Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku na umowę o pracę

Przy wynagrodzeniu 6 000 zł brutto pracownik kosztuje firmę 7 228,80 zł miesięcznie. Przy 8 000 zł brutto koszt dla firmy to 9 638,40 zł. Firma płaci więc o 20,48% więcej, niż wynosi pensja brutto pracownika. To jednak nie jedyny koszt zatrudnienia. W tym artykule omawiam wszystkie składniki całkowitego kosztu, czyli składki pracodawcy, fundusze i obowiązki, za które firma płaci poza pensją.

Kwoty dotyczą pełnego etatu na umowie o pracę. Przyjąłem stopę składki wypadkowej 1,67% dla firmy do 9 ubezpieczonych. Pracownik nie oszczędza w PPK, a firma płaci za niego składki na Fundusz Pracy (FP), Fundusz Solidarnościowy (FS) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Stan na 29.09.2026.

Jaki jest koszt pracownika dla pracodawcy?

Koszt pracownika dla pracodawcy to wynagrodzenie brutto powiększone o 20,48% składek pracodawcy. Przy 7 000 zł brutto to 8 433,60 zł miesięcznie. Ta proporcja obowiązuje, dopóki roczne wynagrodzenie pracownika nie przekroczy limitu składek emerytalnej i rentowej. W 2026 roku limit wynosi 282 600 zł, czyli średnio 23 550 zł miesięcznie. Miesięczny koszt pracodawcy dla wybranych kwot:

Koszt dla każdej innej kwoty brutto policzysz w kalkulatorze kosztów pracodawcy.

Z czego składa się koszt zatrudnienia pracownika?

Koszt zatrudnienia to wynagrodzenie brutto i pięć składek, które pracodawca opłaca z własnych środków. Każdą liczy się od pensji brutto według stałej stopy:

• składka emerytalna – 9,76%,
• składka rentowa – 6,5%,
• składka wypadkowa – 1,67% w firmie do 9 ubezpieczonych,
• składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – razem 2,45%,
• składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1%.

Razem to 20,48% wynagrodzenia brutto. Kwoty w tabeli policzyłem, mnożąc pensję brutto przez każdą stopę osobno. Każdą składkę zaokrągliłem do pełnego grosza i dodałem wszystkie do pensji. Wyliczenie składka po składce, co do grosza, pokazuję na przykładzie kosztu pracodawcy przy najniższej krajowej.

Składki pracownika, czyli emerytalna i rentowa w części pracownika, chorobowa i zdrowotna, mieszczą się w wynagrodzeniu brutto. Pracodawca potrąca je z pensji i odprowadza do ZUS, ale nie dopłaca ich z własnych środków.

Ile kosztuje pracownik, który zarabia od 5 000 zł netto?

Pracownik, który zarabia 5 000 zł netto, kosztuje firmę 8 253,05 zł miesięcznie. Jeśli pracodawca umawia się z pracownikiem na wypłatę na rękę zamiast na wynagrodzenie brutto, płaci więcej, niż wynosi ta kwota, bo dochodzą składki obu stron i zaliczka na podatek dochodowy. Koszt pracodawcy dla 5 000 zł na rękę i wyższych kwot:

Przy 9 000 i 10 000 zł na rękę kwoty dotyczą pierwszych miesięcy roku. Pensja wyższa niż 11 880 zł brutto miesięcznie przekracza przed końcem roku 120 000 zł dochodu. Od nadwyżki ponad ten próg zaliczkę liczy się według stawki 32% zamiast 12%, więc przy tej samej pensji brutto pracownik dostaje na rękę mniej.

W wyliczeniach przyjąłem podstawowe koszty uzyskania przychodu. Dotyczą one pracownika, który mieszka w miejscowości, w której pracuje. Zakładam też, że pracownik złożył pracodawcy PIT-2. Przy płacy minimalnej na rękę trafia 62,3% tego, co płaci firma.

Koszt dla każdej innej kwoty na rękę policzysz w kalkulatorze kosztów pracodawcy.

Ile kosztuje pracodawcę podwyżka dla pracownika?

Podwyżka na rękę kosztuje firmę znacznie więcej, niż dostaje pracownik. Podwyżka o 1 000 zł netto, z 5 000 do 6 000 zł na rękę, kosztuje firmę 1 767,53 zł miesięcznie. Mniej więcej tyle samo kosztuje każdy kolejny tysiąc złotych na rękę, aż do 10 000 zł.

