie dotyczy również wybranych jednostek [ustawa o rehabilitacji, art. 21, ust. 2e].

firm w trakcie likwidacji lub w trudnej sytuacji ekonomicznej i co do których ogłoszono upadłość [ustawa o rehabilitacji, art. 21 ust. 3].
publicznych i niepublicznych jednostek organizacyjnych niedziałających w celu osiągnięcia zysku, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi.
jednostek, których działalność nie jest skierowana na osiągnięcie zysków tj. domy pomocy społecznej, hospicja lub zakłady opiekuńczo-lecznicze.
placówek dyplomatycznych, urzędów konsularnych, przedstawicielstwa i misji zagranicznych.

Jak wyliczyć ogólną liczbę etatów do deklaracji DEK-I-0 PFRON?

Aby obliczyć liczbę etatów, zastosuj średnią arytmetyczną z dziennych stanów zatrudnienia w danym miesiącu. Zsumuj stan zatrudnienia z każdego dnia (w przeliczeniu na etaty) i podziel uzyskany wynik przez liczbę dni w miesiącu. Stan zatrudnienia wykaż z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Uwzględnij dni wolne. Przyjmij dla nich stan zatrudnienia z dnia poprzedniego lub następnego (gdy miesiąc rozpoczyna się takim dniem) [PFRON, Wysokość wpłat].

Poziom zatrudnienia osób z orzeczeniem ustalaj w odniesieniu do liczby wszystkich pracowników w firmie, w przeliczeniu na pełen etat. Zsumuj liczbę etatów. Tak ustalisz, jaki procent z nich stanowią etaty osób niepełnosprawnych.

Kogo wliczać do stanu zatrudnienia do PFRON?

Do ogólnego stanu zatrudnienia wliczaj pracowników bez orzeczenia i osoby niepełnosprawne zatrudnione na podstawie:

umowy o pracę.
umowy powołania, wyboru i mianowania.
spółdzielczej umowy o pracę.

Poziom zatrudnienia obliczasz dla każdego miesiąca [PFRON, Wysokość wpłat].

Kogo nie wlicza się do stanu zatrudnienia w firmie na potrzeby PFRON?

Do liczby pracowników nie wliczaj osób niepełnosprawnych przebywających na urlopie bezpłatnym. Do ogólnego stanu zatrudnienia nie ujmuj pracowników bez orzeczenia:

zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.
przebywających na urlopach rodzicielskich i wychowawczych.
nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej.
będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy.
nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego.
przebywających na urlopach bezpłatnych [ustawa o rehabilitacji, art. 21 ust. 5].

Jak obliczyć wskaźnik zatrudnienia PFRON? Wzór ogólny

Wyliczając ogólny udział pracowników z niepełnosprawnością w zatrudnieniu, posłuż się wzorem:

Wskaźnik za miesiąc sprawozdawczy oblicz z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Podziel liczbę osób niepełnosprawnych (przeliczeniu na pełny etat) przez ogólny stan zatrudnienia (pełne etaty).

Obliczanie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych – przykład

Zatrudnienie w styczniu 2026:
• 1-15.01. – 45 etatów łącznie
• 16-31.01. – 50 etatów łącznie (zwiększenie o 5 etatów)
• 1-31.01. – 1,5 etatu pracownicy z orzeczeniem

Ogólne zatrudnienie = [(15 dni x 45 etatów) + (16 dni x 50 etatów)] / 31 dni = 47,58 etatów
Ilość pracowników niepełnosprawnych =(31 dni x 1,5 etatu) / 31 dni = 1,5 etaty
Wskaźnik = 1,5 / 47,58 = 0,0315 czyli 3,15% (istnieje obowiązek wpłat)

W firmie, w której jest 47,58 etatów osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6%, zapewnia 2,9 etatu obsadzone pracownikami niepełnosprawnymi.
Wskaźnik = 2,9 / 47,58 = 0,0609 czyli 6,09%

Jak szybciej osiągnąć wymagany przez PFRON wskaźnik zatrudnienia?

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6% zależy od ich rzeczywistej liczby w strukturze pracowników. Możesz wykazać go zatrudniając mniejszą liczbę pracowników z orzeczeniem. Umożliwiają Ci to tzw. schorzenia szczególne*, potwierdzone zaświadczeniem lekarskim (w części orzeczeniem – symbole 01-U, 04-O, 06-E).

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, gdy zatrudnisz pracownika z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności i schorzeniem szczególnym, zapełnisz większą liczbę brakujących etatów jedną osobą.

W przypadku znacznego stopnia niepełnosprawności i schorzenia szczególnego etat mnoży się razy trzy.
Z kolei stopień umiarkowany i schorzenie szczególne pozwala pomnożyć etat razy dwa [BON, Pracodawcy zatrudniający osoby niepełnosprawne].

