Kalkulator wpłat na PFRON dla szkoły

— policz koszty PFRON w lipcu 2026

Wpisz liczbę etatów oraz dane o uczniach lub wychowankach, a kalkulator pokaże, czy Twoja placówka ma obowiązek wpłaty na PFRON.

Sprawdzisz swój wskaźnik i jaka będzie kwota obowiązkowej wpłaty za bieżący miesiąc.

Wskaźnik 2% dla placówek oświatowych

Niższy wskaźnik z art. 21 ust. 2b zmienia całe rozliczenie. Najpierw
sprawdź, czy w ogóle masz obowiązek wpłaty.

Jedyny kalkulator dla oświaty

Nigdzie indziej nie policzysz wpłaty szkoły z uczniami we wskaźniku.
Kalkulator liczy zgodnie z ustawą, pomimo że wzór jest trudny.

📌 Najważniejsze w skrócie

Co liczy: miesięczną i roczną wpłatę szkoły lub placówki na PFRON oraz łączny wskaźnik zatrudnienia i kształcenia.
Dla kogo: publiczne i niepubliczne szkoły, przedszkola, uczelnie, żłobki i inne placówki oświatowe z co najmniej 25 etatami.
Próg: 2% zamiast 6%, które obowiązuje zwykłe firmy (art. 21 ust. 2b).
Uczniowie: niepełnosprawny uczeń liczy się do wskaźnika podwójnie (art. 21 ust. 2c).
Podstawa wpłaty: 40,65% przeciętnego wynagrodzenia za każdy brakujący etat do progu (art. 21 ust. 1).
Przeciętne wynagrodzenie: 9 562,88 zł, dane z lipiec 2026, pobierane automatycznie.
Jak zejść do zera: niepełnosprawni uczniowie, zatrudnienie osób z orzeczeniem, ulga za zakupy z INF-U (do 50%), certyfikat dostępności (−5%, tylko placówki niepubliczne).
Rozliczenie: deklaracja DEK-1-b, do 20. dnia miesiąca następującego, w systemie e-PFRON.
Wynik: szacunek dla pełnego wymiaru etatu; realna kwota zależy od danych placówki.

Dla kogo jest to narzędzie?

Kalkulator jest dla placówek oświatowych, które zatrudniają co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Od tego pułapu pojawia się obowiązek wpłaty, o ile wskaźnik nie sięga 2%.

Niepubliczne szkoły podstawowe i ponadpodstawowe, licea, technika, szkoły branżowe i policealne.
Publiczne i niepubliczne przedszkola oraz inne formy wychowania przedszkolnego.
Uczelnie i szkoły wyższe, publiczne oraz niepubliczne.
Żłobki, kluby dziecięce, placówki opiekuńczo-wychowawcze i resocjalizacyjne.
Dyrektorzy i księgowość placówki, którzy rozliczają deklarację DEK-1-b i chcą sprawdzić kwotę przed wysyłką.

Co dokładnie policzysz?

Kalkulator pokazuje pełny obraz wpłaty i tego, jak blisko progu jest placówka.

Wpłatę miesięczną na PFRON, po uwzględnieniu zaznaczonych ulg.
Wpłatę roczną jako prognozę na dwanaście miesięcy.
Łączny wskaźnik, czyli udział niepełnosprawnych pracowników plus podwojony udział niepełnosprawnych uczniów.
Rozbicie wskaźnika na część pracowniczą i uczniowską, na skali do 2%.
Ile brakuje do zera i co tę lukę zamyka – uczniowie, zatrudnienie albo zakupy z ulgą.

Jak liczona jest wpłata — podstawa i metoda

Kalkulator liczy wpłatę na wzór urzędowej deklaracji DEK-1-b, zgodnie z art. 21 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej. Dla szkół i placówek oświatowych próg zatrudnienia osób z niepełnosprawnością wynosi 2%, nie 6% jak w zwykłej firmie (art. 21 ust. 2b). Wpłatę wyznacza wzór:

wpłata = 40,65% × przeciętne wynagrodzenie × liczba brakujących etatów do progu 2%

Liczba brakujących etatów to różnica między zatrudnieniem, które dałoby wskaźnik 2%, a stanem faktycznym. Do wskaźnika wchodzą pracownicy z orzeczeniem oraz niepełnosprawni uczniowie, których ustawa liczy podwójnie (art. 21 ust. 2c). Pracownik i uczeń ze schorzeniem szczególnym liczą się z wyższą wagą, co dodatkowo obniża wpłatę.

W tle kalkulator pobiera przeciętne wynagrodzenie z oficjalnych danych i sam wybiera właściwy kwartał. Gdy GUS ogłosi nową kwotę, wynik zmienia się automatycznie, więc w lipcu 2026 liczysz na aktualnej stawce. Nie przepisujesz liczb z obwieszczeń ani nie sprawdzasz, czy stawka się nie zmieniła. Narzędzie pokazuje też, o ile spadnie wpłata przy zatrudnieniu osoby z danym stopniem oraz jak działa ulga za zakupy z informacji INF-U. Wynik zobaczysz od razu po wpisaniu danych, bez przeładowania strony.

Jak uzyskać wynik?

Pola wypełniasz w kolejności, w jakiej ułożone są w kalkulatorze. Wynik przelicza się na bieżąco.

Podaj stan zatrudnienia ogółem w etatach, w przeliczeniu na pełny wymiar (średnia z miesiąca).
Rozpisz etaty pracowników z orzeczeniem według stopnia: lekki, umiarkowany, znaczny. Osoby ze schorzeniem szczególnym wpisz w osobne pola.
Wpisz liczbę wszystkich uczniów, wychowanków lub słuchaczy według stanu na 31 grudnia roku poprzedniego.
Dodaj liczbę niepełnosprawnych uczniów według stopnia, za bieżący miesiąc.
Zaznacz ulgi: certyfikat dostępności (tylko placówka niepubliczna) oraz kwotę z informacji INF-U za zakupy.
Wybierz okres rozliczeniowy, a kalkulator dobierze przeciętne wynagrodzenie z tego kwartału.

Po ostatnim polu zobaczysz wpłatę miesięczną, roczną i wskaźnik na skali do 2%.

Jak rozumieć wynik?

Kalkulator wyświetla trzy liczby i jeden pasek. Każda mówi co innego.

Wpłata miesięczna to kwota za jeden miesiąc, po odjęciu ulg. Termin zapłaty mija 20. dnia miesiąca następnego.
Wpłata roczna to prognoza, czyli dwanaście takich miesięcy. Zmieni się, gdy w trakcie roku ruszy zatrudnienie, przeciętne wynagrodzenie albo liczba uczniów.
Pasek pokazuje łączny wskaźnik na skali do 2%. Gdy dobije do końca, wpłata wynosi 0 zł.
Zero na wpłacie znaczy, że placówka osiąga wymagany wskaźnik. Deklarację i tak składasz, tyle że z kwotą zerową.
Liczba uczniów ogółem pochodzi ze stanu na 31 grudnia roku poprzedniego, a nie z bieżącego dnia. To częsta pomyłka, która zmienia wynik.
Rozliczenie idzie na deklaracji DEK-1-b w systemie e-PFRON. Kalkulator służy do sprawdzenia kwoty przed wysyłką.

Przykładowe wyliczenia

Zobacz, ile realnie płacą trzy różne szkoły i jak naturalne zmiany obniżają wpłatę. Każdy wynik policzył ten sam kalkulator, na przeciętnym wynagrodzeniu z danego okresu.

Mała szkoła podstawowa

Niewielka podstawówka liczy 150 uczniów i 26 etatów. Zatrudnia nauczycieli, dyrekcję oraz kadrę niepedagogiczną, jak woźna czy konserwator. Do sierpnia 2025 nie uczył się tu żaden uczeń z orzeczeniem, a wskaźnik wynosił 0%. Szkoła oddawała do PFRON 1 894 zł miesięcznie.

Wraz z nowym rokiem szkolnym, od września 2025, dołączyło troje uczniów z orzeczeniem. Ustawa każe liczyć takich uczniów podwójnie, więc wskaźnik wzrósł do 4%, a wpłata spadła do 0 zł. To 22 728 zł mniej w skali roku, bez żadnej zmiany w zatrudnieniu.

Szkoła średniej wielkości

Szkoła średniej wielkości ma 350 uczniów i 45 etatów. Uczy się w niej troje dzieci z orzeczeniem, co daje wskaźnik 1,71%, tuż pod progiem 2%. Dlatego placówka wciąż oddawała 457 zł miesięcznie.

Gdy zwolniło się stanowisko woźnego, dyrektor obsadził je osobą z orzeczeniem o lekkim stopniu, na pełny etat. Od grudnia 2025 wskaźnik przekroczył 2%, a wpłata spadła do 0 zł. Rocznie daje to 5 484 zł mniej.

Duży zespół szkół

Duży zespół szkół skupia 700 uczniów i 84 etaty. Przy trojgu uczniach z orzeczeniem wskaźnik wynosił 0,86%, a wpłata sięgała 3 423 zł miesięcznie, najwięcej z całej trójki.

Do obsługi stołówki placówka zatrudniła dwie osoby z orzeczeniem o lekkim stopniu, na pełne etaty. Od marca 2026 wskaźnik wzrósł do 3,18%, a wpłata spadła do 0 zł. To już 41 076 zł oszczędności rocznie.

Najczęstsze pytania

Czy szkoła musi płacić na PFRON?

Tak, jeśli zatrudnia co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty i nie osiąga wymaganego wskaźnika. Dla szkół i placówek oświatowych wskaźnik ten wynosi 2%, a nie 6% jak w zwykłej firmie. Poniżej 25 etatów wpłaty nie ma. Powyżej tego pułapu liczy się różnica do progu 2%.

Czy przedszkole i żłobek też muszą osiągnąć wskaźnik 2%?

Tak. Próg 2% obejmuje publiczne i niepubliczne przedszkola, inne formy wychowania przedszkolnego, żłobki i kluby dziecięce, obok szkół i uczelni (art. 21 ust. 2b). Zasada liczenia niepełnosprawnych dzieci i wychowanków podwójnie działa tu tak samo jak w szkole.

Czy niepełnosprawni uczniowie naprawdę obniżają wpłatę szkoły?

Tak. Wchodzą do wskaźnika placówki podwójnie, o czym mówi art. 21 ust. 2c ustawy. Przy dużej liczbie uczniów nawet kilkoro z orzeczeniem mocno podnosi wskaźnik.

Których uczniów wliczam i według jakiego stanu?

Uczniów, wychowanków lub słuchaczy z aktualnym orzeczeniem o niepełnosprawności albo o stopniu, którzy uczą się w danej placówce. Liczbę uczniów ogółem bierzesz ze stanu na 31 grudnia roku poprzedniego (rok kalendarzowy, nie szkolny), na przykład z Systemu Informacji Oświatowej (art. 21 ust. 2d). Uczniów z orzeczeniem wykazujesz za bieżący miesiąc.

Czy uczeń z orzeczeniem przyjęty we wrześniu liczy się od razu?

Tak. Liczbę uczniów z orzeczeniem wykazujesz za bieżący miesiąc, więc podnosi wskaźnik od miesiąca, w którym się uczy. Liczba uczniów ogółem pochodzi ze stanu na 31 grudnia roku poprzedniego i nie zmienia się w trakcie roku.

Czy szkoła publiczna skorzysta z certyfikatu dostępności?

Nie. Obniżenie o 5% przysługuje wyłącznie placówkom niepublicznym. Szkoła publiczna jest podmiotem publicznym, więc tej ulgi nie stosuje (art. 21 ust. 8).

Jaki druk składa do PFRON szkoła?

DEK-1-b w systemie e-PFRON2, do 20 dnia miesiąca po miesiącu rozliczanym. Wynik kalkulatora to szacunek do orientacji, nie samo rozliczenie.

Podstawa prawna i źródła

Kalkulator wpłaty na PFRON dla szkół opiera się na przepisach o zatrudnianiu osób z niepełnosprawnością. Obliczenia obejmują próg zatrudnienia, sposób liczenia wskaźnika, wagi za schorzenia szczególne oraz ulgi obniżające wpłatę. Narzędzie stoi na następujących aktach prawnych, które definiują te elementy:

Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 884; Dz.U. z 1997 r. Nr 123, poz. 776). Art. 21 ust. 1 wyznacza wzór wpłaty, stawkę 40,65% i próg 25 etatów. Ust. 2b ustala próg 2% dla placówek oświatowych. Ust. 2c każe liczyć niepełnosprawnych uczniów do wskaźnika podwójnie, a ust. 2d nakazuje brać ich liczbę ze stanu z roku poprzedniego. Ust. 4 pozwala obniżyć wskaźnik za zatrudnienie osób ze schorzeniami szczególnymi. Ust. 8 daje placówce niepublicznej obniżkę o 5% za certyfikat dostępności. Art. 22 reguluje ulgę za zakupy, do 50% wpłaty, której kwotę potwierdza informacja INF-U.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania (Dz.U. z 1998 r. Nr 124 poz. 820). Paragraf 1 zawiera wykaz schorzeń szczególnych. Paragraf 2a podaje wzór obniżenia wskaźnika dla szkół, w którym pracownik i uczeń ze schorzeniem szczególnym liczą się z dodatkową wagą.
Rozporządzenie w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON (Dz.U. z 2023 r. poz. 995). Ustala wzór deklaracji DEK-1-b, na której placówka oświatowa rozlicza wpłatę. Pozycje z tej deklaracji odpowiadają polom kalkulatora.
Rozporządzenie w sprawie wzorów informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 827). Określa wzór informacji INF-U, z której placówka bierze kwotę ulgi za zakupy.
Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. z 2024 r. poz. 1411). Art. 6 określa minimalne wymagania dostępności, a art. 19 ust. 1 — certyfikat, którego posiadanie daje placówce niepublicznej obniżkę wpłaty o 5%.

Masz pomysł na ulepszenie?

Rozliczasz wpłatę w swojej placówce i widzisz, czego temu narzędziu brakuje? Napisz przez formularz poniżej. Zbieramy uwagi użytkowników i wprowadzamy te, które realnie pomagają szkołom.