Podwyżka o 1 000 zł brutto kosztuje firmę 1 204,80 zł miesięcznie, bo do pensji dochodzą tylko składki pracodawcy. Przy podwyżce na rękę pracodawca musi podnieść pensję brutto tak, żeby pokryć też składki pracownika i podatek, dlatego płaci więcej. Zanim ustalisz podwyżkę, sprawdź, czy rozmawiacie o kwocie brutto, czy netto. Ta sama liczba oznacza dla firmy inny koszt.

Od czego zależą koszty pracodawcy za pracownika?

Typowe wyliczenie kosztu pracodawcy zakłada pełen etat, stopę składki wypadkowej 1,67% i pracownika, który nie oszczędza w PPK ani nie pracuje w szczególnych warunkach. Zakłada też firmę, która ma mniej niż 25 etatów. Koszt zatrudnienia w twojej firmie może być inny z ośmiu powodów.

Ile wynosi składka wypadkowa?

W firmie, która zgłasza do ubezpieczenia najwyżej 9 osób, składka wypadkowa wynosi 1,67% wynagrodzenia brutto. W firmie z co najmniej 10 ubezpieczonymi stopa składki wypadkowej zależy od rodzaju działalności i wypadkowości w firmie. Bez podwyżek karnych (art. 34 i art. 36 ustawy wypadkowej) wynosi od 0,67% do 5% wynagrodzenia brutto.

O ile PPK zwiększa koszt zatrudnienia?

Jeśli pracownik oszczędza w PPK, pracodawca dopłaca wpłatę podstawową 1,5% wynagrodzenia brutto. Przy 8 000 zł brutto to 120 zł miesięcznie. Pracodawca może też zadeklarować wpłatę dodatkową do 2,5% wynagrodzenia (art. 26 ustawy o PPK).

Kiedy pracodawca płaci składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych?

Za pracownika, który wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracodawca płaci dodatkowo składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP). Wynosi ona 1,5% wynagrodzenia i w całości finansuje ją pracodawca. Liczy się ją od tej samej podstawy co składki emerytalną i rentową, także z limitem 30-krotności (art. 35 i art. 36 ustawy o emeryturach pomostowych). Wykaz tych prac jest w załącznikach nr 1 i nr 2 do ustawy.

Za kogo pracodawca nie płaci składki na Fundusz Pracy?

Pracodawca nie płaci składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za:

• kobietę, która ukończyła 55 lat, i mężczyznę, który ukończył 60 lat,
• pracownika, który wrócił z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego albo wychowawczego, przez 36 miesięcy od powrotu,
• pracownika, który ukończył 50 lat i w ciągu 30 dni przed zatrudnieniem był zarejestrowany jako bezrobotny, przez 12 miesięcy,
• bezrobotnego, który nie ukończył 30 lat i którego skierował urząd pracy, przez 12 miesięcy.

Koszt w każdym z tych przypadków podaję w złotych w artykule o koszcie zatrudnienia na płacy minimalnej.

Ile kosztuje pracownik na części etatu?

O składkach na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy decyduje kwota wynagrodzenia, a nie wymiar etatu. Pracodawca ich nie płaci, jeśli wynagrodzenie w przeliczeniu na miesiąc jest niższe niż płaca minimalna (art. 259 ustawy o rynku pracy). Przy pensji równej połowie płacy minimalnej składki pracodawcy wynoszą więc 18,0% wynagrodzenia, a nie 20,48%. Pracownik na trzech czwartych etatu z pensją wyższą niż płaca minimalna kosztuje firmę pełne składki.

Co to jest 30-krotność ZUS i jak obniża koszt pracodawcy?

Składki emerytalną i rentową płaci się od rocznego wynagrodzenia pracownika tylko do limitu 30-krotności. W 2026 roku limit wynosi 282 600 zł (M.P. 2025 poz. 1206). To trzydziestokrotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia z ustawy budżetowej (art. 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Limit przekroczy przed końcem roku pracownik, który zarabia więcej niż 23 550 zł brutto miesięcznie. W miesiącu przekroczenia składki emerytalną i rentową liczy się tylko od części pensji, która mieści się w limicie. Od następnego miesiąca do końca roku pracodawca ich nie płaci. Jego składki spadają wtedy z 20,48% wynagrodzenia do trzech pozostałych: wypadkowej, na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Ile wynosi odpis na ZFŚS na pracownika?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) tworzy firma, która 1 stycznia ma co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). W 2026 roku odpis podstawowy wynosi 2 943,23 zł rocznie na jeden etat. Regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy pracy może ustalić inny odpis albo postanowić, że firma funduszu nie tworzy (art. 4). W mniejszej firmie fundusz może powstać na wniosek zakładowej organizacji związkowej albo z decyzji pracodawcy (art. 3 ust. 1c i ust. 3). Na każdego pracownika ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności pracodawca może zwiększyć odpis (art. 5 ust. 4).

O ile rośnie wpłata na PFRON z każdym pracownikiem?

Firma, która ma co najmniej 25 etatów i nie osiąga wskaźnika 6% zatrudnienia osób niepełnosprawnych, co miesiąc płaci wpłatę na PFRON (art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji). Każdy kolejny pełny etat osoby bez orzeczenia zwiększa tę wpłatę o 225,20 zł miesięcznie, czyli o 2 702 zł rocznie przy dzisiejszej stawce. Z każdym etatem rośnie bowiem liczba osób niepełnosprawnych, które firma powinna zatrudniać. Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej działa odwrotnie i wpłatę obniża. Kwoty liczę w artykule o tym, o ile obniżysz wpłatę na PFRON.

Jakie koszty ponosi pracodawca poza wynagrodzeniem?

Poza pensją i składkami ZUS przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązki, których wykonanie też kosztuje. Ich wysokość zależy od stanowiska pracownika i rodzaju pracy, więc nie da się jej podać jedną kwotą. Pracodawca ponosi koszty:

• badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych (art. 229 § 6),
• szkoleń BHP, które odbywają się w czasie pracy (art. 237³ § 3),
• wynagrodzenia za czas choroby, czyli 80% wynagrodzenia przez pierwsze 33 dni choroby w roku, a za pracownika, który ukończył 50 lat, przez pierwsze 14 dni (art. 92 § 1),
• urlopu wypoczynkowego, który wynosi 20 dni rocznie, a przy co najmniej 10 latach stażu 26 dni (art. 154 § 1),
• dodatków za nadgodziny, 50% albo 100% wynagrodzenia za każdą godzinę (art. 151¹ § 1),
• podróży służbowej, czyli przejazdu, noclegu i diety, gdy pracownik wykonuje zadanie poza siedzibą firmy albo stałym miejscem pracy; diety nie można ustalić niżej niż w rozporządzeniu dla pracowników sfery budżetowej (art. 77⁵ § 1 i § 4),
• środków ochrony indywidualnej, a gdy wymaga tego praca, także odzieży i obuwia roboczego (art. 237⁶ i art. 237⁷),
• przechowywania dokumentacji pracowniczej przez cały okres zatrudnienia i przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył (art. 94 pkt 9b),
• ekwiwalentu za urlop, którego pracownik nie wykorzystał przed rozwiązaniem albo wygaśnięciem umowy (art. 171 § 1),
• odprawy w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, gdy pracownik kończy pracę, bo przechodzi na emeryturę albo rentę z tytułu niezdolności do pracy (art. 92¹ § 1),
• odprawy przy zwolnieniu z przyczyn niedotyczących pracownika w firmie, która zatrudnia co najmniej 20 osób; wynosi od jednomiesięcznego do trzymiesięcznego wynagrodzenia, zależnie od stażu u pracodawcy, najwyżej 15-krotność płacy minimalnej (art. 8 i art. 10 ustawy o zwolnieniach grupowych),
• odprawy pośmiertnej dla rodziny pracownika, który zmarł w czasie zatrudnienia albo pobierania zasiłku chorobowego po jego zakończeniu; wynosi jednomiesięczne, trzymiesięczne albo sześciomiesięczne wynagrodzenie, zależnie od stażu (art. 93 § 1 i § 2). Pracodawca nie wypłaca jej, jeśli ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie jest nie niższe niż odprawa (art. 93 § 7).

Czy są dodatkowe koszty zatrudnienia osoby niepełnosprawnej?

Tak. Pracownik z orzeczeniem o niepełnosprawności ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy. Przy znacznym lub umiarkowanym stopniu ma też krótszy dzień pracy za tę samą pensję, dodatkowy urlop i płatne zwolnienia na rehabilitację i badania. Za ten czas pracodawca płaci, choć pracownik wtedy nie pracuje. Prawa te przysługują od dnia, w którym pracownik przedstawi pracodawcy orzeczenie (art. 20c). Pracodawca płaci za:

• krótszy czas pracy – najwyżej 7 godzin na dobę i 35 tygodniowo przy znacznym lub umiarkowanym stopniu (art. 15 ust. 2 i art. 18),
• dodatkową 15-minutową przerwę na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek, wliczaną do czasu pracy (art. 17),
• dodatkowy urlop – 10 dni roboczych w roku, po roku pracy od zaliczenia do stopnia, chyba że pracownik ma już urlop dłuższy niż 26 dni albo urlop dodatkowy z innych przepisów (art. 19),
• zwolnienie na turnus rehabilitacyjny – do 21 dni roboczych raz w roku, razem z dodatkowym urlopem najwyżej 21 dni (art. 20 ust. 1 pkt 1 i ust. 3),
• zwolnienia na badania specjalistyczne, zabiegi i po zaopatrzenie ortopedyczne, jeśli nie można ich wykonać poza godzinami pracy (art. 20 ust. 1 pkt 2),
• badanie lekarskie, gdy pracownik sam prosi o pracę na zwykłych normach czasu pracy (art. 16 ust. 2),
• niezbędne racjonalne usprawnienia, czyli dostosowanie pracy do zgłoszonych potrzeb pracownika, o ile nie są nieproporcjonalnie wysokim obciążeniem (art. 23a).

Siedem godzin pracy za pensję jak za osiem oznacza, że godzina pracy takiej osoby kosztuje o jedną siódmą więcej. Dwa tygodnie dodatkowego urlopu to płatna nieobecność, a zwolnienia na badania i zabiegi ustawa nie ogranicza liczbą dni. Osoby niepełnosprawnej nie można też zatrudniać w nocy ani w nadgodzinach (art. 15 ust. 3), więc pracę w tych godzinach pracodawca musi powierzyć komuś innemu.

Po drugiej stronie rachunku stoją dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON i obniżenie wpłaty na PFRON. Pracodawca, który zatrudni osobę niepełnosprawną na co najmniej 36 miesięcy, może też pozyskać z PFRON zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy, urządzeń i oprogramowania (art. 26). Ile zostaje firmie do zapłaty, liczę w artykule o tym, ile kosztuje zatrudnienie osoby niepełnosprawnej.

Najczęstsze pytania

Źródła i podstawa prawna

• Płaca minimalna: rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2026 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2027 r. (Dz.U. 2026 poz. 1213).
• Składki emerytalna i rentowa, limit trzydziestokrotności (art. 19): Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 199); kwota limitu: M.P. 2025 poz. 1206.
• Składka wypadkowa: Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. 2002 nr 199 poz. 1673, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1644) i rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. 2025 poz. 1874 (t.j.)).
• Fundusz Pracy: Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620), art. 259 (próg płacy minimalnej) i art. 261–263 (wiek i zwolnienia ze składek).
• Fundusz Solidarnościowy: Ustawa z dnia 23 października 2018 r. o Funduszu Solidarnościowym (Dz.U. 2018 poz. 2192, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1848), art. 4 ust. 1.
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: Ustawa z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz.U. 2006 nr 158 poz. 1121, t.j. Dz.U. 2026 poz. 186), art. 9a–9c.
• Fundusz Emerytur Pomostowych: Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. 2008 nr 237 poz. 1656, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1696), art. 35 i 36 oraz załączniki nr 1 i nr 2.
• Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych: Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. 1994 nr 43 poz. 163, t.j. Dz.U. 2024 poz. 288), art. 3, 4 i 5.
• Pracownicze plany kapitałowe: Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 192), art. 26.
• Podatek dochodowy w wyliczeniach netto: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 592).
• Obowiązki pracodawcy poza wynagrodzeniem: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245), art. 77⁵, 92, 92¹, 93, 94, 151¹, 154, 171, 229, 237³, 237⁶ i 237⁷.
• Odprawa przy zwolnieniu z przyczyn niedotyczących pracownika: ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, art. 1, 8 i 10.
• Pracownik niepełnosprawny, wpłata na PFRON i zwrot kosztów przystosowania stanowiska: Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. 1997 nr 123 poz. 776, t.j. Dz.U. 2026 poz. 884), art. 15–21, art. 23a i art. 26.