*choroba Parkinsona, stwardnienie rozsiane, paraplegia, tetraplegia, hemiplegia, ślepota oraz niedowidzenie, głuchota i głuchoniemota, nosicielstwo wirusa HIV oraz choroba AIDS, epilepsja, przewlekła choroba psychiczna, upośledzenie umysłowe, miastenia, późne powikłania cukrzycy.

Jak obliczyć wskaźnik przy zatrudnieniu pracowników ze schorzeniem szczególnym?

Jeśli pracownik dostarczył Ci zaświadczenie od lekarza specjalisty, że jego niepełnosprawność wynika z któregoś ze schorzeń szczególnych stosujesz inny wzór [PFRON, Wysokość wpłat].

Wyliczenie robisz za pomocą wzoru:

wskaźnik zatrudnienia PFRON wzór schorzenie szczególne

Wskaźnik za dany miesiąc wylicz następująco. Pomnóż razy 3 osoby ze znacznym stopniem, pomnóż razy 2 osoby z umiarkowanym, wylicz ilość wszystkich pracowników z niepełnosprawnością. Dodaj uzyskane wyniki. Następnie podziel tę sumę przez ogólny stan zatrudnienia. Dokonuj obliczeń ilości pracowników w przeliczeniu na pełny etat.

Przykład – obliczania wskaźnika w przypadku osób niepełnosprawnych ze schorzeniem szczególnym

Zatrudnienie w lutym 2026:
• 1-15.02. – 95 etatów łącznie
• 16-28.02. – 100 etatów łącznie (zwiększenie o 5 etatów)
• 1-28.01. – 2 etaty – 1 pracownik ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym, 1 pracownik ze stopniem umiarkowanym i schorzeniem szczególnym

Ogólna ilość etatów = [(15 dni x 95 etatów) + (13 dni x 100 etatów)] / 28 dni = 97,32 etatów
Etaty osób niepełnosprawnych ogółem =(28 dni x 2 etaty) / 28 dni = 2 etaty
Wskaźnik = (3 x 1 +2 x 1 + 2) / 97,32 = 0,0719 czyli 7,19% (zwolnienie z wpłat do Funduszu)

Co daje Pracodawcy osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych?

Pracodawca, który zatrudnia osoby niepełnosprawne może obniżyć kwotę składki na PFRON. Kiedy osiągniesz lub przekroczysz ustawowy poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6% lub 2%, będziesz zwolniony z wpłaty na Fundusz. Z tą chwilą zyskasz też prawo do dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych – o ile spełniasz warunki jego otrzymywania.

Sprawdź, czy dotyczy Cię PFRON

Policz, ile masz etatów, a nie ilu pracowników.
Sprawdź, czy po przeliczeniu wychodzi Ci co najmniej 25 etatów.
Ustal, ilu pracowników z orzeczeniem zatrudniasz w przeliczeniu na etaty.
Oblicz wskaźnik: etatów osób z niepełnosprawnością / etaty ogółem.
Porównaj wynik z właściwym progiem: 6% albo 2%.
Sprawdź, czy możesz uwzględnić schorzenia szczególne.
Upewnij się, że nie wliczasz osób, których nie należy ujmować w stanie zatrudnienia.
Jeśli nie osiągasz wymaganego wskaźnika, sprawdź, czy masz obowiązek wpłaty na PFRON.

FAQ

Co trzeba zrobić, by ustalić wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w firmie?

Udział pracowników z niepełnosprawnością w zatrudnieniu, ustala się obliczając odsetek pracowników z orzeczeniem w stosunku do całkowitej liczby zatrudnionych w firmie. Obliczenia wykonuje się w każdym miesiącu, licząc pełne etaty pracowników i dni miesiąca wg wzorów wskazanych przez PFRON.

Jak obniżyć wpłatę na PFRON?

Wpłatę na PFRON obniżyć można przez zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych. Wraz ze wzrostem ich liczby obniża się wysokość wpłaty na PFRON.

Czy orzeczenie z kodem 02-P potwierdzi schorzenie szczególne?

Nie. Do potwierdzenia przewlekłej choroby psychicznej pracownika potrzebne jest zaświadczenie lekarza specjalisty.

Od kiedy wlicza się pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych po dostarczeniu orzeczenia?

Pracownika wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia dostarczenia pracodawcy orzeczenia, które potwierdza jego niepełnosprawność.

Źródła

https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/wysokosc-wplat/
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000913/O/D20250913.pdf
https://niepelnosprawni.gov.pl/wp-content/uploads/2025/02/Pracodawcy-zatrudniajacy-osoby-niepelnosprawne.pdf
https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/kogo-dotycza-wplaty/

Czytaj jeszcze: