Deklaracja PFRON 2026 - formularze, terminy i instrukcja

Obowiązek złożenia deklaracji do PFRON nie zależy wyłącznie od liczby zatrudnionych osób. Próg 25 etatów jest ważny, ale trzeba jeszcze uwzględnić wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, sposób obliczania przeciętnego zatrudnienia oraz status pracodawcy. Te dane rozstrzygają, czy obowiązuje cię miesięczna i roczna deklaracja PFRON i wpłacasz należność, czy przekazujesz informację jako pracodawca zwolniony.

Z rozmów z pracodawcami wynika, że najwięcej problemów sprawiają wybór właściwego formularza, obliczenie należnej kwoty i pilnowanie terminów. Błąd nie zawsze oznacza jednak konieczność rozpoczynania całego rozliczenia od początku.

Artykuł ma charakter informacyjny. Uwzględnia stan prawny aktualny na 22 września 2026 roku. Jeśli nie masz pewności, jakie obowiązki dotyczą twojej firmy, skontaktuj się z PFRON, prawnikiem lub specjalistą ds. zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Kto ma obowiązek składania deklaracji PFRON w 2026 roku?

Deklarację PFRON składasz, jeśli jesteś pracodawcą zobowiązanym do wpłaty na Fundusz. W przypadku większości firm taki obowiązek powstaje, gdy zatrudnienie w danym miesiącu wynosi co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami jest niższy niż 6%. Przykładowo dwie osoby pracujące po pół etatu dają łącznie jeden etat. Obowiązek składania deklaracji może pojawić się lub ustać wraz ze zmianą liczby pracowników.

Dla uczelni, szkół, przedszkoli, żłobków oraz niektórych placówek opiekuńczych i wychowawczych właściwy wskaźnik wynosi 2%. W tej grupie obowiązują również odrębne zasady uwzględniania uczniów, wychowanków i słuchaczy z niepełnosprawnościami. Dokładny sposób liczenia pełnych etatów oraz wskaźników 6% i 2% znajdziesz w artykule o wskaźniku zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.

Jeśli masz obowiązek wpłaty, składasz deklarację. Zwolnienie z wpłaty nie zawsze zwalnia cię z przekazywania informacji o zatrudnieniu. Brak kwoty do zapłaty nie oznacza, że nie wysyłasz do PFRON żadnego dokumentu.

Deklaracja czy informacja PFRON – jaki formularz wybrać?

Deklarację składasz, gdy masz obowiązek wykazać wpłatę na PFRON. Jeśli jesteś zwolniony z wpłaty, ale nadal podlegasz obowiązkowi sprawozdawczemu, przekazujesz informację. Właściwy dokument ustalisz na podstawie poniższej tabeli.

Sytuacja pracodawcy	Właściwy dokument
Firma nie osiąga wskaźnika 6%	DEK-1-0
Państwowa lub samorządowa jednostka budżetowa, instytucja kultury albo wskazana jednostka ochrony dóbr kultury nie osiąga wskaźnika 6%	DEK-1-a
Uczelnia, szkoła, przedszkole, żłobek albo inna wskazana placówka nie osiąga wskaźnika 2%	DEK-1-b
Pracodawca obniża wpłatę z tytułu zakupów lub certyfikatu dostępności	DEK-1-u jako załącznik do właściwej deklaracji miesięcznej
Pracodawca jest zwolniony z wpłat, ale ma obowiązek przekazywania miesięcznych danych	INF-1
W ciągu roku miał obowiązek złożyć co najmniej jedną deklarację uwzględnianą w rozliczeniu rocznym	DEK-R
W ciągu roku powstał obowiązek złożenia co najmniej jednej informacji INF-1	INF-2
Rejestruje się w PFRON lub aktualizuje dane	DEK-Z albo INF-Z

Dla większości firm zobowiązanych do standardowej wpłaty właściwym formularzem jest DEK-1-0. Dokument DEK-1-u nie zastępuje deklaracji miesięcznej. Dołączasz go do DEK-1-0, DEK-1-a albo DEK-1-b, jeśli korzystasz z obniżenia wpłaty.

Nie myl INF-1 z INF-U. INF-1 jest miesięczną informacją składaną przez pracodawcę zwolnionego z wpłat. INF-U potwierdza natomiast kwotę obniżenia, którą przyznaje nabywcy uprawniony sprzedawca.

Przy pierwszej rejestracji lub zmianie danych składasz DEK-Z jako pracodawca zobowiązany do wpłat albo INF-Z jako pracodawca zwolniony. Pomoc znajdziesz w instrukcji, jak zarejestrować pracodawcę w PFRON.

Formularze DEK-2-a, DEK-2-b, DEK-2-u i DEK-W dotyczą szczególnych sytuacji, między innymi zakładów pracy chronionej, zakładów aktywności zawodowej oraz wybranych wpłat sankcyjnych. Zastosowanie poszczególnych dokumentów wyjaśnia PFRON na stronie poświęconej rozliczaniu obowiązkowych wpłat.

Jak obliczyć zatrudnienie i wysokość wpłaty na PFRON?

Najpierw ustal przeciętne miesięczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty. Zsumuj stany zatrudnienia z każdego dnia miesiąca, także z sobót, niedziel i świąt, a wynik podziel przez liczbę dni kalendarzowych. Otrzymaną wartość podaj z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Do obliczenia wpłaty potrzebujesz:

przeciętnego zatrudnienia ogółem, czyli ZOG,
przeciętnego zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, czyli ZON,
przeciętnego wynagrodzenia właściwego dla danego okresu, czyli PW.

W standardowej firmie objętej wskaźnikiem 6% stosujesz wzór:

wpłata = 0,4065 x PW x [(ZOG x 0,06) – ZON]

Nie każdą osobę związaną z firmą uwzględniasz w obliczeniach. Znaczenie mają między innymi podstawa zatrudnienia, wymiar etatu, rodzaj urlopu i okres nieświadczenia pracy. Gdy masz wątpliwości, sprawdź w narzędzu, kogo wliczyć do stanu zatrudnienia PFRON. Przy schorzeniach szczególnych wymagany wskaźnik ustala się na innych zasadach.

Odrębne zasady stosują szkoły, uczelnie, przedszkola i pozostałe placówki objęte wskaźnikiem 2%. W ich rozliczeniu mogą mieć znaczenie także uczniowie, wychowankowie, studenci lub słuchacze z niepełnosprawnościami. Należność dla takiej placówki możesz sprawdzić w kalkulatorze PFRON dla szkół.

Przeciętne wynagrodzenie zmienia się co kwartał. Aktualną wartość podpowie ci kalkulator wpłat na PFRON, który uwzględnia również stopnie niepełnosprawności i schorzenia szczególne.

Jak wypełnić i złożyć deklarację PFRON krok po kroku?

Deklaracje dotyczące obowiązkowych wpłat składaj w systemie e-PFRON2. Nie przesyłaj ich przez SODiR, ponieważ ten system służy do innych rozliczeń. Deklaracji nie można również wysłać e-mailem ani przez e-Doręczenia.

Od 31 lipca 2026 roku e-PFRON2 działa pod nowym adresem pracodawca.pfron.gov.pl. Zmiana domeny nie wymaga zakładania kolejnego konta. Zachowane zostały dane użytkowników, wcześniej złożone dokumenty oraz historia rozliczeń.

Przed rozpoczęciem wypełniania dokumentów przygotuj:

numer pracodawcy w rejestrze PFRON,
przeciętne zatrudnienie ogółem za rozliczany miesiąc,
zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami w podziale wymaganym przez formularz,
dane dotyczące schorzeń szczególnych, jeśli wpływają na rozliczenie,
kwotę obniżenia wynikającą z INF-U lub certyfikatu dostępności, jeśli z niej korzystasz,
dane potrzebne do podpisania dokumentu.

Jeśli masz problem z dostępem do konta, sprawdź poradnik o logowaniu do systemów PFRON.

Po zalogowaniu wykonaj następujące czynności:

Otwórz zakładkę „Formularze”. Wybierz okres sprawozdawczy, rodzaj dokumentu oraz odpowiedni formularz, na przykład DEK-1-0.
Sprawdź dane pracodawcy. Zweryfikuj nazwę, adres, NIP, REGON i numer w rejestrze PFRON. Jeżeli dane ewidencyjne się zmieniły, ich aktualizacji dokonujesz na DEK-Z lub INF-Z. Nie poprawiaj ich wyłącznie w miesięcznej deklaracji.
Wprowadź dane o zatrudnieniu. Wpisz przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ogółem oraz etaty pracowników z niepełnosprawnościami. Formularz wymaga ich rozdzielenia między innymi według stopnia niepełnosprawności oraz występowania schorzeń szczególnych.
Uzupełnij rozliczenie wpłaty. Sprawdź przeciętne wynagrodzenie przypisane do okresu i wyliczoną należność. Jeśli korzystasz z obniżenia, przygotuj także DEK-1-u i podaj w nim dane wymagane do rozliczenia ulgi.
Zweryfikuj formularz. Użyj funkcji sprawdzania dokumentu. Komunikat o błędzie oznacza, że przed wysłaniem trzeba poprawić wskazane pole. Ostrzeżenie może wymagać sprawdzenia danych, nawet jeśli nie blokuje dalszej pracy.
Podpisz i wyślij dokument. Deklarację może podpisać osoba uprawniona w systemie. e-PFRON2 umożliwia korzystanie między innymi z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Samo zapisanie formularza nie oznacza jego złożenia. Niewysłany plik pozostaje dokumentem roboczym.

Po wysłaniu otwórz zakładkę „Dokumenty złożone”. Status „Złożony” potwierdza przekazanie dokumentu do PFRON, ale nie kończy jeszcze jego weryfikacji. Zaczekaj, aż pojawi się status „Zaakceptowany”. Dokument ze statusem „Odrzucony” nie został przyjęty i trzeba przesłać prawidłowy formularz, jeśli nadal istnieje taki obowiązek.

Dla każdego wysłanego dokumentu system tworzy urzędowe poświadczenie przedłożenia, czyli UPP. Pobierzesz je w zakładce „Dokumenty złożone” po wybraniu opcji „Info”, a następnie „UPP”. Zachowaj poświadczenie razem z kopią deklaracji. Aktualne objaśnienia statusów i funkcji znajdziesz w oficjalnej instrukcji systemu e-PFRON2.

Co wpisać w pola deklaracji DEK-1-0?

Co wpisujesz	Skąd wziąć dane	Najczęstszy problem
Okres sprawozdawczy	miesiąc, którego dotyczy zatrudnienie	wybranie miesiąca wysłania zamiast miesiąca rozliczenia
Zatrudnienie ogółem	dzienne stany zatrudnienia przeliczone na etaty	liczenie osób zamiast pełnych etatów
Zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami	ewidencja kadrowa i ważne orzeczenia	uwzględnienie orzeczenia przed datą jego dostarczenia
Schorzenia szczególne	dokumentacja potwierdzająca uprawnienie	wpisanie schorzenia bez wymaganej dokumentacji
Kwota obniżenia	otrzymane INF-U lub certyfikat dostępności	brak DEK-1-u albo przekroczenie dopuszczalnego obniżenia

Terminy składania deklaracji i wpłat na PFRON w 2026 roku

Terminy dotyczą jednocześnie przekazania deklaracji i zapłaty wykazanej w niej kwoty. Wysłanie dokumentu nie powoduje automatycznego uregulowania należności, dlatego musisz wykonać obie czynności.

Do kiedy miesięczna deklaracja PFRON?

Zgodnie z art. 49 ust. 2 ustawy deklarację miesięczną składasz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek wpłaty. W tym samym terminie pieniądze powinny trafić na właściwy rachunek PFRON. Zasada ta dotyczy między innymi formularzy DEK-1-0, DEK-1-a i DEK-1-b.

Gdy 20. dzień miesiąca przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Miesiąc, którego dotyczy rozliczenie	Termin złożenia deklaracji i wpłaty
styczeń 2026	20 lutego 2026
luty 2026	20 marca 2026
marzec 2026	20 kwietnia 2026
kwiecień 2026	20 maja 2026
maj 2026	22 czerwca 2026
czerwiec 2026	20 lipca 2026
lipiec 2026	20 sierpnia 2026
sierpień 2026	21 września 2026
wrzesień 2026	20 października 2026
październik 2026	20 listopada 2026
listopad 2026	21 grudnia 2026
grudzień 2026	20 stycznia 2027

Tego samego terminu pilnują pracodawcy przekazujący miesięczną informację INF-1. Dokument składasz za konkretny okres sprawozdawczy, więc deklaracja wysłana w lutym dotyczy zatrudnienia i należności za styczeń.

W tytule przelewu podaj numer w rejestrze PFRON, rodzaj deklaracji i okres, którego dotyczy wpłata, na przykład: 0X0000X0/DEK-1-0/2026-08. Użyj rachunku przypisanego do danego rodzaju deklaracji. PFRON publikuje aktualne numery rachunków bankowych.

Kto i do kiedy składa roczną deklarację PFRON?

Deklarację DEK-R składasz, jeżeli w danym roku miałeś obowiązek przekazać co najmniej jedną deklarację miesięczną lub inną deklarację uwzględnianą w rozliczeniu rocznym. DEK-R za 2026 rok należy złożyć do 20 stycznia 2027 roku.

Roczne rozliczenie nie zastępuje deklaracji miesięcznych. Zbiera informacje o obowiązku i wpłatach za poszczególne miesiące danego roku. Jeśli nie miałeś obowiązku złożenia żadnej deklaracji objętej rozliczeniem rocznym, nie składasz DEK-R.

Pracodawca zwolniony z wpłat składa informację roczną INF-2, jeżeli w danym roku miał obowiązek przekazać co najmniej jedną informację INF-1. Termin jest taki sam jak dla DEK-R, czyli 20 stycznia następnego roku. Zasady rocznego rozliczenia potwierdzają wyjaśnienia PFRON do deklaracji DEK-R.

Jak skorygować deklarację PFRON i co zrobić po terminie?

Korektę składasz, gdy po wysłaniu deklaracji zauważysz błąd w danych o zatrudnieniu, wskaźniku, uldze lub kwocie wpłaty.

W e-PFRON2 otwórz zakładkę „Formularze”, wybierz okres i typ dokumentu, a następnie zaznacz opcję „Korygująca”. Możesz utworzyć nowy formularz albo skopiować wcześniej złożoną deklarację i poprawić błędne wartości. Dane z zaakceptowanej korekty zastąpią poprzedni dokument za ten sam okres.

Jeżeli po korekcie kwota wpłaty wzrosła, wpłać różnicę wraz z odsetkami. Nalicz je od dnia następującego po pierwotnym terminie płatności do dnia zapłaty. PFRON nie musi wcześniej wzywać cię do uregulowania zaległości. Kwotę sprawdzisz w kalkulatorze odsetek PFRON.

Możesz zastosować obniżoną stawkę odsetek wynoszącą 50% stawki podstawowej, jeśli:

złożysz skuteczną korektę w ciągu 6 miesięcy od upływu terminu deklaracji,
korekta wynika z twojej inicjatywy, a nie z kontroli lub czynności sprawdzających,
zapłacisz zaległość z odsetkami w ciągu 7 dni od złożenia korekty.

Korekta zmniejszająca należność może spowodować nadpłatę. Sprawdź saldo w e-PFRON2 i ustal z PFRON, czy kwota zostanie zaliczona na przyszłe zobowiązania, czy może zostać zwrócona.

Zmianę nazwy firmy, adresu, NIP, REGON lub innych danych ewidencyjnych zgłaszasz na DEK-Z albo INF-Z. Nie służy do tego korekta miesięcznej deklaracji.

Jeśli nie złożyłeś deklaracji w terminie, nie oznaczaj jej jako korekty. Wyślij deklarację zwykłą za brakujący okres, a należność zapłać razem z odsetkami. Zapłata wyłącznie kwoty głównej może nie zamknąć zaległości. Szczegółowe zasady znajdziesz w wyjaśnieniach PFRON dotyczących korygowania deklaracji i rozliczania spóźnionych wpłat.

Najczęściej zadawane pytania o deklarację PFRON

Czy deklarację PFRON trzeba składać co miesiąc?

Tak, za każdy miesiąc, w którym powstał obowiązek wpłaty. Jeśli jesteś zwolniony z wpłat, ale podlegasz obowiązkowi sprawozdawczemu, zamiast deklaracji składasz informację INF-1.

Czy trzeba złożyć deklarację PFRON, jeśli kwota wpłaty wynosi zero?

To zależy od przyczyny braku wpłaty. Jeżeli osiągasz wymagany wskaźnik zatrudnienia, zwykle przekazujesz INF-1 zamiast deklaracji DEK. Gdy masz obowiązek złożenia deklaracji, sam brak kwoty do zapłaty nie zawsze zwalnia cię z jej przekazania. Korzystając z obniżenia za zakup, składasz właściwą deklarację wraz z DEK-1-u, przy czym taka ulga może pokryć najwyżej 50% bieżącej wpłaty.

Czy firma zatrudniająca mniej niż 25 osób składa dokumenty do PFRON?

Co do zasady nie składa deklaracji ani informacji wynikających ze standardowego obowiązku wpłat. Wyjątki mogą dotyczyć szczególnych tytułów wpłaty, zakładów aktywności zawodowej, przedsiębiorstw społecznych lub sprzedających wystawiających INF-U.

Jak sprawdzić, czy deklaracja została przyjęta?

Sprawdź status w zakładce „Dokumenty złożone”. Status „Zaakceptowany” oznacza przyjęcie dokumentu przez PFRON. Status „Złożony” potwierdza wysłanie, ale dokument może nadal oczekiwać na weryfikację.

Czy po zwolnieniu pracownika trzeba skorygować wcześniejszą deklarację?

Nie, jeśli pracownik był prawidłowo wykazany w miesiącach, w których pozostawał zatrudniony. Korekta jest potrzebna tylko wtedy, gdy wcześniejsza deklaracja zawierała nieprawidłowe dane. Rozwiązanie umowy wpływa na stan zatrudnienia od właściwej daty, a nie wstecz.

Jak długo należy przechowywać deklaracje i potwierdzenia?

Dokumenty związane z wpłatami warto przechowywać co najmniej do upływu terminu przedawnienia zobowiązania. Zasadniczo jest to 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności. Dokumentację pracowniczą, na której opierasz obliczenia, możesz być zobowiązany przechowywać dłużej.

Czy nowa firma musi od razu zarejestrować się w PFRON?

Nie ze względu na sam fakt rozpoczęcia działalności. Obowiązek rejestracji związany z wpłatami powstaje zasadniczo po osiągnięciu co najmniej 25 etatów. Zależnie od sytuacji składasz wtedy DEK-Z albo INF-Z.